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IT-Projekte optimal managen Die vier Schlüsselfaktoren für den Projekterfolg

| Autor / Redakteur: Michael Benker / Stephan Augsten

IT-Projekte dauern häufig länger als geplant und überschreiten die kalkulierten Kosten erheblich, was Auftraggeber und Auftragnehmer frustriert. Dabei ist es gar nicht so schwierig, Projekte erfolgreich zu steuern und für alle Beteiligten zufriedenstellend umzusetzen.

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Selbst bei bester Konzeptionierung und Aufwandsschätzung können sich Projektanforderungen schnell ändern.
Selbst bei bester Konzeptionierung und Aufwandsschätzung können sich Projektanforderungen schnell ändern.
(Bild: Lukas - Pexels.com)

Fehlerhaftes Projektmanagement kann teuer werden. Nach Berechnungen der Hertie School of Governance, die 170 öffentliche Großprojekte untersucht hat, liefen die Kosten in vielen Fällen massiv aus dem Ruder. Insgesamt lagen sie bei den beendeten Projekten 73 Prozent über Plan.

Besonders hoch waren die Überschreitungen im Bereich Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT). Bei vier von zehn IKT-Projekten gab es Kostensteigerungen von über 200 Prozent. Solche Kostenexplosionen – oder gar das komplette Scheitern von Projekten – lassen sich weitestgehend vermeiden, wenn man im Projektmanagement die folgenden vier Punkte beachtet:

1. Konzeptionierung

Die Zeit drängt, der Auftraggeber möchte möglichst bald Ergebnisse sehen und das Projektteam so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen. Da ist es verlockend, auf eine sorgfältige Planung zu verzichten und einfach loszulegen.

Diese Eile rächt sich jedoch oft. Aufträge werden nur mündlich und auf Zuruf erteilt, es bleibt unklar, welche Ergebnisse der Auftraggeber wann und in welcher Qualität erwartet, wie der Weg dorthin aussieht, wie realistisch die Zeitplanung ist, wo essenzielle Informationen fehlen und ob gegebenenfalls zusätzliche Ressourcen notwendig sind.

Dabei ist die Zeit, die man in die sorgfältige Planung eines Projektes und die Erstellung eines Pflichtenheftes investiert, ausgesprochen gut angelegt, denn eine sorgfältige Vorarbeit legt das Fundament für ein erfolgreiches Projekt. Im Pflichtenheft sollten der Ist-Zustand, das Ziel des Projektes und der Weg dorthin ausführlich beschrieben sein.

Aufwände sind möglichst genau zu definieren, sofern nicht ein Festpreis vereinbart wurde. Auch die Anforderungen an den Auftraggeber dürfen nicht vergessen werden, etwa welche Informationen und Ressourcen er zuliefern muss und wie Abnahmen im Projektverlauf zu erfolgen haben.

Es empfiehlt sich, größere Projekte in mehrere Teilabschnitte aufzuteilen, um den Überblick nicht zu verlieren. Die einzelnen Teilprojekte sollten nach Möglichkeit fachlich und technisch in sich abgeschlossen sein und dem Kunden bereits einen gewissen Mehrwert bieten.

Wo dies nicht möglich oder sinnvoll ist, sind Meilensteine zu definieren, anhand derer Auftraggeber und Auftragnehmer den aktuellen Stand des Projektverlaufs überprüfen und gegebenenfalls nachjustieren können. Auch wann, wie und in welchem Umfang Tests durchzuführen sind, sollte zumindest in klassischen Wasserfall-Projekten detailliert definiert werden.

Art, Umfang und Detailgrad der Dokumentation sind ebenfalls festzulegen: Soll ein Anwenderhandbuch erstellt werden oder nur eine rein technische Beschreibung? Wer ist die Zielgruppe? Welches sprachliche und technische Niveau ist für sie einzuhalten?

In einem so ausgearbeiteten Konzept werden für beide Seiten die Anforderungen unmissverständlich dokumentiert. Der Auftraggeber kann überprüfen, ob seine Vorgaben richtig interpretiert wurden, ob das definierte Ergebnis seinen Erwartungen entspricht und wie der Weg zum Ziel aussieht.

Wie viel Zeit in die Planung zu investieren ist, hängt stark von der Art und dem Umfang eines Auftrags ab. Als Faustregel für klassische IT-Projekte sollten rund fünf bis zehn Prozent der gesamten Laufzeit für die Konzeptionsphase reserviert werden.

2. Kalkulation

In die Berechnung von Personal-, Material- und Zeitaufwand müssen alle Projektaspekte einfließen, und nicht nur die rein fachlich-technischen Anforderungen. Dazu gehören etwa Aufwände für die Fortführung der Konzeption, Kommunikation und Berichterstellung sowie Tests und Abnahmen.

Gerade der Aufwand für die Überprüfung der Software wird häufig unterschätzt. Bei größeren Softwareprojekten ab zirka zehn Tagen Aufwand, empfiehlt es sich, Entwicklung und Tests zu trennen und von verschiedenen Personen durchführen zu lassen. Ein außenstehender Tester, der das Produkt und die Programmlogik nicht kennt, kann Funktionen und Nutzeroberfläche sehr viel realistischer einschätzen als der Entwickler selbst.

Das Projektmanagement muss ebenfalls in der Kalkulation berücksichtigt sein. Status-Meetings und Meilenstein-Präsentationen können schnell mehrere Manntage zusätzlicher Arbeit verursachen. Als Faustregel gilt, dass man für das Projektmanagement zehn Prozent der Gesamtlaufzeit kalkulieren sollte.

Ein weiterer Punkt, der erheblichen Aufwand verursachen kann, ist die Dokumentation. Teilweise müssen bis zu 50 Prozent der gesamten Projektzeit für die Dokumentation verwendet werden. Eine Kalkulation, die alle diese Aspekte einbezieht, mag auf den ersten Blick sehr hoch erscheinen, ist aber die unverzichtbare Basis für eine wirtschaftliche Umsetzung des Projektes.

Sind dem Auftraggeber die Aufwände zu hoch, gibt es Verhandlungsspielräume. So kann man etwa eine weniger detaillierte Dokumentation vereinbaren, oder der Kunde übernimmt Testaufgaben selbst. Auch diese Vereinbarungen sollte man natürlich schriftlich festhalten und in das Pflichtenheft aufnehmen.

3. Change-Management

Kaum ein Projekt wird so umgesetzt, wie es von Anfang an geplant war. Bei Änderungswünschen des Auftraggebers ist im Detail zu prüfen, welche Auswirkungen die Änderungen auf das Projekt haben.

Sind es nur zusätzliche Anforderungen, die in den Projektlauf integriert werden können? Oder handelt es sich um ein komplett neues Projekt, für das ein neues Pflichtenheft und eine neue Kalkulation erstellt werden müssen?

Ein professionelles Change-Management nach den Vorgaben der IT Infrastructure Library (ITIL) sollte daher Bestandteil jeder Projektleitung sein. Es empfiehlt sich, vor Vertragsabschluss schriftlich darauf hinzuweisen, dass bei Veränderungen diese Change-Management-Prozesse einzuhalten sind und dass gegebenenfalls Mehraufwände zu Lasten der vereinbarten Projektziele gehen können.

Viele Auftragnehmer schrecken vor dieser Klarstellung zurück, aus Furcht, dann den Auftrag nicht zu gewinnen. Unsere Erfahrungen zeigen aber, dass die vertragliche Berücksichtigung des Change-Managements von Auftraggebern als professionell wahrgenommen und geschätzt wird.

4. Kommunikation und Präsentation

Die Kommunikation mit dem Auftraggeber ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für das Projektmanagement. Zumindest einmal in der Woche ist der Kunde in einer Status-Mail über den aktuellen Stand zu informieren. Man sollte sich auch nicht scheuen, Schwierigkeiten und Hindernisse anzusprechen – am besten im persönlichen Gespräch mit dem Projektverantwortlichen auf der Kundenseite.

Testergebnisse werden mit Screenshots und Beschreibung dokumentiert. Treten im Test Fehler auf, sollten diese ebenfalls dokumentiert, behoben und der Test anschließend noch einmal durchgeführt werden. Hinzu kommen die bereits erwähnten Status-Meetings und Präsentationen, die zum Ende eines Meilensteins oder Projektabschnitts einzuplanen und durchzuführen sind.

Aber auch die Kommunikation im Projektteam spielt eine wichtige Rolle für die Einhaltung der Projektziele. Bei der Aufgabenverteilung sind die Fähigkeiten und Präferenzen der Team-Mitglieder zu berücksichtigen. Wer gerne mit Kunden zu tun hat, sollte nicht nur Innendienst schieben müssen, wer lieber programmiert als telefoniert nicht als Ansprechpartner zum Auftraggeber fungieren.

Besonders wichtig ist es, dabei nicht zu sehr auf zu Projektbeginn definierten Rollen zu bestehen, sondern die Verantwortlichkeiten situativ auch verändern zu können. Nur so lässt sich langfristig die Freude am Projekt im Team bewahren, und damit auch die Motivation, mit voller Kraft an den Projektzielen zu arbeiten.

Fazit

Es ist gar nicht so schwer, die Basis für ein erfolgreiches Projekt zu schaffen, das den Auftraggeber zufriedenstellt und für den Auftragnehmer wirtschaftlich erfolgreich umzusetzen ist. Der wichtigste Faktor ist vielleicht, sich in der Hektik des Projektalltags nicht mitreißen zu lassen.

Michael Benker, MSG
Michael Benker, MSG
(© focus fotostudio sabine meier)

Vielmehr sollte man mit Bedacht in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob die vier Erfolgsfaktoren – Konzeption, Kalkulation, Change-Management und Kommunikation – ausreichend berücksichtigt werden. Dann steht einem erfolgreichen Projektabschluss nichts mehr im Wege.

Michael Benker arbeitet als Senior Consultant im Bereich Business Analytics bei msg und entwickelt dort kundenindividuelle, maßgeschneiderte Lösungen rund um Data Warehouse und Reporting. Mit über 13 Jahren Erfahrung als IT-Spezialist hilft er Unternehmen, deren Daten auswertbar und lesbar aufzubereiten, um so Entscheidungen schneller zu treffen und das Unternehmen sicherer steuern zu können.

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