Software-Projekte umsetzen Was ist ein Pflichtenheft?

Auf das „theoretische“ Lastenheft folgt das „praktische“ Pflichtenheft: Hier definieren Auftraggeber und Auftragnehmer, wie sie Software-Projekte konkret umzusetzen gedenken. Das Pflichtenheft bildet damit die Grundlage der konkreten Softwareentwicklung – und hilft, Missverständnisse zu vermeiden.

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Wird ein Software-Projekt endlich konkret, sollte das Pflichtenheft zu den ersten Schritten gehören: In ihm wird definiert, wie die Umsetzung der Software im Detail auszusehen hat. Im Gegensatz zum Lastenheft, das im Grunde die Problemstellung der Softwareentwicklung beinhaltet, enthält das Pflichtenheft die präzise ausformulierte Lösung desselben, die eigentliche Realisierung.

Um ein Pflichtenheft erstellen zu können, müssen natürlich zunächst die Anforderungen im Lastenheft definiert sein. Anschließend erfolgen die Ausschreibung und die Wahl des Auftragnehmers. Erst dann wird die Umsetzung des Software-Projekt mittels Pflichtenheft im Detail durch den Auftragnehmer oder in Zusammenarbeit von Auftraggeber und Auftragnehmer geplant. Doch was muss ein Pflichtheft enthalten? Gibt es Vorgaben dafür? Und was muss beachtet werden?

Pflichtenheft auf Basis des Lastenhefts

Bei der Erstellung des Pflichtenhefts bildet das Lastenheft als „Wunschliste“ des Auftraggebers die Grundlage: Zunächst sollten Auftragnehmer daher analysieren, welche Funktionen und Features, welche Zielgruppe und Plattform gewünscht sind. Anschließend lassen sich auf Basis dieses Anforderungskataloges Überlegungen anstellen, wie auf dieser Basis eine Software entwickelt werden kann.

Dieses sogenannte Soll-Konzept enthält zum Beispiel Details über die zu programmierenden Varianten der Software, die verwendete Plattform (etwa Windows, Mac oder Mobile) sowie die Programmiersprache. Desweiteren sollte hier auch eine Funktionsbeschreibung Platz finden.

Fordert der Kunde im Lastenheft zum Beispiel „eine Software, um Personaldaten online zu verwalten“, beinhaltet das Pflichtheft Aussagen wie: „Entwickelt wird eine Personaldatenverwaltung auf Basis von Apache und MySQL mit AES-Datenverschlüsselung (256 Bit). Der Zugriff erfolgt über ein passwortgeschütztes Browser-Frontend, die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt per TLS.“

Je konkreter das Pflichtenheft formuliert ist, desto eindeutiger kann auf dieser Basis die tatsächliche Entwicklung erfolgen. Auftraggeber und Auftragnehmer sind so jederzeit auf der sicheren Seite, ohne Anforderung und Ergebnis ständig neu verhandeln zu können.

An jedem Punkt der Entwicklung überprüfbar

Damit ist das Pflichtenheft auch eine Bestätigung der Machbarkeit. Natürlich setzt das voraus, dass es vor der ersten Codezeile erstellt wird. Im Rahmen der Erstellung müssen sich die verantwortlichen Produktmanager, Ingenieure und Entwickler im Rahmen einer Problemanalyse ausgiebig über verschiedene Szenarien und Optionen technischer Art austauschen, gleichzeitig muss der Auftraggeber in den Prozess eingebunden werden, um zum Beispiel Plattformen und Zielgruppen festzulegen.

Erst wenn hier alle Unklarheiten beseitigt sind, kann das Pflichtenheft an sich erstellt werden, das die Umsetzung der Software rechtlich bindend und vor allem unabhängig von einzelnen Mitarbeitern definiert. Erst mit seiner Hilfe kann auch bei langfristigen Projekten an jedem Punkt des Entwicklungsprozesses der aktuelle Status mit der Planung verglichen werden. Damit hilft das Pflichtenheft nicht nur beim Projektmanagement auf beiden Seiten, sondern auch beim Qualitätsmanagement während des Entwicklungsprozesses.

Was muss ein Pflichtenheft enthalten?

Grundsätzlich sollte ein Pflichtenheft daher eine Reihe von Informationen enthalten, die es allen Beteiligten erlaubt, sich einen Überblick über die zu entwickelnde Software und alles, was dazugehört, zu verschaffen. Das sind unter anderem folgende Punkte:

• Unternehmensdaten von Auftraggeber und Auftragnehmer

• Eine Kurzbeschreibung der zu entwickelnden Software

• Eine detaillierte Beschreibung aller Funktionen und Features

• Plattformen, für die die Software entwickelt wird samt möglicher Mindestvoraussetzungen

• Software, die für diese Entwicklung zum Einsatz kommt

• Schnittstellen und Interfaces für In- und Output

• Drittanbieter-Lösugen, die ggf. eingebunden werden können/müssen

• Vorleistungen, die der Auftraggeber erbringen muss

• Verwendete Hard- und Software sowie eventuell benötigte Lizenzen

• Zeitraum der Umsetzung

Das Pflichtenheft ist für beide Seiten rechtlich bindend, weshalb es einer besonderen Sorgfaltspflicht unterliegt. Mögliche Szenarien sollten deshalb innerhalb des Dokuments konkret ein- oder ausgeschlossen werden, um Missverständnisse in der Umsetzung zu vermeiden.

Ein Beispiel: Enthält das Pflichtenheft einer einfachen App für Smartphones keine oder eine schwammig formulierte Angabe über die Plattform, kann es leicht zu Rechtsstreitigkeiten kommen, weil Auftraggeber und Auftragnehmer möglicherweise verschiedene Plattformen im Sinn haben. Formulierungen wie „Entwickelt wird eine App für iOS und Android“ können Unklarheiten und damit Probleme mit der Zeit- und Budgetplanung oder gar juristische Probleme vermeiden helfen.

Es gibt eine DIN für das Pflichtenheft

Anders als beim Lastenheft regelt beim Pflichtenheft Projektmanagement-Norm DIN 69901 die Gliederung des Dokuments. Fehler auf Seiten des Auftragnehmers können damit vermieden werden. Vorgaben für bestimmte Formulierungen sind aufgrund der höchst unterschiedlichen Industrien, die auf zurückgreifen, aber natürlich nicht in der DIN enthalten.

Bei der Ausformulierung des Pflichtenhefts ist es aber aufgrund der möglichen finanziellen und juristischen Folgen natürlich sinnvoll, Mehrdeutigkeiten von Vornherein zu vermeiden. Im Zweifel sollte ein Jurist zu Rate gezogen werden, der sich mit den rechtlichen Stolperfallen auskennt.

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