Definition „Gruppen-Software“ Was ist Groupware?

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Die Groupware stellt ein Konzept von Hard- und Softwarelösungen dar, deren Ziel in der effizienten Zusammenarbeit und Kommunikation mehrerer Anwender besteht. In Unternehmen und Organisationen trägt Groupware zur Erhöhung des Informationsflusses bei.

Groupware ist ein zusammengesetzter Begriff, bestehend aus den Worten Group und Software, daher auch Gruppen-Software. Es handelt sich um Lösungen zur gemeinsamen Nutzung in Teams, Organisationen oder Unternehmen. Die kollaborativen Softwarekonzepte sollen die Gruppen bei ihrer Arbeit unterstützen und Prozesse einfacher und effizienter machen.

Zu den bekanntesten Anwendungen aus dem Bereich der Groupware gehören Microsoft Exchange sowie Lotus Notes. Ein wesentliches Ziel jeder Groupware-Nutzung ist die Steigerung des Informationsflusses zwischen allem beteiligten Parteien. Groupware ermöglicht die Einbindung von Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Wirtschaftskontakten in den Arbeitsprozess.

m Produktionswesen lassen sich beispielsweise Lieferanten mittels Groupware in den Informationsfluss einbinden. Dies erleichtert den Produktionsprozess und erspart den beteiligten einige Arbeitsschritte. Eine Stärke der Groupware besteht in ihrer Unabhängigkeit von Ort und Zeit. Jederzeit und an jedem Ort lassen sich Informationen und Daten von den beteiligten Anwendern einsehen und darauf zugreifen. Dateien und Dokumente lassen sich bei Nutzung der Groupware von mehreren Mitarbeitern gleichzeitig verwenden und verarbeiten.

Anwendungsbereiche und Vorzüge der Groupware

Unternehmen und Organisationen profitieren in nahezu sämtlichen Arbeitsschritten des Geschäftsalltags von einer durchdachten internen Vernetzung. Die komplexer werdenden Geschäftsprozesse bedürfen einer hohen Koordinationsleistung. Die Anwendungsbereiche der Groupware sind vielseitig und grundsätzlich auf nahezu alle Bereiche des Unternehmens zu übertragen.

Gruppen-Software ist beispielsweise in der Aufgabe der Kundenbetreuung relevant. Das Customer Relationship Management ist von einem besonders hohen Informationsbedarf sowie von hohen Kommunikationsherausforderungen geprägt. Hier stehen Organisationen vor der Herausforderung der Kontakt- und Adressenverwaltung sowie der Terminkoordination. Kundendaten sind abteilungsübergreifend zu akquirieren, zu verwalten sowie zu bearbeiten.

Kollaborative Softwarelösungen tragen zu einer deutlichen Erleichterung dieser Aufgaben bei. In diesem Zusammenhang hat die Groupware die Form einheitlicher CRM-Softwarelösungen. Weitere Anwendungsbereiche umfassen die Prozessschritte des Projektmanagements, des Kampagnenmanagements sowie der Akquise.

Die Groupware lässt sich als Team-Schnittstelle begreifen. Der große Vorzug besteht darin, einzelne Benutzer mit Informationen zu versorgen und gleichermaßen die Kooperation zu fördern. Damit lässt sich die informatorische Isolation einzelner Mitarbeiter oder Anwender reduzieren. Durch den gemeinsamen Zugriff auf Daten und Informationen steigt die Effizienz der verschiedenen Leistungsprozesse.

Abgrenzung zu Mehrnutzer-Datenbanksystemen

Ein wesentlicher Unterschied kennzeichnet die Groupware gegenüber anderen Software-Konzepten zur Unterstützung mehrerer Anwender. Groupware unternimmt den anspruchsvollen Versuch, die Isolation der Benutzer durch Kooperation zu ersetzen. Unter der Nutzung von Groupware sind ein Bewusstsein für die Präsenz und die Aktivitäten anderer Benutzer (beispielsweise Mitarbeiter) gegeben. Groupware sorgt für die Wahrnehmung der Gegenwart der Gruppe, während viele andere Software-Ansätze Besucher eher vor anderen Personen verbergen.

In diesem Punkt unterscheiden sich Groupware-Konzepte von reinen Mehrnutzer-Datenbanksystemen. In Letzteren greifen Anwender zwar auf ein und dasselbe System zu, arbeiten jedoch weiterhin unabhängig voneinander. Groupware ermöglicht die unmittelbare Einbindung der beteiligten Team-Mitglieder während der jeweiligen Arbeitsschritte.

Elemente und Funktionen von Groupware

Groupware ist zur Gewährleistung des Informationsflusses auf bestimmte Basis-Elemente angewiesen. So sehr sich verschiedene Groupware-Konzepte voneinander unterscheiden, sind diese Komponenten grundsätzlich vorhanden. Dazu zählen E-Mail-Clients, Aufgabenmanagement-Module, Terminkalender und Dokumenten-Managementsysteme. Letztere beinhalten gemeinsame Unterlagen, die jeder Beteiligte einsehen und herunterladen kann.

Weiterhin stecken in Groupware auch Softwarekomponenten zur Steuerung des Arbeitsablaufs. Diese Funktionalitäten werden in Abhängigkeit der konkreten Ausrichtung der Organisation oder der Unternehmensabteilung durch spezifische Software-Komponenten ergänzt. Gemeinsam ist den Funktionen, dass sie Kommunikation und Datenaustausch unter den Beteiligten strukturieren und damit die Arbeitsprozesse optimieren.

Eine weitere Kern-Eigenschaft und Funktion der Groupware ist ihre Offenheit beziehungsweise Flexibilität. Groupware lässt sich an die Bedürfnisse der Gruppen anpassen. Diese Eigenschaft ist auch als Nutzungsoffenheit bekannt. Groupware trägt der Tatsache Rechnung, dass Gruppen verschiedene Anforderungen haben. Auch innerhalb der Gruppe gibt es individuelle Bedürfnisse der Mitglieder.

Die Herausforderung bei Groupware besteht daher darin, generisch und anpassbar zu sein, um sich von mehreren Nutzern und Gruppen auf verschiedenartige Weise nutzen zu lassen. Darin unterscheidet sich Groupware beispielsweise von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning), bei denen eine klare Nutzung festgelegt ist. Als Kooperations-Software ist Groupware nutzungsoffen. Im Idealfall kann der Endanwender selbst die jeweiligen Anpassungen vornehmen.

Groupware und ihr heutiger Stellenwert

Heute herrscht weitgehend Einigkeit über den positiven Nutzen der kollaborativen Software für das interne Management einer Organisation. Groupware trägt zum effizienten und einheitlichen Informations- und Datenaustausch bei. Aus diesem Grunde ist der Arbeitsalltag der meisten Unternehmen von der Groupware-Nutzung geprägt und gilt als Rückgrat der Bürokommunikation.

Auf der Groupware basierende Social Software (etwa Wikis) findet deshalb auch nicht nur im Internet, sondern auch in geschlossenen Firmennetzwerken Anwendung. Konkrete Anwendungen der Groupware stellen einen eigenen Zweig mit fortlaufend wachsendem Funktionsumfang dar, der sich an die ebenso wachsenden Unternehmens-Herausforderungen anpasst.

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