Definition „Inventarisierung“ Was ist Software-Inventarisierung?

Der Einsatz von Software im Unternehmen erfordert die Installation einer ausreichenden Anzahl von Kopien sowie die Verwaltung der nötigen Lizenzen. Softwareverteilung und Lizenzmanagement bilden zusammen den Prozess der Software-Inventarisierung.

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Software-Inventarisierung ist ein Teilgebiet der IT-Inventarisierung, einer Geschäftspraxis, die den Computereinsatz im Unternehmen reguliert. Ergänzt wird sie durch die Hardware-Inventarisierung. Beide Bereiche sind voneinander abhängig, denn jede Software stellt unterschiedliche Anforderungen an die Hardware und ist ohne diese Voraussetzungen gar nicht oder nur eingeschränkt nutzbar.

Die Software-Inventarisierung teilt sich wiederum in zwei Bereiche. Diese sind für die Funktionsfähigkeit der Unternehmens IT als Arbeitsmittel respektive deren rechtlich einwandfreie Nutzung verantwortlich, die Software-Verteilung und das Lizenzmanagement. Beide Aufgaben lassen sich mit einer Inventarisierungssoftware ausgezeichnet automatisieren, da die erforderlichen Daten im Allgemeinen direkt über das Computersystem abrufbar sind, auf dem die jeweilige Software eingesetzt wird.

Software-Inventarisierung – einfacher als eine Inventur

Aufgrund der üblichen Vernetzung ist die Datenerfassung bei der Inventarisierung meist per Fernzugriff möglich. Sie kann dabei auch auf bewährte Werkzeuge der IT-Systemadministration und Netzwerkverwaltung wie SNMP zurückgreifen. Es ist daher in der Regel nicht notwendig, dass sich das verantwortliche Personal, wie bei einer Inventur, einen physischen Zugang zu den einzelnen Geräten verschafft. Der Datenbestand kann durch die automatische Erfassung außerdem fortlaufend aktualisiert werden und nicht nur einmal jährlich.

Effizientere Softwarenutzung durch Software-Inventarisierung

Neben den rechtlichen und funktionalen Aspekten ist die Inventarisierung auch ein wichtiges Werkzeug für den wirtschaftlichen Software-Einsatz. Sie führt die Daten über die verfügbaren und tatsächlich genutzten Lizenzen zusammen und kann dadurch nicht nur verhindern, dass zu wenige, sondern auch zu viele Softwarelizenzen beschafft werden.

Dadurch lassen sich unnötige Kosten für ungenutzte Lizenzen vermeiden, ohne das Risiko einer illegalen Softwarenutzung einzugehen. Zu diesem Zweck benötigt die Inventarisierung – über die Erfassung des Bestands an Softwareinstallationen, Lizenzen und Hardware hinaus – Informationen über den Bedarf und die Art der Softwarenutzung.

Software-Inventarisierung als Prozess

Weitere Teilbereiche der Inventarisierung sind die Planung der Verantwortlichkeiten und die Ablauforganisation. Aufgrund von Abhängigkeiten sind manche Schritte der Softwareverteilung in einer bestimmten Reihenfolge vorzunehmen. Es muss daher im Vorfeld geklärt werden, welcher Ablauf eine kontinuierliche Einsatzfähigkeit der IT gewährleistet und wer für die Durchführung der einzelnen Schritte jeweils verantwortlich ist.

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