Verschwendet, vernichtet, verbrannt Software-Verteilung im Unternehmen

Kaum ein Thema in der IT-Verwaltung ist so komplex – und zunehmend wichtig – wie Software-Verteilung. Doch obwohl Software den Betrieb geschäftskritischer Prozesse sicherstellt und die Investitionen stark zugenommen haben, halten viele eine professionelle Lösung für überflüssig.

„Rund 500 verschiedene Anwendungen setzen schon mittelständische Unternehmen ein“, weiß Adrian Huber, Geschäftsführer bei Cluebiz, einem auf Software-Paketierungs- und -Verteilungslösungen spezialisierten Unternehmen aus Itingen im Kanton Basel-Landschaft. Die Komplexität, die Anwendungen zu verteilen und auf dem aktuellen Stand zu halten, sei beträchtlich: „Die Verteilung und das Patch-Management gehören zu den ganz großen verborgenen Kostentreibern in der IT.“

Der Grund liegt in der zunehmenden Digitalisierung immer weiterer Geschäftsprozesse. „Software is eating the world“, hat Marc Andreessen Netscape-Gründer und heute Venture Capitalist gesagt. Aber genau hier liegt die Gefahr, erklärt Adrian Huber: „Wir sagen unseren Kunden ‚Software is eating your profits‘. Denn die verborgenen Kostentreiber beginnen bei der Lizenzierung und enden beim Patching.“

Kostentreiber Lizenzierung

Der Verband der Softwarehersteller BSA hat herausgefunden, dass Unternehmen durch den Einsatz eines professionellen Software Asset Managements rund 30 Prozent der Lizenzkosten einsparen können. Sprich: ein Großteil der Anwendungen ist falsch und damit zu teuer lizenziert.

Das Ausmaß belegt eine Gartner-Studie. Die Marktforscher gehen davon aus, dass bereits in den kommenden Jahren Softwarelizenzen im Schnitt 15 Prozent der Betriebskosten eines Unternehmens ausmachen. Die Ursachen sind vielfältig. Die Lizenzprogramme der Hersteller sind kompliziert und uneinheitlich. Kaum eine IT-Abteilung kann die Details für hunderte Hersteller im Überblick behalten und kostengünstige Lösungen erarbeiten.

Ebenso schwierig ist es, den Bedarf der Anwender mit der tatsächlichen Lizenzsituation in Einklang zu bringen: „Viele Unternehmen wissen schlicht nicht, welche Software und Anwendungen bei ihnen im Einsatz sind und welcher Anwender welche Applikation für seine tägliche Arbeit wirklich benötigt“, erklärt Adrian Huber.

Allein schon bei der Lizenzierung verschwenden Unternehmen Millionen, meint Huber. Sein Rat: Bereits für mittelständische Unternehmen lohnt sich professionelle Software-Inventarisierung und kompetente Lizenzberatung.

Kostentreiber Software-Verteilung

Sind Lizenzen angeschafft, besteht die Herausforderung darin, die Anwendungen so zu installieren, dass der Nutzer damit sein Tagesgeschäft erledigen kann. „Das klingt banal“, erklärt Adrian Huber, „tatsächlich ist es aber nicht ganz einfach.“

Die Vielfalt unterschiedlicher Versionen und möglicher Add-ons, die für Applikationen verfügbar sind, machen eine Arbeitsteilung nötig: Die IT kümmert sich darum, dass die Software funktioniert. Ein Anwendungsverantwortlicher – am besten aus der Fachabteilung – beurteilt, ob alle gewünschten Funktionalitäten nach der Installation tatsächlich verfügbar sind.

Die Aufgabe wird mit Softwarepaketen, wie etwa Office 365, deren Funktion die Hersteller häufig ohne größere Ankündigungen ständig erweitern, nicht einfacher. Dazu kommt die Vielfalt unterstützter Betriebssysteme und eine immer größere Zahl virtueller Arbeitsplätze.

Software-Verteilung: Gute Planung ist alles

„Wir empfehlen unseren Kunden, ihre Anwendungs- und Client-Landschaften zu standardisieren“, sagt Adrian Huber. Cluebiz bedient unterschiedlichste Unternehmen – vom lokalen Mittelständler bis zum internationalen Großkonzern.

Denn wichtig sei es, im Vorfeld eines Roll-outs einen Überblick über die Systemlandschaft des Unternehmens zu gewinnen. In über Jahrzehnte gewachsenen heterogenen Client-Umgebungen ist die Möglichkeit, dass eine Software-Installation fehlschlägt so groß wie die Zahl der möglichen Ursachen „und die Chance diese ohne massiven manuellen Aufwand zu erkennen und auszuräumen.“

Die passenden Rechte, die richtige Ausstattung, die notwendigen Treiber, mögliche App-Blocker: Die Gründe, warum eine Installation fehlschlägt können vielfältig sein, selbst wenn das Installationspaket in Ordnung war. „Anwender-Clients sind keine starren Systeme. Sie verändern sich mit vielen Administratoren- und Anwender-Aktionen und nach Patches“, gibt Adrian Huber zu bedenken. Und sie sind in ein Netzwerkumfeld eingebunden, das sich ebenfalls ständig ändert.

Angesichts der Komplexität ist die Fehlersuche aufwändig. Häufig müssen sich die Administratoren auf den Weg zum Anwender machen, die Ursache klären und die Software von Hand nachinstallieren. Bei der generell hohen Arbeitsbelastung in vielen IT-Abteilungen keine attraktive Perspektive. Die Cluebiz-Experten stellen immer wieder fest, dass nicht funktionierende Software ein wesentliches Ärgernis für IT-Organisationen darstellt.

Die Folge: Überlasteter First-Level-Support und genervte Administratoren – Unternehmen verbrennen ihre IT-Organisation. Dabei können fehlgeschlagene Installationen schnell sehr teuer werden. Einerseits kostet der Arbeitsausfall des Anwenders zu Buche. Andererseits kann es lange dauern, bis eine fehlgeschlagene Installation überhaupt auffällt. Etwa bei kaufmännischen Anwendungen wie der Gehaltsabrechnung, die einmal im Monat gebraucht wird, dann aber funktionieren muss.

„Hier vernichten Unternehmen viel Produktivität und schaffen Mitarbeiterfrust“, warnt Adrian Huber. Denn die Anwender neigen zu umständlichen Workarounds, wenn die IT nicht sofort zur Stelle ist. „Die Vorteile einer neuen Anwendung sind so ad absurdum geführt.“ Neben Standardisierung rät der Experte zu minutiöser Planung des Roll-outs und einer vollständigen Dokumentation. Das verhindert Fehler bereits im Vorfeld und erleichtert anschließend die Fehlersuche.

Standardisierung und intelligente Automatisierung

„Wir standardisieren und automatisieren alle Vorgänge von der Erstellung der Pakete bis zur Verteilung von Patches. So können wir Fehlerquellen ausschließen“, beschreibt Adrian Huber das Vorgehen von Cluebiz. Er rät: „Nehmen Sie sich Zeit für die Planung und die Dokumentation und das bereits bevor Sie eine Software lizenzieren.“ Eine Investition in Zeit, die sich in jedem Fall lohnt.

* Thomas Mark ist Geschäftsführer von Cluebiz Technologies GmbH, einem Anbieter von Software-Paketierungs- und Verteillösungen. Im Online Portal stellt Cluebiz seinen Kunden 774 aktuelle Software-Pakete in unterschiedlichen Varianten im Subscription Service zur Verfügung – getestet und installationsbereit.

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