Aufbau eines Wissenspools, Teil 3 Wissenspool-Lösungen für kleine, mittlere und große Teams

Um einen Wissenspool zu erstellen, benötigen Sie eine leistungsstarke Software-Plattform, die bei der Erstellung, Verwaltung und nicht zuletzt Suche in den Inhalten hilft. Je nach Größe des Teams und des Projekts bieten sich verschiedene Lösungen an.

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Das Erstellen eines Wissenspools ist keine ganz banale Aufgabe. Zwar braucht es im Grunde nur ein Content-Management-System oder Wiki mit guter Suchfunktion und ein wenig Speicherplatz auf einem Webserver. Doch das gilt nur für kleine Teams, die intern Wissen vermitteln möchten.

Schwieriger wird es, wenn ein Unternehmen größere Software-Projekte betreut und umsetzt, mit anderen Unternehmen zusammenarbeitet oder das Wissen sogar in Form von FAQs an Kunden und User weitergeben will. In solchen Fällen genügt ein Simpel-System nicht den Ansprüchen.

Mittlere und große Teams benötigen vollumfängliche Wissenspool-Lösungen, die neben der Rechtevergabe und Suche zum Beispiel auch Templating und Datenaustausch unterstützen.

Was ist wichtig bei einer Wissenspool-Software?

Um zu überprüfen, was für eine Wissenspool-Software wichtig ist und was nicht, gibt es mehrere Möglichkeiten. Am einfachsten ist es jedoch, Teamintern ein kleines, inoffizielles Lastenheft der gewünschten Funktionalität zusammen zu stellen.

Am Anfang steht die Frage, was der Wissenspool überhaupt leisten und für wen er zur Verfügung stehen soll. Andere Faktoren sind zum Beispiel eine integrierte Semantik für effektivere Suchen, Kollaborations-Tools, Dokumenten- und Datenmanagement sowie die Möglichkeit, öffentlich einsehbare FAQs zu erstellen.

Aufbau eines Wissenspools, Teil 1

Knowledge-Basis für verteilte Teams

Grundsätzlich gilt: Ein Wissenspool ist bei mittleren und großen Teams nichts weiter als eine Knowledge-Base-Lösung, nur eben für den internen Gebrauch. Wir haben Ihnen acht Tools für die Wissenspool-Erstellung zusammengestellt.

KnowWE

Die einfache Wissenspool-Lösung KnowWE ist ein semantisches Wiki, das auf JSPWiki basiert. Es ist mit speziellen Funktionen zur Problemlösung ausgestattet. So bietet es zum Beispiel die Möglichkeit, Entscheidungsbäume und -tabellen anzulegen. Durch die Java-Technologie ist es weitestgehend plattformunabhängig, besondere Anforderungen an die Server-Infrastruktur werden auch nicht gestellt. Damit eignet es sich primär für kleine Teams.

Mediawiki

Mediawiki ist die Software hinter der Wikipedia und damit natürlich ebenfalls ein Wiki. Dessen größter Vorteil liegt in der Schnelligkeit des Systems und der Fähigkeit, auch mit umfangreichen Datensätzen umzugehen. Um als effektive Wissenspool-Lösung für größere Teams zu dienen, sind semantische Erweiterungen nötig, so zum Beispiel das Plugin SMW (Semantic MediaWiki). Mediawiki eignet sich dann hervorragend zum Sammeln und Verwalten von Informationen innerhalb eines kleinen oder mittleren Teams.

Aufbau eines Wissenspools, Teil 2

Die Knowledge-Base erstellen und verwalten

Freshservice

Teams, die sich nicht selbst um die Einrichtung und Pflege eines Knowledge-Base-Systems kümmern will, kann auch zu Cloud-Lösungen greifen. Eine davon ist Freshservice, ein Knowledge-Base-System, das Informationen nicht nur katalogisiert und kategorisiert, sondern auch Kollaborationsfunktionen bietet.

Die sehr einfach gehaltene SaaS-Lösung beinhaltet zudem Content-Management, Diskussions-Foren und die Möglichkeit zur Erstellung von FAQs. Dokumente können hier ebenfalls aufbewahrt werden. Eine Volltextsuche hilft, die Inhalte zu finden. Freshservice eignet sich für mittlere und große Teams sowie zur Erstellung von Knowledge-Bases für Kunden.

Freshdesk

Auch Freshdesk ist eine SaaS-Lösung mit Cloud-Anbindung, die eigentlich als Helpdesk-System dem Customer-Support dient. Teammitglieder können Knowledge-Base-Artikel erstellen und verteilen. Auch diese Lösung ist primär für die Erstellung einer Kunden-Wissenspool gedacht, kann aber natürlich auch intern verwendet werden.

Freshdesk konzentriert sich dabei vor allem auf die Erstellung und das Auffinden von Support- und Wissens-Artikeln, ohne zum Beispiel Kollaborations-Tools oder Dokument- und Dateimanagement zu bieten. Dafür ist die Lösung sehr einfach gehalten und gut für Teams jeder Größe geeignet.

Tallium

Tallium bietet deutlich mehr als Freshdesk und Freshservice: Das System erlaubt nicht nur die Erstellung und Verwaltung von Wissen in Form von Dateien, Dokumenten, FAQs und Content, sondern besitzt mit dem dedizierten SmartMatchPro-Algorithmus eine intelligente Funktion, die Informationen selbstständig an den User ausgibt und ihm bei der Problemlösung hilft. Auch Tallium ist cloudbasiert und wird als Service angeboten. Allerdings eignet sich das System vor allem für große Teams.

Helpjuice

Helpjuice wirbt damit, von vielen großen Unternehmen und Organisationen – darunter Walmart, MoneyGram oder der Stanford-University – verwendet zu werden. Das Frontend der Cloud-Software ist vollständig anpassbar, etwa um auf der Website eines Unternehmens als Customer-Knowledge-Base zu dienen.

Gleichzeitig erlaubt Helpjuice aber auch interne Knowledge-Base-Erstellung, die vom „öffentlichen“ Bereich getrennt ist. Wie Tallium besitzt auch Helpfox eine sehr intelligente Suchfunktion. Praktisch ist die Unterstützung für eine mehrsprachige Nutzerschaft, was sich vor allem in verteilten Teams oder im Austausch mit Kunden lohnen kann. Helpjuice eignet sich für große Teams und als Knowledge-Base-Lösung für größere Unternehmen.

MyHub

Einen anderen Ansatz verfolgt das Intranet-Tool MyHub: Es ist ausschließlich für den Einsatz als Intranet gedacht und soll dieses in weiten Teilen ersetzen. Dazu greift die Software auf die Cloud zurück, eigene Infrastruktur ist daher nicht notwendig.

MyHub erlaubt Teams nicht nur, einen Wissenspool zu erstellen, sondern kann mit Hilfe des integrierten Mitarbeiter-Verzeichnisses und Team-Blogs auch seinen Beitrag zum Teambonding leisten. Zudem lassen sich interne Websites per Drag & Drop erstellen. Eine leistungsfähige Rechteverwaltung, Kollaborationsfunktionen und Dokument- und Dateimanagement sind ebenfalls an Bord. MyHub eignet sich damit für Teams jeder Größe.

Stimmungsmacher

Teambonding-Maßnahmen für verteilte Teams

Confluence

Natürlich darf in dieser Liste auch Confluence nicht fehlen, das viel genutzte Kollaborationstool von Atlassian. Denn auch Confluence bietet eine dedizierte Wissensdatenbank-Option, die an einem zentralen Ort Informationen sammelt. Diese kann bei Bedarf zum Beispiel für Kunden oder andere Teammitglieder freigegeben werden.

Gleichzeitig gibt es auch die Möglichkeit, Dokumentationen und damit das Team-Know-How an einem Ort zu sammeln – im Grunde der Kerngedanke einer jeden Wissenspool-Lösung. Confluence bietet dabei cloudbasiert alles, was benötigt wird, um das Teamwissen zu bündeln: Ein Dokument-Management ebenso wie Diskussionsforen und Volltext-Suche. Auch Confluence eignet sich für beliebig große Teams.

Aufbau eines Wissenspools, Teil 4

Taxonomie – Wissen ordnen und verwalten

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