Work Management ist gut für die IT Die Grenzen von Projektmanagement-Tools

IT- und Software-Projekte werden immer komplexer – und damit auch das Projektmanagement selbst. Der Einsatz entsprechender Tools und Lösungen stößt gerade in Entwicklerkreisen aber häufig auf wenig Gegenliebe. Work Management präsentiert sich als effiziente Alternative nicht nur für diese Fälle.

Die Bereiche der „normalen“ IT-Systemadministration und -Betreuung sowie die der „reinen“ Softwareentwicklung wachsen immer weiter zusammen. Viele Unternehmen und ihre IT-Abteilungen setzen vermehrt darauf, sogenannte DevOps-Techniken einzusetzen.

Mehr Agilität, kürzere Releases, Sprints und Iterationen sowie hohe Zuverlässigkeit und Wettbewerbsfähigkeit sollen mit dieser „Mischung“ aus Systemverwaltung und Programmentwicklung erreicht werden. Um den dabei entstehenden Anforderungen gerecht zu werden und die Vorteile solcher Techniken wirklich in reale Projekte umsetzen zu können, müssen die Software- und IT-Projekte möglichst stringent verwaltet, betreut und geführt werden.

Dabei kann und soll Projektmanagement mitsamt den entsprechenden Techniken und Tools helfen. Doch wer sich bei Softwareentwicklern und IT-Administratoren ein wenig umhört, wird schnell die Erfahrung machen, dass sowohl Projektmanagement als Technik als auch der Einsatz der diversen speziellen Software-Lösungen häufig keinen guten Ruf bei diesen Mitarbeitern hat oder von ihnen gar rigoros abgelehnt wird.

(Nur einige) Dinge, die Projektmanagement unbeliebt machen

Doch warum treffen traditionelles Projektmanagement sowie deren Manager und die damit verbunden Techniken so häufig auf Ablehnung bei IT-Profis im Allgemeinen und Softwareentwicklern im Speziellen? Zu den Erfahrungen, die dabei häufig als Auslöser für diese Ablehnung gemacht werden, zählen unter anderem die folgenden Punkte:

„Es geht häufig mehr um die Struktur als um das Projekt“ – Es ist zwar allen IT-Profis klar, dass Projekte von Struktur profitieren. Aber bei vielen Projektmanagement-Lösungen bekommen sie leider den Eindruck, dass es mehr um das Mikromanagement der Strukturen, Aufgaben und Zuständigkeiten, als um das eigentliche Ziel des Projekts geht.

„Projektmanagement um des Projektmanagements willen“ – Wird eine Software-Lösung für das Management eines bestimmten Projekts eingeführt, so bedeutet das in vielen Fällen auch, dass für Aufgaben und Prozesse, die bisher völlig problemlos abliefen, nun neue häufig viel zu komplexe oder unnötige Strukturen, Dokumente, Übersichten und Frameworks eingeführt werden.

„Meetings, Meetings, Meetings“ – Häufig halten Projektmanager viele regelmäßige Meetings ab, die bei den Entwicklern den Eindruck vertiefen, dass dabei nur wertvolle Zeit verschwendet wird.

„Je weniger die IT ihren Entwicklern traut, desto rigoroser das Projektmanagement“ – Viele Entwickler empfinden es als Misstrauen ihren Fähigkeiten gegenüber, wenn sie von einem Projektleiter und dessen Managementlösung gezwungen werden, ihre bisherige Arbeitsweise oder auch nur ihr Zeitmanagement den strikten Richtlinien einer solchen Lösung zu unterwerfen.

Wer, was, wann – Work Management ist anders

Die Kommunikation in vielen Projekten (und IT-Abteilungen) läuft auch heute noch zu einem Großteil via E-Mail-Nachrichten und Excel-Tabellen ab. So geht dann jegliche Koordination von Aufgaben verloren, was durch häufige Meetings, die dazu dienen sollen bei den Status-Updates und der Koordination nachzubessern, in der Regel sicher nicht besser wird.

Das passt aber nun so gar nicht mehr in die heutige agile Welt des „neuen Arbeitens“ (New Work) mit ihren flexiblen Arbeitsmethoden und mobilen, digitalen Arbeitsplätzen. Nun trifft das aber nicht nur auf Bereiche wie Marketing, Produktplanung oder Sales zu, sondern auch die IT selbst. Mit ihr müssen sich auch die Administratoren und Entwickler diesen veränderten Arbeitsbedingungen stellen.

Auch wenn nun gerade die IT-Profis darauf pochen werden, dass „digitales Arbeiten“ für sie ja selbstverständlich sei, arbeiten sie häufig noch in ihren ganz eigenen „Informationssilos“: Nachrichten verschwinden in den E-Mail-Ordnern der einzelnen Nutzer und Aufgaben werden in Kalkulationsblätter oder Textdateien geschrieben, auf die nicht alle oder nur wenige Nutzer Zugriff haben – so sie denn wissen, dass diese überhaupt existieren.

Vielfach verbringen deshalb auch die IT-Mitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit mit „Arbeit rund um die Arbeit“: Sie müssen sie dringend benötigte Informationen zusammensuchen oder von Kollegen/Teammitgliedern mühsam erfragen. Die Orientierung hin zu DevOps bringt aber noch weitere Vorteile: Das Arbeiten und die Methoden werden agiler. Das muss sich dann natürlich auch in den verwendeten Werkzeugen mittels einer modernen Benutzeroberfläche wiederfinden.

Hier kann ein System helfen, das die Arbeit zentral über Projekte, Prozesse und einzelne Aufgaben hinweg verwaltet und koordiniert. Ein System, das regelt, wer, was, wann macht! Ein solches System stellt modernes Work Management bereit.

Dabei haben Work-Management-Lösungen einen weitreichenderen Ansatz. Sie zielen nicht nur darauf ab, ein einzelnes Projekt zu optimieren, sondern den Blick auf die „Arbeit an sich“ zu lenken. Es stellt einen kontinuierlichen Prozess dar, mit dessen Hilfe das gesamte Team des Unternehmens die unterschiedlichsten Ziele, Projekte und Prozesse agil bewältigen kann.

Besonders wichtig ist es dabei beispielsweise gerade auch für die IT-Administratoren und Softwareentwickler, dass diese Prozesse direkt mit den Aufgaben für den ausführenden Mitarbeiter verknüpft werden können. Weiterhin sollten es selbstverständlich auch möglich sein, sie ständig aktuell zu halten, so dass quasi eine „eingebaute“ Koordination aller einsetzbaren Aufgaben über Projekte und Prozesse hinweg.

In diesem Zusammenhang wird es IT-Verantwortliche freuen, dass so auch die sich verändernden Arbeitsumgebungen mit Begriffen wie „Digital Workspace“ nicht außen vor bleiben: Work Management ist dabei völlig unabhängig davon, wann und an welchem Ort gearbeitet wird.

Mit einer Work Management Software, wie sie von Asana als SaaS-Lösung (Software as a Service) angeboten wird, können die verantwortlichen Team- und Projektleiter problemlos auch mobile Mitarbeiter an den verschiedensten Standorten mit in den Workflow integrieren. Gerade wenn bei Softwareprojekten auch externe Mitarbeiter eingebunden werden müssen, ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Egal ob Scrum oder Kanban – von Boards über Listen hin zu Plänen

Eine Work-Management-Lösung bietet dabei allen Mitarbeitern eine aktuelle und stets synchronisierte Sicht sowohl auf die Projekte als auch auf die Aufgaben, Prozesse und die mobilen Bereiche des Unternehmens. So können die unterschiedlichen Workflows problemlos eingerichtet werden, um die Arbeit eines Teams effektiver zu verfolgen und zu bewältigen.

Für die Projekte und Arbeiten von Softwareentwicklern und IT-Administratoren besonders vorteilhaft: Ganz gleich wo sie sich gerade in der Oberfläche des Tools befinden, können sie jederzeit die Ansicht schnell ändern und so von den unterschiedlichen Boards zu Listen und Plänen wechseln. Entsprechende Templates werden direkt von der Software mitgeliefert.

Grundsätzlich besitzt die Lösung eine Funktion für Boards, die auf dem bekannten Kanban-System aufsetzt. So können Entwickler dann die ihnen bereits von anderen Tools wie Trello bekannten Kanban-Boards auch hier einsetzen, um die anstehenden Projekte in visueller Art und Weise zu planen und durchzuführen. Somit eignet sich eine Work Management Lösung wie Asana auch besonders gut dazu, Planung, Organisation und Verwaltung von agilen und Scrum-gestützten Projekten.

Sprint-Meilensteine sind dabei ebenso wie Backlogs und Starttermine mit der Software leicht zu erstellen. Die entsprechende Vorlage steht standardmäßig bereit, so dass sie schnell und unkompliziert eingesetzt werden kann. Dabei können auch einzelne Teammitglieder die Aufgaben zu den Sprint-Meilensteinen kommentieren. Weiterhin ist es möglich, benutzerdefinierte Felder für Sprints hinzufügen, sodass es für den Projektverantwortlichen leichter möglich ist, Prioritäten nachzuverfolgen und die Fälligkeiten sowie geplanten Arbeitszeiten im Überblick zu behalten.

Im Gegensatz zu anderen Projekt-Verwaltungs-Tools verfügt die Work Management Lösung von Asana zudem über ein Managementsystem, das es ermöglicht, Aufgabenabhängigkeiten zu definieren und zu verfolgen. So kann dann beispielsweise eine Aufgabe als wartend auf eine andere definiert werden. Erst wenn die erste Aufgabe erledigt ist, erhalt das Teammitglied, das darauf gewartet hat, eine Benachrichtigung und kann seine Arbeit fortsetzen.

Einzelne Aufgaben können dabei auch von mehreren anderen Aufgaben abhängig sein. Eine leicht anzupassende und sehr übersichtliche Zeitachse ist ein weiteres Feature, dass es auch Entwicklern erleichtern kann, ein Projekt stringent durchzuführen. Dabei können natürlich auch die zuvor beschriebenen Aufgabenabhängigkeiten ihren Platz auf dieser Zeitachse finden.

Ein weiteres sehr gutes Beispiel für den Einsatz der Asana-Lösung ist die Möglichkeit, sie mit der bekannten Jira-Software zu verbinden. Das ganz Besondere dabei: Durch die Asana-Integration wird die Jira-Software nicht ersetzt, sondern sie erfährt eine Ergänzung um die Features und Vorteile des Work-Managements. Für die Entwickler macht sich das in vielen Bereichen bemerkbar. In Asana steht ihnen eine Projekt- und Aufgaben-basierte Oberfläche zur Verfügung, die sich gut und einfach bedienen lässt. Auf überflüssige, unübersichtliche Features wurde verzichtet.

Viele Entwickler wissen es auch zu schätzen, dass sie diese flexible UI völlig projektunabhängig einsetzen können (project agnostic), beispielsweise auch für andere Projekte und Aufgaben in der IT außerhalb der App-Entwicklung. Da die Software ein Multihoming der Aufgaben ermöglicht, kann sie flexibel für ganz verschiedene Projekte eingesetzt werden.

Asana ermöglicht es zudem mit Hilfe der in der Software bereits integrierte Suite von Programmen, sowohl Business- als auch Projektdaten von existierenden Atlassian-Instanzen komplett nahtlos nach Jira zu übertragen. Das trägt dazu bei, dass die Business- und Produktteams, die für ihre Arbeiten Asana einsetzen, ohne weitere Probleme mit den Entwickler- und Technikteams zusammenarbeiten können, die ihre Projekte mit Hilfe von der Jira-Software umsetzen, die nun um Workmanagement erweitert wurde.

Work Management und IT-Projekte passen zusammen

Natürlich möchten auch die IT-Profis ihre gewohnten Tools und Hilfsmittel nicht aufgeben, gerade wenn es um Planung und Durchführung größerer IT-Projekte geht: Stehen doch viele Projektmanagement-Produkte in dem Ruf, gerade das von den Mitgliedern eines Projektteams zu verlangen. Doch Work Management und damit auch die Lösung von Asana sind nicht angetreten, um bisherige Lösungen – auch nicht die viel gescholtene Projektmanagement-Software – abzusetzen. Hier geht es darum, das Portfolio der IT und der darin tätigen Fachleute/Entwickler mit dem „New Work“ zu verzahnen.

Die Möglichkeit, Asana mit der häufig von Entwicklern und Technikern eingesetzte Jira-Software zu verbinden ist ein gutes Beispiel dafür, bei dem das Work Management einen ganz entscheidenden Teil leistet: Die Kommunikation, deren Abwesenheit oder mangelhafte Umsetzung bei Projekten so oft beklagt wird, quasi „einzufangen“ und ihr Struktur zu verleihen. Kommt die Software wie bei Asana mit entsprechenden Templates und einem modernen UX Design auf die Mitarbeiter zu, das ihnen zudem das standortunabhängige, flexible Arbeiten ermöglicht, so wird schnell deutlich, dass Work Management ein sehr guter Weg ist, um IT-Projekt ganzheitlich zu managen.

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