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GIA Informatik führt Müller Martini mit SAP in die Zukunft Neuorganisation der IT- und SAP-Landschaft im Konzern

Autor / Redakteur: Silvan Wyser * / Stephan Augsten

Eine komplette IT-Erneuerung samt SAP-System und aller Prozesse, um die Basis für eine spätere Migration auf SAP S/4HANA zu schaffen – nichts weniger strebte der international tätige Müller-Martini-Konzern an. Diese Case Study beschreibt das Vorgehen der SAP-Spezialistin GIA Informatik AG anhand des deutschen Produktionswerkes.

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Das Betriebsgebäude von Müller Martini im baden-württembergischen Bad Mergentheim.
Das Betriebsgebäude von Müller Martini im baden-württembergischen Bad Mergentheim.
(Bild: Müller Martini AG)

Roger Wiederkehr: „Aufgrund der sauberen SAP-Prozesse und Stammdaten ist die Basis für die spätere Migration auf SAP S/4HANA gegeben.“
Roger Wiederkehr: „Aufgrund der sauberen SAP-Prozesse und Stammdaten ist die Basis für die spätere Migration auf SAP S/4HANA gegeben.“
(Bild: GIA Informatik AG)

In Bad Mergentheim, einer Stadt mit rund 24 000 Einwohnern im Nordosten von Baden-Württemberg, führt Müller Martini ein Kompetenzzentrum für den Hardcover-Bereich. Der Konzern ist international für Systeme der Druckweiterverarbeitung bekannt.

Um das konzernweite Zusammenspiel aller Standorte optimal abzustimmen und zu standardisieren, wollte der Druckmaschinen-Hersteller seine Strukturen erneuern, ein neues SAP-System und dazugehörende Prozesse einführen. Das Projektziel für das Produktionswerk in Bad Mergentheim war es, die bereinigten Strukturen per 1. Januar 2018 in die neue Systemlandschaft zu überführen.

SAP-Projekt aus einem Guss

Bei der Neustrukturierung deckte die GIA Informatik AG aus Oftringen den SAP-Bereich ab, die grundlegende Vorgehensweise erläutert SAP-Projektleiter Roger Wiederkehr: „Wir reden dabei von einem Rollout, das heißt, wir adaptieren die Logik und die Definition eines Templates auf alle weiteren Werke des Konzerns.“ Alles müsse aus einem Guss sein.

Beat Tanner: „Offen und auch einmal kontrovers zu diskutieren ist wichtig. Wer unmittelbar bei der Fragestellung reagiert, findet gemeinsam eine Lösung.“
Beat Tanner: „Offen und auch einmal kontrovers zu diskutieren ist wichtig. Wer unmittelbar bei der Fragestellung reagiert, findet gemeinsam eine Lösung.“
(Bild: Müller Martini AG)

„Das Template setzten wir nach rund 18-monatiger intensiver Vorbereitung im September 2015 am Hauptsitz in Zofingen bei zwei Firmen live ein“, fährt Wiederkehr fort. „Dies bildete den Startschuss für die weiteren Rollouts, an denen wir – wie in Bad Mergentheim – arbeiten. Mit unserem Projektteam passen wir pro Jahr ein Werk an die neue Struktur an.“

GIA selbst ist eine Tochtergesellschaft des Müller-Martini-Konzern und kann viel Erfahrung und gute Resultate als Goldpartner von SAP vorweisen – sowohl im Outsourcing als auch bei der Applikationsberatung und Systemeinführung. Beat Tanner, ERP-Spezialist der Müller Martini AG im schweizerischen Zofingen, hielt die Fäden zwischen den Standorten und GIA während des Projektes zusammen.

Tanner sagt über das konzerninterne Competence Center für SAP. „GIA verfügt über großes Wissen, hat zudem das Gesamtverständnis für die Strukturen und überzeugt durch ein starkes Projektteam. Einige langjährige Teammitglieder begannen ihre Berufskarriere bei Müller Martini und kennen daher das Geschäft und dessen Merkmale besonders gut.“

Meilensteine, Probleme und Vorteile

GIA und Müller Martini absolvierten einen Workshop, um die weiteren Vorgehensschritte zu besprechen.
GIA und Müller Martini absolvierten einen Workshop, um die weiteren Vorgehensschritte zu besprechen.
(Bild: Müller Martini AG)

Die Projektpartner absolvierten Ende Januar 2017 einen Workshop, um die weiteren Vorgehensschritte zu besprechen. „Im Februar und März erarbeiteten wir die Delta-Fachkonzepte und im April führten wir die Realisierung durch“, legt Beat Tanner dar. Die erste Migration fand im Mai und die zweite Migration Ende September statt. Pünktlich zum geplanten Termin am 1. Januar 2018 erfolgte das Go Live. Schon einen Monat danach wurde die Nachbetreuung eingestellt und in den normalen Betriebsmodus übergegangen.

Trotz der Expertise mit SAP-Projekten gab es auch einzelne Schwierigkeiten zu überwinden. „Die definierten Prozesse sollten weiterverfolgt und die Organisationsumstellungen wie geplant vorgenommen werden, damit der Standard gewährleistet bleibt“, erklärt Roger Wiederkehr. „Jedoch bildeten die system- und prozesstechnischen Änderungen für die Organisation vor Ort eine große Herausforderung.“ Diese habe man aber mit Klärungsarbeit und viel Verständnis bewältigen können.

Ergänzendes zum Thema
Faktenbox zur SAP-Migration bei Müller Martini

Ziele:

  • Das bestehende Group-SAP (GRPSAP) setzt die Rahmenbedingungen und die Systemgrenzen.
  • Überführung in das bestehende GRPSAP mit der Prämisse „zurück zum Standard“.
  • Einhaltung des Projektbudgets (eines mittleren sechsstelligen Betrages).
  • Cutover ohne negative Auswirkungen auf die Lieferfähigkeit von Müller Martini Bad Mergentheim (MMBM) und in der Folge auch der weiteren Verkaufsorganisationen des MM-Konzerns.
  • Schnelles und einwandfreies Hochfahren von MMBM im neuen GRPSAP.
  • Vereinfachung des Berechtigungskonzepts.
  • Vereinheitlichung der Stammdaten und deren Pflege.
  • Bei Projektabnahme soll eine aktuelle Systemdokumentation in Form von nachgeführten Detailkonzepten seitens GIA zur Verfügung stehen.

Zeitlicher Ablauf:

  • Workshop: Ende Januar 2017
  • Delta-Fachkonzepte: Februar und März 2017
  • Realisierung: April 2017
  • Migration und Integrationstest 1: Mai 2017
  • Migration und Integrationstest 2: Ende September 2017
  • Go Live: 1. Januar 2018
  • Übergabe in den regulären Betrieb: 1. Februar 2018

Aufwand:

  • Personell bei GIA: sieben unterschiedliche Fachspezialisten
  • Anzahl Mannstunden für das Projekt: im unteren vierstelligen Bereich

Erreichte Ziele:

  • Die Rahmenbedingungen des GRPSAP wurden eingehalten.
  • Die Vorgabe „zurück zum Standard“ wurde erreicht.
  • Das Gesamtbudget wurde eingehalten. Insgesamt unterschritt GIA das Budget sogar um rund 20 Prozent.
  • MMBM bewältigte die Cutover-Phase dank guter Planung und überschaubarem Aufwand ohne nennenswerte Probleme.
  • GIA passte das Berechtigungskonzept auf den GRPSAP-Standard an.
  • MMBM arbeitet nun in der Grundstruktur ebenfalls mit dem konzernweiten Mat/PPS-Regelwerk. Ergänzende/fehlende Prozesse werden nachträglich implementiert.
  • GIA übergab die nachgeführten IT- und Prozessdokumentationen zum Projektabschluss der neuen Verkaufsorganisation.

Durch die Synchronisation der Strukturen ist der Effizienzgewinn durch dieses Projekt groß. Mit der SAP-Migration – einer Bereinigung zurück zu einem Standard – wurden viele Altlasten abgeworfen, die sich über rund 20 Jahre im bisherigen SAP-System angesammelt hatten. „Nun kann der Standort Bad Mergentheim mit den neuen Gegebenheiten arbeiten, ist vollumfänglich im Konzern integriert und kann dessen Strukturen jederzeit nutzen“, weiß Roger Wiederkehr. Auch ist aufgrund dieser sauberen SAP-Prozesse und Stammdaten die Basis für die spätere Migration auf SAP S/4HANA gelegt.

Tipps an andere Unternehmen

Führen Sie ein Großunternehmen oder ein KMU, wollen Ihre Strukturen bereinigen und auch SAP einführen oder erneuern? Roger Wiederkehr und Beat Tanner geben Ihnen folgende Ratschläge:

  • Sorgen Sie gleich zu Beginn für eine saubere Auslegeordnung und definieren Sie die Grundsätze.
  • Steigen Sie mit genügend Ressourcen ins Projekt ein, um schnell Fortschritte zu erzielen.
  • Definieren Sie eine klare Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten.
  • Berücksichtigen und nehmen Sie die Interessen und Rahmenbedingungen aller Beteiligten auf.
  • Geben Sie die Meilensteine allen involvierten Personen bekannt und arbeiten Sie Tag für Tag an deren Einhaltung.
  • Gleisen Sie die Prozesse auf, bevor Sie das System implementieren.
  • Definieren Sie klare Ansprechpersonen und unterhalten Sie eine stufengerechte, offene Kommunikation.
  • Damit das Projekt sauber vonstattengeht, achten Sie darauf, dass das technische und planerische Verständnis auf allen Stufen auf Augenhöhe ist.
  • Schaffen Sie Strukturen durch wiederkehrende Meetings. Setzen Sie dabei auf Regelmäßigkeit und Routine.
  • Führen Sie integrative Tests durch. Wenn Sie dies umfassend machen, vermeiden Sie unnötige Arbeitsschritte.

Zukünftige Aktivitäten

Das Projekt in Bad Mergentheim wurde erfolgreich abgeschlossen, alles läuft rund. Doch auch nach einer Neueinführung gibt es punktuellen Optimierungsbedarf; in erster Linie aus Ideen vom Business zur Effizienzsteigerung. Während Roger Wiederkehr dieses Vorhaben mit seinem Team unterstützt, ist Beat Tanner dafür zuständig, dass die Verbesserungen sinnvoll und nutzbringend sind. Der Rollout geht voran: GIA wird das SAP-System bei weiteren Müller-Martini-Standorten implementieren.

* Silvan Wyser ist bei derGIA Informatik AGtätig. Interessierte können ihn gerne direkt per E-Mail kontaktieren.

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