Messtechnik Vorteile der digitalen Messmittelverwaltung

Wie eine Messmittelverwaltung auf digitaler Grundlage Aufwände verringert und Auditsicherheit schafft.

Interne und externe Audits sind probate Mittel, um Prozesse und Anforderungen anhand von Standards zu bewerten, Verbesserungspotentiale aufzuzeigen, Handlungsimpulse zu geben und einen Status zu attestieren. Im Bereich des Managements von Messmitteln dient das Audit vorrangig dazu, den Umgang und den Kalibrierstatus der eingesetzten Prüfmittel zu kontrollieren und zu protokollieren. Bei der Überprüfung kommt es vor allem darauf an, ob ein Prüfmittel innerhalb der Spezifikationen arbeitet, für die es ausgelegt ist. Die zentrale Frage dabei lautet: Ist das Messmittel rückführbar auf ein nationales Normal kalibriert, und wenn ja, ist es richtig kalibriert?

Ob ein Messmittel die notwendigen Anforderungen einer Kalibrierung erfüllt, lässt sich in der Regel unkompliziert anhand des entsprechenden Kalibrierscheins überprüfen. Doch mit der Menge an Messmitteln steigt der Aufwand, die zugehörigen Kalibrierscheine effizient zu verwalten, Fälligkeiten im Blick zu behalten und die Messmittel übersichtlich anzulegen. Sofern Messmittel zur Kalibrierung an einen externen Dienstleister geschickt werden, sind außerdem Lieferpapiere und entsprechende Dokumentierungen in der Messmittelverwaltung notwendig, um jederzeit über den Status eines Messmittels im Bilde zu sein. Damit dabei der Überblick nicht verloren geht, müssen verschiedene Verwaltungsinformationen wie Lagerorte oder Kostenstellen ordentlich hinterlegt sowie diverse Verwaltungsanforderungen zuverlässig umgesetzt werden. Die Kalibrierscheine müssen je interner Anforderung häufig zwischen 5 und 10 Jahre archiviert werden. Das sind Aufgaben, die sich in einer einfachen Excel-Tabelle nur bedingt bzw. mit hohem Zeitaufwand realisieren lassen.

Bei einer Messmittelverwaltung auf digitaler Grundlage hingegen entfällt das mühselige Pflegen und Anlegen von Tabellen. Die digitale Verwaltung vereinfacht den Workflow enorm, da sie die notwendigen Daten mit wenigen Klicks speichert, auswertet und auf Knopfdruck zur Verfügung stellt. Einmal hinterlegt, erinnert die Software automatisch an fällige Messmittel, gibt Mahnungen aus, sobald Prüfungen von Messmitteln vergessen wurden, und ermöglicht die einfache Zuordnung eines Messmittels zu Aufträgen, Kostenstellen und Lagerorten. Der Einsatz einer entsprechenden Lösung lohnt und empfiehlt sich laut Experten bereits ab einer Anzahl von etwa 50 Messmitteln.

Schnell und effizient: Audit-sichere und webbasierte Prüfmittelverwaltungen vereinfachen den Workflow

Mit Hilfe einer softwarebasierten Messmittelverwaltung lässt sich anhand weniger Klicks feststellen, welche Messmittel wo im Einsatz waren, an welchem Einsatz- oder Prüfort sich welches Messmittel aktuell befindet und ob bzw. wann ein Messmittel kalibriert wurde. Neben diesen Basisfunktionen gibt es – je nach Lösung – weitere Funktion, die die Verwaltung von Messmitteln deutlich vereinfachen.

Die auditsichere und webbasierte Prüfmittelverwaltung trendic® hub des Braunschweiger Unternehmens Perschmann Calibration GmbH beispielsweise bietet zahlreiche Möglichkeiten, die Prozesse des Auditors zu automatisieren. Perschmann Calibration ist Marktführer auf dem Spezialgebiet der Messmittel-Kalibrierung und von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) für mehr als 70 Messgrößen aus den Bereichen Länge, Drehmoment, Waagen, Zeit und Frequenz, Temperatur, elektrische Gleichstrom- und NF-Größen nach DIN EN ISO/IEC 17025:2018 akkreditiert.

In der von Perschmann Calibration entwickelten Software trendic® hub werden die Messmittel entweder vom Nutzer selbst oder durch Perschmann Calibration als Service für den Nutzer angelegt. Etwaige Kalibrierscheine von Perschmann Calibration werden automatisch im System hinterlegt. Soll der Prozess noch stärker automatisiert werden, kann ein auf dem Messmittel befindlicher sogenannter Data Matrix-Code per Smartphone gescannt werden, wodurch die händische Eingabe der Identnummer entfällt. Die entsprechenden Codes werden bei der Kalibrierung durch Perschmann Calibration kostenfrei aufgebracht. Ein weiteres komfortables Feature ist die Lieferscheinerstellung in Verbindung mit dem Ausbuchen der Messmittel und der Rückbuchung nach der Kalibrierung durch eine digitale Lieferscheinfunktion. Lieferscheine für unterschiedliche Lieferanten werden hierbei automatisch vom System erstellt; Messmittel können aus Fälligkeitslisten oder auch einzeln per Scan auf einen Lieferschein übertragen werden. Eine transparente Übersicht über die unterschiedlichen Lieferscheine unterstützt den Nutzer bei der Zuordnung seiner Messmittel.

Das Ziel in absehbarer Zukunft: Die vollständige Digitalisierung der Messmittelverwaltung

Perschmann Calibration entwickelt seit über 20 Jahren Software für interne Kalibrierungen und Verwaltungsapplikationen. Mit trendic® hub unterstützt das Unternehmen seine Kunden bei der effizienten und auditsicheren Verwaltung ihrer Messmittel. Das System ist bereits bei über 2.500 Kunden im Einsatz und besteht aus zwei Komponenten, die fließend ineinandergreifen: einer Kalibrier-Software, mit der Perschmann Calibration die Messmittel der Kunden im Haus kalibriert, und einer Web-Applikation, die für die Kunden einen direkten Zugriff auf die Datenbank bereitstellt.

Um mittelfristig alle Bereiche des Verwaltungsworkflows abzudecken, wird das System seit der Einführung im Jahr 2019 kontinuierlich weiterentwickelt. Das Ziel ist die vollumfängliche Digitalisierung der Messmittelverwaltung inklusive aller notwendigen Schnittstellen. Den Weg dafür bereitet ein international einheitliches Format von Kalibrierscheinen, das sogenannte DCC (Digital Calibration Certificate), das in den kommenden zwei Jahren unter der Führung der Physikalisch-Technischen-Bundesanstalt und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz auf den Markt gebracht wird.

Das DCC basiert auf dem international anerkannten und bewährten Austauschformat XML (Extensible Markup Language), das eine direkte und automatisierte Übernahme aller Kalibrierscheinangaben in die digital unterstützten Prozesse ermöglicht. Durch seine Maschinenlesbarkeit trägt das Format zur weiteren Automatisierung von Fertigungs- und Qualitätsüberwachungsprozessen bei. Kryptische Signaturen garantieren während des Prozesses die Integrität und Authentizität eines Kalibrierscheines. Die Kalibrierung und die Verwaltung von Messmitteln rückt mit dem DCC digital deutlich näher zusammen, wodurch die Gefahr von rechtwidrigen Manipulationen verringert und die Genauigkeit von Messmitteln erhöht wird. Das sind gute Nachrichten für den Markt – und für die Auditsicherheit.

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