Software-Infrastruktur in KMUs MS SharePoint als Treiber der Digitalisierung

Die Digitalisierung verändert und beschleunigt Geschäftsprozesse, stellt damit aber besondere Anforderungen an die Software-Infrastruktur. Mit MS SharePoint können kleine und mittelständischen Unternehmen eine konsistente und gleichzeitig flexible Umgebung aufbauen.

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Mit dem Begriff „Digitale Transformation“ wird die notwendige Anpassung von Geschäftsstrategien verstanden, die durch die zunehmende Verfügbarkeit bzw. Nutzung digitalisierter Informationen entsteht. Die Änderungen sind massiv und wirken sich auf nahezu alle Lebensbereiche aus. Dies hat Einfluss auf die IT-Systeme und in besonderem Maße auch auf die Nutzung von Business-Software.

Oftmals wird die Digitalisierung von Geschäftsmodellen nur mit Großunternehmen in Verbindung gebracht. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) können allerdings von der Digitalisierung profitieren. Mithilfe der richtigen Infrastruktur können sie etwa flexibler auf Markttrends reagieren und in kürzeren Zyklen neue Produkte entwickeln.

Laut einer Studie des Digitalverbandes Bitkom gaben 79 Prozent der befragten deutschen Unternehmen an, dass sich durch die Digitalisierung die Kommunikation mit Kunden verbessert hat. Auch der Informationsaustausch zwischen Mitarbeitern laufe nun deutlich besser, sagten 75 Prozent. Circa zwei Drittel der Vorstände und Geschäftsführer gaben zudem an, dass ihr Unternehmen als Folge der Digitalisierung flexibler agiert, rund 55 Prozent verzeichnen eine höhere Effizienz.

Digitalisierung mit MS SharePoint

Die digitale Transformation geht einher mit der Veränderung von Prozessen und sogar ganzen Geschäftsmodellen. Daraus resultieren besondere Anforderungen an Software-Infrastrukturen - bezüglich Flexibilität und Integrierbarkeit. Besonders stark steigen die Anforderungen zur Unterstützung mobiler Geräte, zur Analyse von Daten sowie zur Systemintegration.

Das Thema Integration spielt auch eine Rolle bei der Anbindung von Kunden und Lieferanten für die digitale Kundeninteraktion bzw. für den Online-Vertrieb. Im Nachfolgenden wird beleuchtet, inwiefern MS SharePoint die wesentlichen Anforderungen an Software-Architekturen im Kontext der Digitalisierung erfüllt.

Gründe für den Einsatz von MS SharePoint bei KMUs

Ein besonderer Vorteil von MS SharePoint-Anwendungen liegt darin, dass diese sowohl On Premise (auf der eigenen Infrastruktur) als auch in der Cloud (MS Office 365 von Microsoft oder neuerdings auch der Telekom) betrieben werden können. Daraus ergibt sich eine hohe Flexibilität für solche KMUs, die sich noch nicht entschieden haben, welche Hosting-Variante zukünftig eingesetzt werden soll.

Mit dem von Release zu Release gestiegenen Funktionsumfang werden in MS SharePoint in zunehmendem Maße auch Business-Anwendungen realisiert. Als Infrastruktur für Digitalisierungs-Projekte bietet sich MS SharePoint insbesondere an, weil es wesentliche Aspekte bezüglich Funktionsumfang und Flexibilität integriert.

Besondere Anforderungen an Software-Systeme vor dem Hintergrund der Digitalisierung

1. Leichte Bedienbarkeit der Benutzerschnittstellen

In vielen Unternehmen wurde MS SharePoint anfänglich als Intranet-Infrastruktur eingesetzt. Die Anwender sind an die Benutzeroberfläche gewohnt und schätzen es sehr, wenn Business-Anwendungen über das gleiche Look & Feel verfügen. Der Schulungsaufwand kann so minimiert werden. Seit der Version MS SharePoint 2013 besteht vollständige Kompatibilität zu HTML5, damit wurde die Bedienbarkeit noch einmal deutlich gesteigert.

2. Unterstützung der Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern sowie der Kommunikation

Bei MS SharePoint handelt es sich um ein Collaboration und Communication Tool. Die Orchestrierung der Kommunikation bzw. der Zusammenarbeit ist also eine der Kernfunktionalitäten.

3. Automatisierung von Prozessen

MS SharePoint verfügt über eine leistungsfähige integrierte Workflow-Engine. Die Funktionalität kann durch Drittanbieter wie beispielsweise Nintex oder K2 um grafische Prozess-Editoren oder um verbesserte Analyse-Funktionen ergänzt werden.

4. Integration von anderen IT-Systemen / Anbindung von Drittsystemen

Nahezu sämtliche Software-Hersteller bieten für Ihre Lösungen mittlerweile SharePoint-Konnektoren an. Die Integration externer Unternehmensdaten, z.B. aus SQL Datenbanken, OData-Feeds, ERP/CRM/CMS Systemen oder anderen Anwendungen, ist eine häufige Projektanforderung. Standardmäßig sind die Business Connectivity Services (BCS) zur Anbindung externer Datenquellen in SharePoint enthalten.

5. Datenanalyse und Reporting

Mithilfe der MS Excel Erweiterungen Power Query und Power Pivot (verfügbar in Office 365 ProPlus) können leistungsfähige Berichte, Scorecards und Dashboards erstellt werden. Daten können in Excel importiert, sortiert, organisiert und daraus Berichte und Scorecards erstellt werden. Power Query und Power Pivot ergänzen sich.

Power Query ist die empfohlene Oberfläche zum Auswerten, Herstellen einer Verbindung mit z.B. MS SharePoint und Importieren von Daten. Power Pivot- eignet sich hervorragend zum Modellieren der Daten. Die resultierende Arbeitsmappe kann in SharePoint, auf Power BI-Websites in Office 365 sowie in der Power BI-Windows Store-App genutzt werden.

6. Verarbeitung unstrukturierter Daten

Unstrukturierte Daten werden mittels Document Capturing Funktionalität (Dokumentenerfassung) in wertschöpfende Informationen verwandelt – unabhängig vom Eingangskanal. Die Hersteller entsprechender Suiten wie Beispielsweise Ephesoft oder Kofax bieten MS SharePoint-Konnektoren an. Folgende Grundfunktionen der Capturing Plattform sind für Business-Anwendungen im Zusammenhang mit MS SharePoint besonders interessant:

• Unterstützung diverser Eingangskanäle inkl. E-Mail, Smartphone, Tablet etc.

• Input für Papier + elektronische Dokumente

• Dokumenten-Trennung

• Dokumenten-Klassifizierung

• Barcode /QR-Tag Erkennung

• Texterkennung und Datenbank-Abgleich

• Konvertierung ins gewünschte Format wie PDF/A

• Übergabe an gewünschte Zielsysteme

• Reporting Dashboard z.B. zu Datendurchsatz und Fehlern

7. Unterstützung verschiedener Endgeräte

Das Zugreifen auf Unternehmensinhalte von unterschiedlichen, mobilen Endgeräten wird immer wichtiger für effiziente Zusammenarbeit und Produktivität im Alltag. Ab MS SharePoint 2013 wurde neben Social Collaboration und Cloud vor allem der Bereich Mobility verbessert.

SharePoint 2013 bietet neue, optimierte Ansichten für die verschiedenen, mobilen Plattformen und neue Funktionalitäten, um die Bedienerfahrung und das Produktivitätserlebnis für die Benutzer zu optimieren.

Fazit

MS SharePoint ist insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen eine valide Infrastruktur für eine Vielzahl von Business-Anwendungen im Kontext der Digitalisierung, da es die wesentlichen Anforderungen erfüllt. Durch die laufende Weiterentwicklung des MS SharePoint-Frameworks wird die Bandbreite der potentiellen Anwendungsbereiche ständig vergrößert.

Anwendungen, die auf MS SharePoint basieren, profitieren automatisch von der Entwicklung des Frameworks. Zusätzlich bietet MS SharePoint eine hohe Flexibilität beim Hosting. Drittanbieter ergänzen den Funktionsumfang von MS SharePoint an wichtigen Stellen, z.B. bei der Dokumentenerfassung oder bei der Signatur. Auch hier profitieren grundsätzlich alle Anwendungen von der Integration. So können beispielsweise eine MS SharePoint basierte elektronische Personalakte oder ein Rechnungseingangsmanagement die gleiche Funktion zur Dokumentenerfassung nutzen.

Holger von Chossy

Die Unternehmen erlangen so eine bessere Auslastung der häufig bereits vorhandenen Infrastruktur, weniger Infrastruktur-Heterogenität (z.B. in der Benutzerverwaltung oder im Backup), eine sehr gute MS Office Integration sowie das gleiche Look & Feel wie andere Intranet-Anwendungen und damit eine optimale Integration ins MS SharePoint basierte Intranet.

* Holger von Chossy ist Geschäftsführer bei vysoft, einer Marke der vykon GmbH & Co. KG. Er berät Unternehmen, Behörden und soziale Träger bei der Entwicklung und Umsetzung von Prozessoptimierungen sowie im Finance Umfeld. Sein umfassendes Know-how basiert auf einer langjährigen Karriere bei der DBV-Wintherthur (heute AXA Konzern) sowie der Allianz SE, wo er unter anderem die Bereiche Data Warehousing bzw. Business Intelligence leitete sowie als Projektleiter das Benchmarking der Landesgesellschaften verantwortete.

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