Wie RPA-Bots die Bildschirmarbeit revolutionieren

Robotic Process Automation Wie RPA-Bots die Bildschirmarbeit revolutionieren

02.05.2023 Von Dr. Stefan Riedl Lesedauer: 1 min |

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In Unternehmen arbeiten mehr und mehr „gemischten Belegschaften“, bestehend aus Festangestellten, Teilzeitkräften und auch „virtuellen Mitarbeitern“, wenn man Bots aus RPA-Anwendungen (Robotic Process Automation) und ChatGPT hinzuzählt. Erfolgreiche Projektbeispiele zeigen, wo die Reise hingeht.

Der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA) ist nicht so spektakulär wie ChatGPT, ändert aber im Hintergrund viele Gepflogenheiten.
(Bild: STBSTD - stock.adobe.com)

Robotic Process Automation (RPA) wirft die Frage auf, inwiefern dadurch menschliche Arbeitskraft nicht mehr gebraucht wird. Anbieter aus diesem Segment formulieren gerne, dass sich Mitarbeiter durch den Einsatz derlei Automatisierungs-Software „kreativeren Aufgaben widmen können“. Es bleibt dennoch fraglich, was konkret aus Sachbearbeiter-Stellen wird, für die keine Kreativaufgaben vorgesehen sind. Für Kaffeetrinken und Bürotratsch wird es auf Dauer jedenfalls keinen Lohn geben. Wie man es dreht und wendet, und unabhängig davon, wie man dazu steht: Fakt ist, dass Software-gestützte Automatisierung boomt, wenngleich immer noch viele Projekte scheitern.

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Bots ändern Passwörter für Bots: Es gibt Bots aus dem RPA-Umfeld, die werden – aus Compliance-Gründen – alleine durch den Einsatz von anderen Robotern nötig: Wenn beispielsweise die IT vorgibt, dass in regelmäßigen Abständen die Zugriffspasswörter der Bots für bestimmte Applikationen geändert werden müssen, braucht es zur Automatisierung und aus Sicht der Compliance andere Roboter, die diese Passwörter für ihre „Bot-Kollegen“ abändern.

Eine große Bank aus Deutschland nutzt RPA unter anderem zur Erstellung von neuen Bankkonten. Das läuft dann während der Nacht ohne den Tagesbetrieb zu stören.

Finanzwesen: Geht eine Lieferantenmahnung ein, muss diese in das Finanzbuchhaltungs-System übertragen und auf offene Posten, Zahlungsbedingungen und individuelle Vereinbarungen geprüft werden. RPA kann in einem Praxisbeispiel sich wiederholende Aufgaben übernehmen und die Bearbeitungszeit auf rund neun Minuten im Vergleich zu vorher 15 Minuten verkürzen.

Außendienst: Technische Service-Mitarbeiter müssen häufig Ansprechpartner in mehreren Abteilungen kontaktieren, um an benötigte Informationen zu kommen. Eine mobile App triggert in solchen Szenarien Software-Roboter, die zum Ausführen bestimmter Recherche-Aktionen in Datenbanken integriert wurden. Mitarbeiter im technischen Kundendienst können die notwendigen Schritte einer Produkt-(Neu)installation daraufhin gemeinsam mit dem Kunden zeiteffizient abarbeiten.

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Eine Frage der Prozesse

Wurden hingegen RPA-fähige Prozesse, also sich wiederholende Aufgaben am Bildschirm eruiert und die Bots erfolgreich implementiert, ist die Effizienzsteigerung enorm. Bots verlangen keine Gehaltserhöhungen, werden nicht krank und brauchen keinen Urlaub. Läuft das System, braucht es in der Regel etwas Außerplanmäßiges, bis menschliches Eingreifen erforderlich wird – aber auch das lässt sich als Nebenprozess automatisieren.

RPA in der Praxis

Ebenfalls problematisch für den reibungslosen Bot-Einsatz ist, wenn mit genutze Software ein Update bekommt und sich das Nutzerinterface ändert. Sich dort reinzufuchsen, schaffen Bots nicht, denn – wenn man so will: Sie wissen gar nicht, was sie tun.

In der Bildergalerie finden Sie Beispiele für erfolgreiche Implementierungen.

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