Der Hype um (k)ein Allheilmittel Wo Hyper-Automatisierung wirklich sinnvoll ist

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Ob man Hyperautomation etabliert, sprich Geschäftsprozesse mithilfe von RPA, KI und anderen Werkzeugen automatisiert, will wohlüberlegt sein. Denn menschliche Aktivitäten und Entscheidungsketten nachzubilden ist kein Allheilmittel, sondern birgt auch Risiken.

Automatisierung ist längst nicht mehr nur Zukunftsmusik. Denn Chatbots nehmen nicht nur Anfragen entgegen, Algorithmen und Logiken dahinter prüfen mitunter bereits den Anspruch auf eine Entschädigung wegen Flugverspätung oder die Rechtmäßigkeit einer Kündigung.

Neustes Schlagwort ist die sogenannte Hyperautomation. Es ist der Spitzenreiter auf Gartners Liste der Top 10 Technologietrends für 2020 und wurde als Begriff eigens von dem Marktforschungsinstitut ins Leben gerufen. Mit der Hyper-Automatisierung wird das Rad jedoch nicht neu erfunden. Es geht vielmehr darum, den Automatisierungsgrad in den Geschäftsprozessen durch die Kombination der taktischen und strategischen Ziele zu skalieren.

Während beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) lediglich einzelne Aufgaben (Tasks) automatisiert, menschliche Arbeitszeit durch Software-Roboter (Bots) ersetzt und dadurch Quick-Wins als taktisches Ziel anstrebt, verfolgen intelligente Business Process Management Suiten (iBPMS) einen strategischen Ansatz: Die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen „End-to-End“ oder zumindest auf längeren Prozessstrecken zu erhöhen.

Hyperautomation ist nun die Kombination, Koordination und Verbindung verschiedener Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Dazu gehören Robotic Process Automation (RPA), automatisierte Entscheidungsfindung durch Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen, Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP), Process Mining und Process Discovery, Analytics und andere Tools.

Bindeglied der verschiedenen Tools und Orchestrators entlang der Geschäftsprozesse sind dabei die „Business Process Management“- bzw. Digitalisierungsplattformen. Somit ist Hyperautomation ein Werkzeugkasten, aus dem nach Bedarf geschöpft werden kann. Bis 2024 können Unternehmen Gartner zufolge ihre Betriebskosten um 30 Prozent senken, indem sie Hyperautomation-Technologien mit neustrukturierten Geschäftsprozessen kombinieren.

Mit diesem Mehrwert gehen aber auch Risiken einher. Hyperautomation ist kein Allheilmittel. Denn mit großen Chancen steigt auch das Fehlerpotenzial. Das geflügelte Wort „A fool with a tool is still a fool” bewahrheitet sich hier. Die Menge an Instrumenten bietet viel Potenzial, auf die falschen Lösungen zu setzen oder diese fehlerhaft umzusetzen.

Hyperautomation geht aber auch mit sozialen Problemen einher, von einer Zukunft ohne Arbeit ist in einigen Zukunftsszenarien die Rede. Dementsprechend groß ist die Skepsis von Mitarbeiterseite. Es geht jedoch darum, dass sich Mitarbeiter durch die Automatisierung wieder auf die Aufgaben konzentrieren können, für die sie ursprünglich eingestellt wurden. Deshalb ist Fingerspitzengefühl gefragt, wenn es darum geht, ob und wie Prozesse automatisiert werden sollen.

Keine Automatisierung zwischen Tür und Angel

Hyperautomation steht derzeit noch am Anfang: Wir wissen jetzt, dass Automatisierung nur dann sinnvoll ist, wenn alle verfügbaren Instrumente miteinander kombiniert werden. Die Erfahrung fehlt hier aber bisher. Um Hyperautomation erfolgreich umzusetzen, müssen Unternehmen erst einen Blick für mögliches Potenzial entwickeln. Investitionen müssen dabei gegen Nutzen abgewogen werden.

Hersteller von Automatisierungswerkzeugen locken in Fallstudien mit einer Verkürzung der Prozessdurchlaufzeit um bis zu 80 Prozent und der Verringerung der durchschnittlichen menschlichen Arbeitszeit um bis zu 40 Prozent. Die Hyperautomation geht jedoch weiter, weil sie Analyse, Entwerfen, Automatisieren, Messen, Überwachen und Neubeurteilen von ganzen Prozessen umfasst.

Machine Learning und KI sind in diesem Zusammenhang wichtige Möglichkeiten, um Muster in Abläufen zu erkennen und vorausschauend Entscheidungen automatisiert zu treffen. Automatisieren kann man aber nicht mal kurz zwischendurch, Automatisierung muss gelebt werden und als strategisches Ziel in den Unternehmen verankert werden.

Empfehlenswert ist das Einrichten eines „Centers of Excellence“, eines Kompetenzzentrums im Unternehmen, um Automatisierungspotentiale zu identifizieren und umzusetzen. Damit einher geht die genaue Analyse von Geschäftsprozessen. Die Auswahl der richtigen taktischen und strategischen Tools zur Automatisierung erfordert Zeit. Ist der Aufwand zu automatisieren größer als der gebotene Nutzen, dann muss der Mut aufgebracht werden, sich dagegen zu entscheiden. Nicht überall ergibt eine Automatisierung Sinn.

Wandel fördert Hyperautomation

Insbesondere in Branchen, die sich derzeit in einem Wandel befinden, birgt die Hyperautomation großes Potenzial. Neue Geschäftsmodelle und neue Marktakteure setzen Unternehmen unter Druck und fördern Veränderungen. Dann wird nicht nur eine Automatisierung benötigt, die in einzelnen Bereichen Verbesserungen bringt.

Vielmehr bedarf es unter diesen Voraussetzungen großer Veränderungen und einer neuen Herangehensweise, den die Hyperautomation liefern kann: Dort, wo es auf Geschwindigkeit ankommt und trotzdem komplexe Abläufe stattfinden, werden in Zukunft die Erfolgsgeschichten der Hyperautomatisierung zu finden sein.

* Rolf Gebhard Stephan ist COO und Geschäftsführer der Schweizer AXON IVY AG und dort für die Internationalisierung des Unternehmens verantwortlich. Nach seinem Studium der Informatik an der Universität Karlsruhe, dem heutigen KIT, war Rolf Stephan national wie international in verschiedenen leitenden Positionen in der IT-Branche sowie als Unternehmensgründer tätig.

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