Digitales Projektmanagement So optimieren Sie Ihre Software-Projekte

Autor / Redakteur: Ivana Spiridonovic * / Stephan Augsten

Software-Projekte können eine echte Herausforderung sein. Müssen sie aber nicht. Wer Ressourcen smart einsetzen und Arbeitsprozesse optimieren möchte, sollte sich vom digitalen Projektmanagement helfen lassen.

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Allzu oft verlieren die in Software-Projekte eingebundenen Mitarbeiter Zeit und/oder Kosten aus dem Blick.
Allzu oft verlieren die in Software-Projekte eingebundenen Mitarbeiter Zeit und/oder Kosten aus dem Blick.
(Bild: tweetyspics / Pixabay )

Projekte aller Branchen und Größen haben eins gemeinsam: Zeit und Geld sind ihre wichtigsten Ressourcen. Beide sind für eine gute Projektplanung und Durchführung fundamental. Doch bei Projekten wird es schnell komplex: Teammitglieder müssen die Ziele und Aufgaben des Projektes genau verstehen und effektiv mit Kollegen zusammenarbeiten.

Hier kommt es auf mehrere Dinge an – besonders wichtig sind die benötigen Arbeitsschritte und der Projektüberblick. Wenn Projekte scheitern ist das oft darauf zurückzuführen, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ihre Kosten und Budget aus dem Blick verlieren.

Um sich einen klaren Überblick zu verschaffen, nutzen viele Dokumente unter Google Docs oder Tabellen in Excel. Gerade im Projektmanagement ist die Nutzung dieser Tools oft eine gängige und intuitive Lösung. Dennoch sind die Vorteile dieser altbewährten Varianten begrenzt und bleiben häufig hinter besseren Alternativen zurück.

Projekte überblicken und Arbeitsprozesse verbessern

Grundsätzlich sind Excel und Google Docs solide Tools zur Begleitung von Projekten. Vielseitig und flexibel einsetzbar, begleiten und unterstützen sie Projekte verschiedenster Branchen. Doch, sobald die Anforderungen eines Projektes steigen, sinken ihre Leistungsfähigkeiten. Während sie kleine und einfache Projekte gut unterstützen, stoßen sie bei komplexeren Aufgabestellungen an ihre Grenzen.

Besonders IT-Projekte benötigen eine Software, die Projektphasen überblickt und kontrolliert, um eine effiziente Projektdurchführung zu ermöglichen. Im Projektmanagement kann es entscheidend sein, Projektstatus Updates in Echtzeit abrufen zu können. Abweichungen vom Projektplan und Probleme sollten ebenfalls sofort entdeckt und bekämpft werden, um den Projekterfolg zu garantieren. Moderne Tools ermöglichen es, das Projekt im gesamten zu überblicken und die Effektivität der Teammitglieder zu erfassen. Zudem bieten sie folgende Vorteile:

1. Detaillierte Planung und Projektverfolgung

Ein klarer Projektplan ist der Grundstein für ein erfolgreiches Software-Projekt. Verständlich formulierte Ziele können von Mitarbeitern verstanden und angestrebt werden. Dauer, Budget, Aufgaben und Kosten des Projektes können zu Beginn des Projektes mit einer Software zur Zeiterfassung wie TimeTrack geplant und über die gesamte Dauer des Projektes verfolgt werden.

Mit traditionellen Tools wie Excel ist so eine Planung grundsätzlich auch möglich, doch nicht praktisch. Während Excel Tabellen oder Vorlagen diese Komponenten abbilden können, ermöglichen moderne Varianten eine Gegenüberstellung der eingesetzten Ressourcen. Projektfortschritte können durch die Aktivierung der Projektverfolgung konkret überblickt werden. Der daraus resultierende Soll-ist Vergleich deutet nicht nur auf den Stand eines IT-Projektes hin, sondern auch auf seine Effizienz.

2. Genaue Projektzeiterfassung

Erfolgreiche Software-Projekte erfordern transparente Arbeitsprozesse. Während der Projektdurchführung ist das Projektcontrolling also nicht zu unterschätzen. Das regelmäßige Überwachen aller Prozesse im Projekt erspart Zeit und Geld: während die Zeiterfassung mit wohlbekannten Tools wie Excel oder Google Docs Dokumenten fehleranfällig ist, ermöglicht ein modernes Tool eine sekundengenaue Erfassung der Projektzeiten. Zudem umgeht man mit der professionellen Projektmanagement Variante die Unübersichtlichkeit der Multiprojektarbeit – Mitarbeiter können gleichzeitig Projektfortschritte dokumentieren bzw. ansehen, was das dynamische Arbeiten in mehreren Projekten möglich macht.

3. Bessere Kommunikation und Teamarbeit

Die Digitalisierung des Projektmanagements bietet nicht nur Vorteile in der Einzelarbeit, sondern verbessert auch die Teamarbeit. Um die Arbeitsschritte aller Mitarbeiter effektiv zu koordinieren und ihren Fortschritt zu überblicken, müssen Projektleiter in die unterschiedlichen Aufgabenbereiche und Milestones einsehen können. Die klare Auskunft über den aktuellen Projektstand ist für den Projekterfolg essenziell und gibt Teams eine gute Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und transparente Kommunikation.

4. Übersichtliche Projektauswertungen

Viele Projekte scheitern daran, dass Projektmanager eine Auswertung ihrer Projekte einzig am Projektende machen. Die wohlbekannte Excel Tabelle oder das Word Dokument dient oft lediglich zur Dokumentierung bzw. Protokollierung der Projektaufgaben und liefert keine konkreten Auswertungen des Projektfortschrittes. Wer sich also regelmäßig um einen Einblick in den aktuellen Projektstatus verschaffen möchte, wird von den wohlbekannten Projektmanagement Hilfsmitteln enttäuscht sein.

Viele Manager verschlafen unzählige Indikatoren und müssen sich am Ende mit mittelmäßigen oder sogar schlechten Projektergebnissen zufriedengeben. Solche Fälle sind ein Beispiel für schlechtes Management. Diejenigen, die offen für ein digitalisiertes bzw. automatisiertes Projektmanagement sind, werden rechtzeitig Problemstellen identifizieren und teure Fehler meiden können.

Fazit

Ivana Spiridonovic
Ivana Spiridonovic
(Bild: TimeTrack)

Software-Projekte und ihr Management sind eine komplexe Aufgabe. Um diese zu meistern, sollten Projektmanager sicherstellen, dass alle Arbeitsschritte dokumentiert werden. Gleichzeitig überblicken sie wie Teammitglieder ihre Zeit nutzen und sorgen dafür, dass alle genug Raum zum Arbeiten haben.

Mit einer modernen Projektmanagement-Lösung können Sie sich und Ihren Mitarbeitern viel Frustration nehmen und sowohl Zufriedenheit als auch Produktivität stets steigern. So können Sie die investierte Zeit und ihre anderen Assets effektiv nutzen und Sie vergewissern sich, dass der Arbeitsprozess und die Projektdurchführung einwandfrei verlaufen.

* Ivana Spiridonovic ist ausgebildete Betriebswirtin und arbeitet seit mehreren Jahren im IT-Sektor als Digital Marketing Specialist bei TimeTrack.

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