Sprachassistenz am Arbeitsplatz

Alexa for Business – Chancen und Möglichkeiten

| Autor / Redakteur: Christian Rentrop / Stephan Augsten

Abseits der üblichen Smart-Device-Steuerung kann Alexa for Business beispielsweise neuen Mitarbeitern helfen, sich besser im Unternehmen zurechtzufinden.
Abseits der üblichen Smart-Device-Steuerung kann Alexa for Business beispielsweise neuen Mitarbeitern helfen, sich besser im Unternehmen zurechtzufinden. (Bild: AWS Germany GmbH)

Mit Alexa for Business möchte Amazon auch die Büros dieser Welt erobern. Die smarte Assistentin kann im Geschäftsumfeld helfen, wiederkehrende Aufgaben schnell auf Zuruf zu erledigen.

Amazons Sprachassistentin Alexa hat sich durch günstige Preise und praktische Funktionen in den Wohnzimmern längst einen festen Platz erobert. Doch Amazon will mehr: Auch Business-Kunden sollen in den Genuss des praktischen Dienstes kommen. Seit Ende letzten Jahres hat das Unternehmen daher „Alexa for Business“ im Programm.

Ein Smart-Speaker am Arbeitsplatz soll also deutliche Arbeitserleichterungen ermöglichen. Amazon wirbt damit, dass Alexa wichtige Aufgaben als Assistentin übernehmen kann, etwa die Terminverwaltung oder die Erstellung von To-Do-Listen. Gleichzeitig sollen auch Konferenzen oder Materialbestellungen erleichtert werden.

Künftig immer wichtiger

In Zeiten starker Vernetzung und Cloud-Computing auch im Business-Bereich sind Smart-Assistants wie Alexa der nächste Schritt, um all die Daten und Funktionen unter einen Hut zu bringen. Kein Wunder, dass neben Amazon auch andere Hersteller an vergleichbaren Systemen arbeiten.

Cisco hat beispielswese bereits das „Spark Assistant“-System angekündigt, das in der Spark-Infrastruktur für Business-Anwendungen vergleichbare Aufgaben wie Alexa übernehmen kann. Microsofts Cortana für Business gibt es sogar schon länger. Alle Systeme haben gemeinsam, dass sie den Anwender bei der Arbeit unterstützen wollen.

Private Skills für Unternehmen

Am vielversprechendsten ist aktuell allerdings tatsächlich Amazons Sprachassistentin. Das hängt einerseits damit zusammen, dass Alexa das bis dato fortschrittlichste System dieser Art ist. Auch, weil sich Alexa natürlich auch im Business-Umfeld mit den beliebten Skills ausstatten und erweitern lässt, die sich mit kleinen Apps vergleichen lassen.

Genau diese Skills erlauben eine zielgerichtete Anpassung von Alexa auf die Bedürfnisse bestimmter Unternehmen. Amazon bietet dafür ein eigenes Framework, das die gezielte Entwicklung erleichtert und vor allem private Skills erlaubt, die nur unternehmensintern verwendet werden können. Gleichzeit können natürlich auch die regulären Skills aus dem Amazon-Skills-Shop Geräten zugewiesen werden. Gleichzeitig können Geräte zentral über ein AWS-Konto verwaltet werden.

Gemeinsame Geräte und registrierte Benutzer

Amazon unterscheidet dabei zwischen zwei User-Klassen: Es gibt „gemeinsame Geräte“ und „persönliche Geräte“. Während erstere in öffentlichen Räumen verwendet werden können – etwa in Konferenzräumen – und hier allen Nutzern Zugriff auf bestimmte Funktionen und Skills ermöglichen, sind die persönlichen Geräte mit dem persönlichen Alexa-Konto des Mitarbeiters verbunden. Dadurch kann dieser sowohl die Alexa-Funktionen des Unternehmens als auch seine eigenen Skills nutzen.

Diese Funktion muss allerdings vom Alexa-for-Business-Administrator aktiviert werden. Denkbare Szenarien wären zum Beispiel Amazon-Echo-Geräte in Konferenzräumen, die auf Zuruf das Licht dimmen, den Beamer aktivieren oder die Fensterläden schließen. Gleichzeitig können Benutzer mit persönlichen Geräten auch von zu Hause aus auf Alexa-Funktionen des Unternehmens zugreifen. Durch eine gegenüber dem Endkunden-Alexa-System gibt es zudem eine leistungsstarke Rechteverwaltung.

Derzeit nur in den USA und mit gewissen Risiken

Alexa for Business läuft derzeit allerdings noch in einer Art Testphase, laut Amazon ist der Dienst vorerst nur in den USA erhältlich. Allerdings dürfte das Angebot recht bald auch in anderen Ländern erhältlich sein. Problematisch, auch im Hinblick auf die neue DSGVO in Europa, könnte natürlich die Datenweitergabe an Amazon sein. Hier gilt es, die Unternehmens-Compliance entsprechend anzupassen und Mitarbeiter über die Datenübermittlung zu informieren.

Manch ein Unternehmen dürfte bereits ein flaues Gefühl haben, überhaupt ein solches System zu etablieren: Die Amazon-Cloud ist beim Alexa-Betrieb immer involviert. Und dann wären da noch Datenschutz-Vorfälle wie der eines Ehepaars, bei dem Alexa wegen eines Erkennungsfehlers ein privates Gespräch als Nachricht an jemanden versandte. Dass solche Pannen beim Business-Einsatz nicht passieren dürfen, liegt wohl auf der Hand.

Offenes Konzept

Den möglichen Problemen mit einem System wie Alexa stehen offensichtliche Vorteile entgegen: Denn ein smarter Assistent, der bei der Arbeit hilft, ist natürlich grundsätzlich ein Gewinn für jedes Unternehmen. Mitarbeiter können – sofern das System klug eingerichtet ist – schneller und effizienter Aufgaben erledigen.

Meetings sind schnell einberufen, E-Mails oder Kalendereinträge mit einem Befehl erstellt. Auch der Zugriff auf unternehmensinterne Daten – etwa Sales- oder Inventar-Informationen – könnte ohne langes Suchen erfolgen. Die Effizienz steigt also im Zweifel massiv, zumal sich Alexa for Business künftig auch mit CRM-Tools verbinden lassen wird.

Möglichkeiten für effizienteres Arbeiten

Praktisch im Business-Alltag sind die sogenannten Smart-Briefings, mit deren Hilfe bestimmte Mitarbeiter vergleichbar mit der Sprechanlage längst vergangener Zeiten über Neuigkeiten informiert werden können. Und durch die Integration smarter Devices im Business-Umfeld könnten künftig viele überflüssige Wege oder das lästige Suchen nach Beamer-Fernbedienungen und Schaltern der Vergangenheit angehören. Wie oben erwähnt, kann Alexa die Geräte dann auf Zuruf steuern.

Amazons ResolveRoom-API kann externen und neuen Mitarbeitern oder Besuchern die Orientierung erleichtern. Ein im öffentlichen Bereich aufgestellter Echo-Lautsprecher könnte zum Beispiel dabei helfen, Räume, Aufzüge, Drucker oder die Kaffeemaschine zu finden. All das sind kleine, aber feine Erleichterungen, die vor allem in größeren Unternehmen viel Arbeitszeit und damit Kosten sparen können.

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