Best Practices fürs Software-Projektmanagement Arbeit mit dem Kanban Board in der Praxis

Autor / Redakteur: Mirco Lang / Stephan Augsten

Kanban ist heutzutage in aller Munde, wenn es um Software-Entwicklung geht – dabei stammt das Prinzip bereits aus den 1940ern vom Automobilkonzern Toyota. Aber wie funktioniert Kanban und was sollte man in der Praxis beachten?

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Einen ersten Einblick in das Projektmanagement mit Kanban liefert die Open-Source-Software Kanboard.
Einen ersten Einblick in das Projektmanagement mit Kanban liefert die Open-Source-Software Kanboard.
(Bild: Lang / Kanboard.org)

Ganz kurz gesagt ist Kanban ein Projektmanagement-Werkzeug, mit dem sich einerseits die Arbeit eines Teams visualisieren und andererseits organisieren sowie optimieren lässt. Natürlich fällt auch das in den Bereich der agilen Methoden und Schlagwörter wie Scrum sind meist nicht weit entfernt. Das Schöne an Kanban: Man kann ganz klein damit anfangen, braucht weder wochenlange Schulungen noch spezielle Kanban-Moderatoren.

Im Grunde genügen für den Anfang ein Whiteboard und die Möglichkeit, sich mit den anderen Teammitgliedern zu treffen. Natürlich funktioniert Kanban auch komplett virtuell mit entsprechenden Software-Tools, etwa der Open-Source-Lösung Kanboard. Aber als erstes Best Practice können Sie sich schon mal das persönliche Meeting notieren.

Kanban lässt sich grob mit „Per Karte dargestellt“ übersetzen. Und diese Kärtchen landen auf dem Mittelpunkt des ganzen Systems, dem Kanban-Board. Zunächst einmal eine ganz simple Übersicht: Auf dem Kanban-Board finden sich die unterschiedlichen Prozessphasen, Stages genannt, von links nach rechts in Spalten sortiert. Die einzelnen Aufgaben, die die Mitarbeiter erledigen, landen als Kärtchen auf diesem Board und wandern von links nach rechts durch den Prozess.

Somit kann jeder jederzeit sehen, welche Arbeiten wo und von wem bearbeitet werden oder wurden – womit der Punkt Visualisierung der Arbeit bereits erledigt ist. Das eigentlich Besondere an Kanban ist aber, dass es ein Pull-System ist: Normalerweise formuliert beispielsweise in einem ersten Prozessschritt ein Designer eine ganze Reihe an Features, die dann als Arbeitspakete weitergereicht werden – die Aufgaben werden zum nächsten Mitarbeiter gepushed. Wer kennt ihn nicht, den großen Aktenstapel, der abgearbeitet werden will – deprimierend, oder nicht?

Bei Kanban zäumt man das Pferd von hinten auf – dazu erst mal eine kleine Analogie vom Kanban-Erfinder Toyota: Ein Supermarktkunde wird vom Markt nicht einfach pauschal mit 20 Einkaufswagen Lebensmitteln überschüttet. Vielmehr geht der Kunde in den Markt und nimmt exakt das mit, was er bis zu seinem nächsten Besuch verbrauchen will. Und der Supermarkt wiederum bestellt die Warenmengen nach, die bis zum Eingang der Lieferung gekauft werden. Letztlich bestimmt also der Kunde, wie sich der Prozess gestaltet – obwohl er traditionell am Ende der Kette steht.

Nun lassen sich Kunde und Markt als Prozess und vorheriger Prozess betrachten und auf die Software-Entwicklung mappen: Im obigen Beispiel würde sich der Mitarbeiter lediglich die Akten abholen, die er auch sinnvoll gleichzeitig bearbeiten kann. Abholen könnte er sich alle Aufgaben, die vom Vorprozess als „fertig“ gekennzeichnet wurden. Das verhindert den deprimierenden Aktenstapel und ermöglicht anderen Mitarbeitern, sich an dem Stapel zu bedienen. Bestenfalls sorgt diese Art der Arbeitsteilung für schnellere Durchlaufzeiten und bessere Qualität einzelner Akten – und letztlich zu einer organisatorischen Entlastung für einzelne Mitarbeiter.

Kanban in der Praxis

Nun zeigen wir Ihnen erst den typischen Aufbau des Kanban-Prozesses in der Software-Entwicklung und geben anschließend ein paar Tipps zur Umsetzung der einzelnen Schritte.

In einem ersten Schritt visualisieren Sie am Board den Workflow Ihrer Entwicklung, und zwar eher grob, also beispielsweise User Experience/Design, Implementierung, Review, Delivery. Insbesondere bei der großen Stage Implementierung lässt sich natürlich noch weiter untergliedern. In einem kleineren (etwa persönlichem) Maßstab, könnte ein Kanban-Board auch die ziemlich allgemeingültigen Stages Pending, To-Do, Doing, Done beinhalten. Und die einzelnen Arbeitspakete fließen dann durch diese Phasen.

Weiters sollten Sie die akute Arbeitsbelastung beschränken. In der Kanban-Welt spricht man hier meist von Work in Progress, kurz WIP. Ein WIP-Limit legt fest, wie viel Arbeit in einer Stage gleichzeitig vorhanden sein darf, sprich wie viele Kanban-Karten letztlich gleichzeitig in einer Spalte auf dem Board Platz finden. Beispielsweise könnten Sie die Anzahl zu behebender Bugs entsprechend der Menge der Mitarbeiter begrenzen – so sorgen Sie für einen gewissen Qualitätslevel.

Auch im nächsten Schritt steht die Qualität im Vordergrund: Für jede Stage definieren Sie genau, welche Aspekte eines Arbeitspakets erledigt sein müssen, bevor es in diese Phase eintreten darf. Das könnte beispielsweise eine simple Checkliste sein, um etwa ein fertiggestelltes Feature in die Review-Phase zu entlassen: Linux-Test, Windows-Test, OSX-Test, Android-Test, iOS-Test.

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Arbeiten mit Markern und weitere Kanban-Tipps

Legen Sie für fertiggestellte Aufgaben bzw. Kanban-Kärtchen einen visuellen Indikator fest – ein simpler grüner Sticker würde schon genügen. Jedes Kärtchen mit solch einem Sticker könnte vom folgenden Prozessschritt gepulled werden. Vielleicht (oder sogar bestimmt!) kennen Sie das aus dem Büroalltag: „Ach, das war schon fertig? Hat mir keiner gesagt, sonst hätte ich längst mit dem nächsten Schritt angefangen!“ Wandert die Karte eine Stage weiter, kommt der Fertig-Marker natürlich wieder herunter.

Neben Fertig-Markern sollten Sie auch Marker für geblockte Aufgaben festlegen. Lässt sich beispielsweise an einer Aufgabe nicht weiterarbeiten, vielleicht weil ein benötigter Testserver ausgefallen oder ausgebucht ist, ist für jeden (insbesondere natürlich das Management) sofort ersichtlich, warum es an einer Stelle nicht weitergeht.

Ganz wichtig: Kanban soll dynamisch sein, also müssen Sie auf jeden Fall noch regelmäßige Feedback-Runden einplanen. Etabliert haben sich hier einfache, persönliche Meetings direkt am Board, bei dem der Workflow rückwärts von rechts nach links durchgegangen wird. Hier können zum Beispiel die Durchlaufzeiten besprochen und WIP-Limits angepasst werden – denn auch das kontinuierliche Optimieren des Boards, stellvertretend für das Prozessmanagement, ist Teil von Kanban.

Sie haben nun also ein Board mit definiertem Workflow und Regeln, nach denen Aufgaben/Kanban-Karten durch diesen Workflow laufen – immer vom Ende der Wertschöpfungskette her gezogen. Was noch fehlt, sind natürlich die Karten selbst. Und damit sind wir auch schon bei den konkreten Tipps.

Tipps für die Kanban-Praxis

Wie die Karten auf das Board kommen, also welche Arbeitspakete anfallen und wie genau diese definiert sind, besprechen Sie mit allen beteiligten Mitarbeitern. Kanban ist ein System der Transparenz und kann nur erfolgreich sein, wenn diese auch wirklich gelebt wird. Schon beim Aufbau des Boards, also bei der Planung der Stages und Regeln, nach welchen Karten diese betreten dürfen, sollten Sie möglichst alle Stakeholder einbeziehen – hier nicht nur das Team selbst, sondern auch Vertrieb, Kundenbetreuung und so weiter.

Beginnen Sie mit einem einfachen Board, einfachen Regeln und passen Sie dann im Laufe der Zeit an. WIP-Limits können Sie sich für die erste Zeit zum Beispiel sparen – wirklich Sinn ergeben sie erst dann, wenn Sie den gesamten Workflow, die Stages und Kärtchen wirklich verstehen.

Verlieren Sie sich beim Aufbau des Boards nicht in Details und zu eingeschränkten Stages – es ist nicht Sinn von Kanban, Mitarbeitern bei jedem Schritt auf die Finger zu schauen oder ihnen gar konkrete Arbeitsweisen vorzugeben. Prozessmanagement funktioniert nur, wenn die Mitarbeiter mitziehen! Wird einfach von oben aufgesetzt, wird sich jedes Rädchen im System doch wieder seinen eigenen Weg suchen.

Aufgaben sind nicht immer völlig standardmäßig in einem Schritt abzuarbeiten. Daher lohnt es sich bisweilen, Warte- oder Iterationsschleifen einzubauen. Wenn Sie etwa das Bugfixing direkt auf Ihr Board übernehmen, werden Karten zwischen der vorgelagerten Testphase und der Fehlerbehebung hin und her wandern müssen. Vielfach wird allerdings empfohlen, das Bugfixing auf ein separates Board auszulagern und eigenständig zu führen.

Apropos eigenständig: Auch für Ideen lohnt sich unter Umständen ein eigenes, simples Board, um neue Ideen als Aufgaben definieren und letztlich als Kanban-Karten auf das Haupt-Board zu bringen. Dem Board einfach willkürlich neue Kärtchen hinzuzufügen, würde das ganze System wieder über den Haufen werfen. Bei größeren Projekten sei Ihnen auch eine ganz traditionelle Roadmap auf einem höheren Level ans Herz gelegt.

Welchen Mehrwert Kanban wirklich bringt

Schlussendlich sollte Ihr Kanban-Ansatz gelingen, wenn Sie den Sinn des Ganzen wirklich verinnerlichen. Durch die Visualisierung sorgt Kanban für Transparenz und ermöglicht jedem einen schnellen Blick darauf, wer gerade was und warum tut, in welchem Status sich ein Projekt(-teil) befindet und wann mit fertigen (Teil-)Produkten zu rechnen ist. Auf der Prozessebene lassen sich zudem Engpässe und nicht ausgelastete Einheiten identifizieren und optimieren.

Als dritten – nicht zu unterschätzenden – Kanban-Baustein sollten Sie auch die die psychologische Entlastung der einzelnen Mitarbeiter begrüßen! Der berühmte Aktenstapel nervt nämlich nicht nur, sondern vermittelt auch das Gefühl, der Arbeit ausgeliefert zu sein – wer sich aktiv seine nächste Aufgabe aus einem Fundus an Aufgaben herauspickt hat mehr Kontrolle und kann sich ohne Ablenkungen auf diese eine Aufgabe konzentrieren.

Übrigens: Für BWLer ist vielleicht noch der Hinweis interessant, dass Kanban eine Möglichkeit ist, Just in Time zu adaptieren – was nicht ganz zufällig ebenso zum Toyota Production System gehört.

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