Atlassian-Tools für den Arbeitsplatz der Zukunft Bessere Kooperation mit Jira, Confluence und Co.

Jira, Confluence und HipChat haben sich zu einem Standard für Collaboration in Software-Projekten entwickelt. Auf folgendes sollten Unternehmen achten, wenn sie die Atlassian-Produkte optimal nutzen wollen.

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Wie sieht der Arbeitsplatz 2019 aus? Arbeiten bedeutet heute in den meisten Branchen vor allem mobiles Arbeiten und Kooperation im Team. Die Teams setzen sich dabei zunehmend interdisziplinär zusammen. Über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg arbeiten verschiedene Know-how-Träger auf ein gemeinsames Ziel hin.

Workgroup-Lösungen oder Tools für „Collaborative Reviewing“ ermöglichen es Teams in immer mehr Unternehmen, gemeinsam und zeitgleich an Projekten zu arbeiten. Dabei handelt es sich um Lösungen, die über das klassische Filesharing weit hinausgehen. Die moderne Zusammenarbeit stellt jedoch besondere Anforderungen an die IT und vor allem an die verwendeten Tools.

Im Vordergrund steht dabei nicht die Digitalität des Arbeitsplatzes an sich. Vielmehr besteht die Herausforderung darin, moderne Arbeitsweisen und Technologien so zusammenzubringen, dass das gemeinsame Arbeiten an Projekten intuitiv, schnell und vor allem von überall aus gelingt. Wenn das Ganze dann noch Spaß macht, dann ist das Ziel erreicht.

Agile Prozesse erfordern flexible Lösungen

Unter Softwareentwicklern nicht mehr wegzudenken – und in vielen agil arbeitenden Organisationen anderer Branchen ebenfalls auf dem Vormarsch – sind die Produkte der australischen Software-Schmiede Atlassian. Die drei wichtigsten betrachten wir hier in aller Kürze.

Jira – Projektmanagement-Tool

Jira verändert die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Kunden sowie zwischen einzelnen Teams eines Unternehmens von Grund auf. Ob für die Projektplanung oder die Nutzung als Ticketsystem: mit Jira lassen sich Vorgänge leicht und nachvollziehbar verwalten.

Dabei ist Jira in drei verschiedenen Ausführungen erhältlich, die sich auch miteinander kombinieren lassen: Jira Core ist auf die Vorgangs- und Projektverfolgung für Business-Projekte ausgerichtet. Jira Software erweitert Jira Core um Bestandteile, die für die agile Softwareentwicklung notwendig sind. Und Jira Service Desk erweitert Jira Core um eine Oberfläche für externe Nutzer (zumeist Kunden oder Partner) und ist für die Kommunikation mit diesen optimiert.

Mit Jira lassen sich zudem Verantwortlichkeiten festlegen und Prozesse zur Bearbeitung definieren. Die Applikation bildet damit die perfekte Grundlage, um den Status eines Vorgangs transparent festzuhalten, kollaborativ an Aufgaben zu arbeiten und Änderungen gemäß unternehmensinterner Prozesse zu validieren und transparent festzuhalten.

Confluence – Innerbetrieblicher Wissenstransfer

Confluence organisiert als Content-Collaboration-Software die Zusammenarbeit zwischen einzelnen Teams und Abteilungen eines Unternehmens. Ob für die Projektarbeit, die Nutzung als Wissensdatenbank oder zur Teamdokumentation – mit Confluence lassen sich Informationen an einem zentralen Ort in Echtzeit bearbeiten.

Nutzer können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten und dabei über eine webbasierte Oberfläche auch von unterschiedlichen Orten darauf zugreifen. Damit wird gewährleistet, dass Inhalte schnell verfügbar sind und Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer auf dem aktuellsten Stand sind

Analog zu bekannten Textverarbeitungsprogrammen bietet Confluence die Möglichkeit, Inhalte auf verschiedenen Seiten festzuhalten, zu bearbeiten, zu löschen, zu drucken oder zu exportieren. Die Handhabung erfolgt für die Nutzer intuitiv und ist schnell erlernbar. Oder anders ausgedrückt: Alle kommen dadurch mit der Arbeit schneller voran.

HipChat – Instant Messenger

Hipchat ist die ideale Ergänzung zu Jira und Confluence. Mit dem Kommunikationstool können sich die Mitarbeitenden eines Unternehmens schnell und unkompliziert in Echtzeit austauschen.

Die Korrespondenzen können sowohl in persönlichen Chats mit einzelnen Usern als auch in Gruppen-Chats mit ganzen Teams laufen – inklusive dem Upload von Dateien per „Drag-and-drop“ oder der Einbindung von Kunden und Kooperationspartnern über Gastzugänge. HipChat lässt sich mit Confluence und Jira verknüpfen und erleichtert so die Diskussion über Jira Issues oder Confluence-Seiten.

Atlassian Cloud oder Managed Application Provider?

Wer die Software nicht selbst „on premises“ betreiben will, der hat die Wahl zwischen der Atlassian Cloud und einem Managed Hosting Provider. Die Atlassian Cloud besticht durch einen einfachen Buchungsprozess, automatische Software-Updates und technischen Support direkt vom Hersteller. Zudem sind die notwendigen Lizenzen bereits im Preis enthalten.

Für größere Projekte zeigen sich jedoch schnell Grenzen: Es ist dort zum Beispiel nicht möglich, eine eigene Domain für eine Work-Group oder ein bestimmtes Projekt einzurichten. Der Speicher ist stark limitiert. Individuelle System-Konfigurationen sind nur in sehr eingeschränktem Maße möglich und eine Menge von Plug-ins nicht verfügbar.

Für einen ersten Test als Applikations-Simulator ist die Atlassian-Cloud durchaus geeignet. Eine dauerhafte Implementierung im Unternehmenskontext sollte jedoch nur erfolgen, wenn die beteiligten Abteilungen mit den Einschränkungen zurechtkommen und keine starke Individualisierung anstreben.

Vor allem gilt dies, wenn betreffende Unternehmen der EU-Datenschutz-Grundverordnung unterliegen oder diverse Compliance-Richtlinien einhalten müssen. Atlassian selbst ist ein australisches Softwareunternehmen mit Zweigstellen rund um die Welt. Die Atlassian Cloud basiert auf den Amazon Web Services.

Um EU-Datenschutzkonform zu arbeiten, müssten entsprechende Verträge sowohl mit Atlassian als auch möglicherweise mit Partnern wie Amazon geschlossen werden. Da eine Übertragung der Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden kann, muss zusätzlich das zwischen den USA und der EU geltende Privacy Shield Abkommen beachtet werden. In diesem Fall könnte die Wahl eines europäischen Managed Hosting Providers vieles vereinfachen.

Checkliste für Jira Hosting in Deutschland

Diverse Service-Provider bieten heutzutage ein Managed Hosting von Atlassian-Anwendungen an. Das Preisspektrum reicht hier von wenigen bis zu mehreren tausend Euro – je nach Angebotsumfang und Nutzerzahl. Es empfiehlt sich sehr, hier nicht am falschen Ende zu sparen und die Leistungsmerkmale genau zu vergleichen. Dabei sollten Unternehmen insbesondere auf die folgenden Aspekte achten:

• solide SLAs mit zugesicherter Verfügbarkeit und Vertragsstrafen

• der Betrieb der Applikation in einer eigenen, abgeschotteten Umgebung mit ausreichend Ressourcen für eine gute Performance

• Hosting in Einklang mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

• ein Backup-System mit passendem Recovery Point Objective (z.B. 12 Stunden)

• persönliche, mit dem Projekt vertraute Ansprechpartner

• je nach Bedarf zudem ein Testsystem

Mindestanspruch: Höchste Sicherheit

Die Atlassian-Tools haben sich zum Standard entwickelt, wenn es um Kollaboration geht. Entscheidende Grundlage, damit Unternehmen die Tools nutzen können, sind ein vertrauenswürdiger Anbieter, eine gute Performance und die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen. Insbesondere die Sicherheit der Unternehmensdaten sollte bei der Auswahl des Anbieters nicht zu kurz kommen.

Alle im Rahmen von Managed Atlassian Services verarbeiteten Daten sollten sicher in einer Infrastruktur gehostet sein, die über ein ausgeklügeltes Firewall-, Berechtigungs- und Backup-Konzept verfügt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Atlassian-Software für jeden Kunden in einer eigenen virtuellen Umgebung betrieben wird, sodass eine klare und sichere Trennung der Datensätze erfolgt.

Valentin Rothenberg, Adacor

Der Anbieter sollte zudem bereit sein, einen individuellen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zu schließen, da dies für einen DSGVO-konformen Betrieb Voraussetzung ist. Nur wenn alle diese Punkte umgesetzt sind, ist die physische und virtuelle Sicherheit nach angemessenen Standards gegeben. Mit weniger sollte sich niemand zufriedengeben.

* Valentin Rothenberg hat Wirtschaftsinformatik studiert und ist Teamleiter der Abteilung "Service Design" sowie Product Manager bei Adacor. Er betreut dabei insbesondere die Felder Produktstrategie und -entwicklung.

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