Aufbau eines Wissenspools, Teil 2

Die Knowledge-Base erstellen und verwalten

| Autor / Redakteur: Christian Rentrop / Stephan Augsten

Der Zugang zu einem gemeinsamen Wissenspool ist unumgänglich, wenn Know-how nicht mit einem Mitarbeiter verschwinden soll.
Der Zugang zu einem gemeinsamen Wissenspool ist unumgänglich, wenn Know-how nicht mit einem Mitarbeiter verschwinden soll. (Bild: ninocare - Pixabay.com / CC0)

Mit Hilfe eines Wissenspools können Entwickler – insbesondere in verteilten Teams – schnell und effektiv auf Informationen zugreifen. Doch vor der Nutzung eines solchen Pools steht seine Erstellung, Planung und Verwaltung.

Wer in einem Entwicklerteam arbeitet, der kennt das Problem: Jeder Kollege ist Experte in einem gewissen Teilbereich, mit dem er besser zurechtkommt als alle anderen. Fällt dieser Kollege aus oder geht in Urlaub, kann es schnell zu Problemen kommen. Er nimmt sein Know-how mit in den Urlaub, ins Krankenhaus oder gar in ein neues Team.

Um zu verhindern, dass die übrigen oder neuen Teammitglieder sich das Wissen wieder mühsam erarbeiten müssen, empfiehlt sich der Aufbau eines internen Wissenspools, einer sogenannten Knowledge-Base. Darin werden Informationen zum Projekt nicht nur gesammelt, sondern auch anderen Teammitgliedern zur Verfügung gestellt. Und zwar so, dass die einzelnen Teammitglieder jederzeit darauf zugreifen können – idealerweise auch von jedem Ort aus.

Ein Wissenspool ist schnell aufgesetzt

Grundsätzlich kann es abhängig von der Größe des Teams softwareseitig recht einfach sein, einen solchen Wissenspool zu erstellen. Systeme für diesen Zweck gibt es in vielen Formen: Ein einfaches Wiki-System, installiert auf einem nur für das Team zugreifbaren Bereich wie einem internen Server oder einem Webserver, bietet bei kleinen und mittleren Teams bereits die passende Basis zur Erstellung eines solchen Wissenspools.

Wichtig ist allerdings, dass hier die Informationen zusammenlaufen – und für alle User im Team auffindbar und verwertbar sind. Ein solches Wiki ist schnell aufgesetzt, Lösungen wie das Wikipedia-System Mediawiki (https://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki/de) erlauben nicht nur eine gute Durchsuchbarkeit der Informationen, sondern besitzen auch ein (einfaches) Rechtemanagement für die Editierung.

Welche Informationen müssen in den Pool?

Doch das Aufsetzen der Software ist das geringste Problem. Wichtiger ist die Frage, wie Informationen ihren Weg in die Knowledge-Base finden – und dort auch von anderen Teammitgliedern verwertet werden können. Zunächst ist wichtig, zu eruieren, welche Infos überhaupt relevant sind, wer sie einpflegen soll und wie sie bearbeitet werden können.

Gleichzeitig gilt es festzulegen, ob es Zugriffsstufen und Benutzerrechte geben soll. Nicht jede Information ist für jeden User im Team gleichermaßen relevant – und im Zweifel gibt es wichtige Informationen, die nur bestimmten Unterteams oder der Teamleitung vorbehalten sind und die nicht für das gesamte Team zugänglich sein sollten. Von daher sollte ein Wissenspool immer nach dem folgenden Schema erarbeitet werden:

  • 1. Erfassung des vorhandenen Wissens inklusive Berechtigungen.
  • 2. Abbildung in einem Wissensmanagement-System, z.B. einem Wiki.
  • 3. Computergestützte Verarbeitung/Speicherung, Taxonomierung und Durchsuchbarkeit.
  • 4. Ausgabe an den User inklusive Berechtigungen

Drei Typen von Wissen

Es gibt drei Typen von „Wissen“, die in einen Wissenspool einfließen können:

  • Passives Wissen (Tacit Knowledge) in Form der persönlichen Erfahrung und Kenntnisse eines jeden einzelnen Team-Mitglieds.
  • Eindeutiges Wissen (Explicit Knowledge) in Form konkret kommunizierbaren und niederschreibbaren Wissens, etwa How-Tos, Code-Schnipsel und ähnliches.
  • Stilles Wissen (Implicit Knowledge), das sich in der Art und Weise, in der das Team arbeitet niederschlägt. Dabei handelt es sich um Abläufe, Kommunikationswege und ähnliche Informationen, die jeder Mitarbeiter verinnerlicht hat.
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Grundsätzlich ist es wünschenswert, alle drei Informationstypen in einer Knowledge-Base festzuhalten, allerdings ist das in den allermeisten Fällen nur mit den beiden letzteren Typen – Explicit und Implicit Knowledge – wirklich möglich. Allerdings erlaubt das Verständnis und Einordnen der drei Wissenstypen ein effektives Management der vorhandenen Wissenskapazitäten. Ziel muss immer sein, diese Informationen in geraffter und übersichtlicher Form anderen Teammitgliedern zur Verfügung zu stellen, um eine maximale Wertschöpfung des vorhandenen Wissens zu erzielen und durch das Ausschließen von Nachfrage-Schleifen unnötig Ressourcen zu verbrauchen.

Den Wissenspool in sechs Schritten einrichten

Um die Erstellung eines Wissenspools möglichst effektiv zu gestalten, gibt es daher Schritte, die vor- und hintereinander erfolgen sollten, um das Zusammentragen von Informationen sowie das spätere Wissensmanagement möglichst effektiv zu gestalten.

1. Situation analysieren

Zunächst sollten Sie die aktuelle Situation ihres Teams analysieren: Wie wird derzeit Wissen ausgetauscht, wo wird es festgehalten? Wer kuratiert und pflegt bereits vorhandene Teillösungen? Was wird benötigt? Auf diese Weise kann der Status Quo als Basis für die Erstellung eines Wissenspools verwendet werden.

2. Implementierung vorbereiten

In einem nächsten Schritt sollte die Implementierung des Wissenspools vorbereitet werden. So können zum Beispiel Teammitglieder zu Rechercheuren oder Kuratoren ernannt werden, die das Wissen im nächsten Schritt sammeln. Zusätzlich können bereits anhand der Bedürfnisse des Teams Standards festgelegt werden, nach denen das Wissen später ein- und ausgegeben werden soll.

3. Teamwissen recherchieren und analysieren

Nun folgt die Recherche: Mithilfe der Recherche-Beauftragten können grob die Wissensstrukturen im Team gesammelt und analysiert werden. Dabei hilft zum Beispiel die Befragung der Teammitglieder und das Aufspüren von Informationen, die in Drittsystemen – Notizen, Cloud-Diensten, E-Mails – abgelegt sind. Auf diese Weise können Art und Umfang der Informationen ermittelt werden. Gleichzeitig können Mitarbeiter ihre Wünsche an ein solches System äußern.

4. Nach der geeigneten Plattform für den Wissenspool suchen

Auf Basis dieser groben Informationssammlung sollte nun nach einer Wissenspool-Lösung gesucht werden, die den Ansprüchen des Teams und seiner Arbeitsweise gerecht wird. Das kann ein Wiki sein, es kann aber auch ein dediziertes Knowledge-Base-System oder ein Ticketing-System sein. Wichtig ist, dass hier alle notwendigen Informationen in der gewünschten Art und Weise gesammelt und aufbereitet werden können.

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5. Wissen zusammentragen

Nun geht es an die eigentliche Erstellung des Wissenspools: Auf Basis der vorhandenen Informationen und der zuvor definierten Standards kann das Wissen jetzt durch bestimmte Teammitglieder oder alle Mitarbeiter zusammengetragen werden.

Wichtig ist, dass sich jemand als Kurator um die Compliance kümmert: Es ist nicht zielführend, wenn alle Mitarbeiter jede nur denkbare Information in ein System einpflegen. Vielmehr sollte ein (oder mehrere) Teammitglied(er) damit beauftragt werden, die Informationen nach Wichtigkeit sortiert von den einzelnen Wissensquellen einzusammeln und nach den Vorgaben aufzubereiten. Gleichzeitig sollten hier auch Anfragen bei nicht vorhandenem Material zusammenlaufen. Auf diese Weise können Informationslücken effektiv identifiziert und Mitarbeiter mit bestimmten Aufgaben gezielt angesprochen werden, diese Lücken zu schließen.

6. Funktion überprüfen und optimieren

Der letzte Schritt ist die Inbetriebnahme des Wissenspools: Die Teammitglieder können auf das System zurückgreifen und sich die benötigten Informationen selbst zusammenstellen. An dieser Stelle ist wichtig, die Abläufe innerhalb des Teams zu überprüfen: Was passiert, wenn Informationen fehlen, ergänzt oder aktualisiert werden müssen? Fallen Teammitglieder wieder in „alte Verhaltensweisen“ zurück und tauschen Infos untereinander aus, wenn Informationen im Wissenspool fehlen?

Hier muss ständig nachgehalten werden. Gleichzeitig ist es wichtig, das Knowledge-Base-System laufend an die Wünsche der Teammitglieder anzupassen. Denn eines ist sicher: Eine Knowledge-Base, die nicht hilfreich ist, verschwendet mehr Ressourcen, als sie einspart.

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