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Strategien für verteilte Teams So organisieren Sie ein verteiltes Team

| Autor / Redakteur: Christian Rentrop / Stephan Augsten

Die Softwareentwicklung in verteilten Teams ist nicht immer einfach, weshalb es dringend nötig ist, diese sinnvoll zu organisieren. Hierarchien, Vorgehensweisen und Verantwortlichkeiten sollten klar definiert sein, um von vornherein Probleme auszuschließen. Das beginnt schon bei der Technik und der Auswahl der Team-Mitglieder.

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Für Verantwortliche in weltweit verteilten Softwareprojekten ist das größte Problem die fehlende persönliche Greifbarkeit einzelner Entwickler.
Für Verantwortliche in weltweit verteilten Softwareprojekten ist das größte Problem die fehlende persönliche Greifbarkeit einzelner Entwickler.
(Bild: geralt - Pixabay.com / CC0 )

Das Arbeiten in verteilten Teams ist immer mehr die Regel als die Ausnahme bei der Software-Entwicklung. Kein Wunder: Bei allen Vorteilen lokaler Teams wie kurzer Wege und spontaner Meetings sind Remote-Teams im Zweifel kreativer, produktiver und kostengünstiger.

Verteilte Teams wollen aber von Grund auf deutlich effektiver organisiert sein, als es bei lokalen Teams der Fall wäre. Für Verantwortliche ist das größte Problem dabei die fehlende persönliche Greifbarkeit einzelner Entwickler, die ja im Zweifel in einer anderen Stadt oder gar einem anderen Land arbeiten.

Spontane Korrekturen werden dadurch schwieriger, das Risiko redundanter Arbeit und fehlender Beiträge wächst. Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, die Organisation verteilter Teams von vornherein effektiv zu gestalten.

Kommunikation klären und für funktionierende Technik sorgen

Das A und O eines jeden verteilten Teams ist natürlich, dass die zugrundeliegende Technik funktioniert und die Kommunikation stimmt. Das bedeutet konkret, dass neue Remote-Mitarbeiter umgehend an das hauseigene System, an Groupware-Lösungen wie Slack oder an Projektmanagement-Tools wie Trello angebunden werden müssen.

Gleichzeitig sollten auch zusätzliche Kommunikationskanäle jenseits dieser Infrastruktur (etwa ein Messenger wie Skype oder schlicht E-Mail) vereinbart werden. So lässt sich sicherstellen, dass die Kommunikation auch dann funktioniert, wenn das „große“ System ausfällt oder aus anderen Gründen nicht erreichbar ist.

Hier sollte bei Entwicklern, die zum Beispiel von Standorten mit unzuverlässiger Stromversorgung und damit Internetanbindung arbeiten, eventuell auch ganz klassisch die Telefonleitung zum Einsatz kommen. Auf diese Weise sind technische und kommunikative Hürden, die Abläufe in verteilten Teams stören können, von vornherein ausgeschlossen. Mögliche Sprachbarrieren können mit der Wahl der englischen Sprache als Teamsprache umgangen werden.

Individuelle Situation der Mitarbeiter beachten

In vielen Fällen entstehen verteilte Teams, weil Mitarbeiter projektbasiert angeworben werden: Selbstständige Entwickler werden für ein Softwareprojekt oder einen Teilbereich eingebunden und nach Abschluss wieder „entlassen“.

Jedem Team-Manager sollte bei der Arbeit mit diesen Mitarbeitern klar sein, dass diese im Zweifel noch andere Projekte betreuen und gegebenenfalls tagtäglich an mehreren „Baustellen“ arbeiten. Gleichzeitig kann es bei weltweit verteilten Teams zusätzlich noch zu Zeitzonen-Problemen kommen: Wenn in Bangalore die Sonne untergeht, geht sie im Silicon Valley gerade auf und in Deutschland ist dann Mittagspause.

Daher ist es notwendig, Meetings möglichst frühzeitig zu planen und basierend auf den individuellen Bedürfnissen der einzelnen Remote-Mitarbeiter anzuberaumen. Die mangelnde Flexibilität in dieser Hinsicht wird im Zweifel durch die große Diversität der Mitarbeiter und die dadurch resultierende Flexibilität des Teams ausgeglichen.

Regeln lokaler Teams bei Recruitment anwenden

Doch ganz egal, ob die Team-Mitglieder später in Bangalore, der Bay-Area oder Berlin sitzen: Bei der Auswahl der Mitarbeiter sollten die gleichen Regeln zum Einsatz kommen, die auch bei der Zusammenstellung lokaler Teams wichtig sind. Neben Hard-Skills wie den technischen Grundkenntnissen, Sprachkenntnissen und natürlich der Fähigkeit, in Remote-Teams zu arbeiten, sollte auch Wert auf die Soft-Skills wie Zuverlässigkeit, methodische Kompetenz und Teamfähigkeit gelegt werden.

Gleichzeitig sollte der Mitarbeiter ins Team passen, so verstreut es auch ist. Denn in der Praxis müssen sich die Entwickler natürlich auch in verteilten Teams untereinander austauschen und direkt miteinander kommunizieren. Fällt hier einer aus dem Rahmen, können die gleichen negativen Dynamiken auftreten, mit denen Teamleiter auch bei lokalen Teams zu kämpfen haben.

Sofern die Möglichkeit der Auswahl besteht, sollten Teamleiter bei Remote-Mitarbeitern also die gleichen Standards ansetzen, als würden diese später am Nachbar-Schreibtisch sitzen. Die Mitarbeiter sollten natürlich auch dementsprechend behandelt werden.

Obwohl in virtuellen Teams allein schon aufgrund der Entfernung und möglicher kultureller Differenzen nach der Arbeit kein Feierabendbier zusammen getrunken werden kann, gibt es natürlich andere Möglichkeiten, das Teambonding zu fördern: So bietet sich das Aufsetzen eines Casual-Smalltalk-Chats an, der das Mitarbeiter-Geplauder an der Kaffeemaschine ersetzt. Auch Computerspielturniere via Internet sind hervorragend geeignet. Gegebenenfalls sollten Sie auch eine interne Website für alle Team-Mitglieder aufsetzen, auf der die einzelnen Mitarbeiter persönlich vorgestellt werden.

Für klare Zuständigkeiten und Hierarchien sorgen

Der Hauptbestandteil der Arbeit in virtuellen Teams ist aber natürlich: die Arbeit. Und diese sollte von vornherein möglichst klar organisiert werden. Abläufe, Zuständigkeiten und nicht zuletzt Ansprechpartner sollten möglichst klar geregelt sein. Dabei kann es helfen, das virtuelle Entwicklerteam in kleinere Einheiten zu unterteilen, die ihrerseits für bestimmte Teilbereiche der Softwareentwicklung zuständig sind. Das erspart dem Teamleiter unnötiges Mikro-Management, gleichzeitig sorgt es für klare Hierarchien und Ansprechpartner.

Die Hierarchien können natürlich, wie heutzutage üblich, durchaus flach gehalten werden. Wichtig ist nur, dass virtuelle und lokale Mitarbeiter wissen, mit wem sie weswegen sprechen müssen, und zwar vom größten bis ins kleinste Glied. Sollte eine Person etwa durch Krankheit ausfallen, empfiehlt es sich, auch gleich einen Stellvertreter zu benennen, der im Fall der Fälle einspringt und sich mit den bearbeiteten Inhalten auskennt.

Dadurch behalten Teamleiter einfacher den Überblick und haben jederzeit Ansprechpartner, wenn ein Problem oder eine Frage auftritt. Im Grunde entspricht diese Vorgehensweise der, die auch in lokalen Teams erfolgen sollte. Allerdings ist sie bei Remote-Teams aufgrund der räumlichen Distanz absolut unverzichtbar.

Ziele und Milestones definieren

Aufgrund der Tatsache, dass Remote-Mitarbeiter im Zweifel nur teilweise für ein Software-Projekt arbeiten und als Freelancer hier und dort noch weitere Baustellen haben, ist es nicht selten kontraproduktiv, Tagesziele zu setzen. Stattdessen sollte das große Ganze im Auge behalten werden.

Feste Abgabetermine sind natürlich Pflicht, doch die genaue Zeiteinteilung sollte – schon aufgrund der Zeitzonen-Problematik – dem Mitarbeiter oder dem entfernten Team überlassen werden. Allerdings ist die saubere Definition von Milestones sowie das regelmäßige Übermitteln und Reviewing des Codes wichtig, um Fortschritte zu dokumentieren und bei Fehlern oder Fehlentwicklungen schnell eingreifen zu können. Redundanzen werden auf diese Weise ebenfalls vermieden.

Ein guter Team-Leiter sollte dabei immer die nötigen Schritte im Blick haben und seine Kommunikation optimieren, um durch die Entfernung, eventuelle Nebenprojekte des Mitarbeiters oder die Zeitverschiebung auftretende Probleme mit Abgabefristen von vornherein zu vermeiden. Dabei helfen, genau wie bei lokalen Teams, regelmäßige feste Meetings, die mit einzelnen Mitarbeitern, Untergruppen oder dem ganzen virtuellen Team einberufen werden.

Mit der richtigen Organisation effektiv arbeiten

Zu guter Letzt ist es bei der Organisation verteilter Teams natürlich wichtig, jederzeit offen und freundlich zu kommunizieren, um persönliche Probleme zwischen Mitarbeitern oder zwischen Team-Einheiten zu verhindern, Stichwort Wir-gegen-andere-Gefühl. Grundsätzlich gilt: In Remote-Teams gelten die gleichen sozialen Regeln wie bei lokalen Teams. Es können zudem die gleichen Probleme auftreten. Diese werden aber im Zweifel durch die räumliche Entfernung und den fehlenden persönlichen Kontakt noch verschärft.

Um effektives Arbeiten zu gewährleisten, sind die oben genannten Regeln zur Organisation eines virtuellen Teams also unumgänglich und sollten schon von dem eigentlichen Aufbau des Teams vom Teamleiter genau überdacht werden. Werden diese einfachen Regeln jedoch beachtet, ist ein virtuelles Team kaum schwerer zu organisieren als eines, dessen Mitglieder nur durch Cubicle-Wände voneinander getrennt sind.

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Über den Autor

 Christian Rentrop

Christian Rentrop

IT-Fachautor