Vorausschauend Potenziale nutzen und Fehler vermeiden

Agile Projekte mit Scrum effizient und einfach starten

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Die Initialisierungsphase: Hinführung zum ersten Sprint

In die Initialisierungsphase sind noch nicht alle Projektmitarbeiter involviert, sondern vorerst nur diejenigen aus dem Kern des Teams – beispielsweise der Product Owner, der Scrum Master oder ein Senior-Entwickler mit Erfahrung in agiler Softwareentwicklung. Denn nichts wäre schlimmer, als wenn das Projektteam bereits zusammenkommt und Kosten verursacht, aber aus irgendeinem Grund noch nicht loslegen kann. Die Beteiligten arbeiten die wichtigsten Voraussetzungen aus, damit „Sprint Eins“ erfolgreich an den Start gehen kann.

In der Initialisierungsphase wird das Backlog initial befüllt. Basis hierfür können die Ergebnisse eines Story Map Workshops sein. Die Story Map hilft dabei, die Anforderungen vom Anwender zu erhalten und ein gemeinsames Verständnis mit ihm zu erarbeiten, was mit der Anwendung fachlich alles möglich sein muss, um der Vision näher zu kommen.

Damit alle Beteiligten auf ein gemeinsames Verständnis von Agilität „geeicht“ sind, kann außerdem ein Scrum Workshop hilfreich sein. Unsere Erfahrung zeigt, dass für den Erfolg des Projekts auch die die Teilnahme des Managements wichtig ist. Zudem sollten die Beteiligten in der Initialisierungsphase die Ziele und Rahmenbedingungen für Dokumentation und Test definieren.

Last but not least sind alle relevanten organisatorischen Themen sauber abzuklären, beispielsweise die Zugriffsberechtigungen, die Gestaltung des Teamraums oder primäre Ansprechpartner und das Stakeholdermanagement. Ist dies nicht der Fall, kann es zu einem holprigen ersten Sprint und gleich zu Verzögerungen kommen.

Die Anlaufphase: Mit „Sprint Eins“ hebt das Projekt ab

Die Spannung steigt, denn das Team kommt zum ersten Mal vollständig zusammen. In vielen Projekten ist die Team-Zusammensetzung neu. Umso wichtiger ist es nun, alle abzuholen und auf die gemeinsame Aufgabe einzuschwören. Hierzu kommt eine Reihe von bekannten Werkzeugen zum Einsatz. Im Folgenden eine Auswahl, die sich in der Praxis sehr gut bewährt hat:

Projekt-Kickoff: Der Projekt-Kickoff beginnt mit der Vorstellung der bisherigen Ergebnisse aus der Initialisierungsphase an das ganze Team. Ein wichtiges Ziel besteht darin, das Feedback der Mitarbeiter einzuholen sowie Motivation für das Projekt zu schaffen. Alle werden auf die Projektvision eingeschwört, indem sie einen Einblick in die Vision des Projekts erhalten.

Teambuilding Workshop: Gerade, wenn Mitarbeiter mit einem unterschiedlichen Hintergrund an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, macht eine gemeinsame Veranstaltung zu Beginn viel Sinn. Hierdurch wird nicht nur das Kennenlernen, sondern auch die Wertschätzung untereinander gezielt gefördert. Wenn es Zusammenhalt gibt, sind kritische Situationen im späteren Projektverlauf leichter als Team zu meistern. Durch effektive Maßnahmen zum Teambuilding schafft man es ein effizientes Team aufzubauen.

Teamcharta: Verbindliche Regeln und ein gemeinsames Werteverständnis sind ebenfalls ein wichtiger Faktor für das reibungslose Funktionieren von Abläufen innerhalb des Projektteams. Agile Methoden erlauben vom Grundsatz her zwar viel Freiheit, allerdings müssen hierfür bestimmte Voraussetzungen gelten. In der Charta legt das Team seine grundlegenden Werte dar, beispielsweise Mut, Offenheit oder Respekt und verpflichtet sich auf ihre Einhaltung – gerade auch dann, wenn es einmal nicht so gut läuft.

Definition of Done: Ziel ist ein gemeinsames Verständnis bei allen Mitgliedern des Scrum Teams herzustellen, was genau mit „done“ gemeint ist. Dieses gemeinsame Verständnis stellt die Basis dar, diejenigen Aufgaben abschätzen und ableiten zu können, welche notwendig sind, um ein Product Backlog Item umzusetzen. Die Definition of Done hilft außerdem, die Qualität sicherzustellen sowie den Stakeholdern eine realistische Erwartungshaltung zu vermitteln. Die in der Anlaufphase entwickelte Definition of Done ist lediglich als erste Version zu sehen. Sie sollte und muss in der Regel im weiteren Verlauf des Projekts immer wieder geprüft, erweitert und angepasst werden, um die anvisierte hohe Qualität des Produkts richtig abzubilden.

Coaching & 1-on-1s: In der Anlaufphase stehen auch die individuellen Kenntnisse und Erwartungen der Projektmitarbeiter im Vordergrund. Coachings, um notwendige Skills zu erweitern oder zu vertiefen, und Einzelgespräche (1-on-1s), um die Mitarbeiter individuell zu motivieren und zu fördern, sind dabei praktikable Instrumente.

Die Anlaufphase beginnt mit dem ersten Sprint. Aus unserer Erfahrung mit agilen Projekten ist eine gute Dauer dieser Phase 2-3 Sprints. Die tatsächliche Dauer hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts, natürlich der Dauer des Sprints, aber auch der bisherigen Einarbeitung des Teams ab. Ist dieses schon aus früheren, ähnlichen Projekten eingespielt, lassen sich manche Schritte weglassen beziehungsweise abkürzen.

Die Stabilisierungsphase: Inspect, adapt … and repeat!

In der letzten Phase sollen die bisherigen Ergebnisse auf ihre Alltagstauglichkeit hin überprüft werden und in die tägliche Routine des Teams überführt werden. Dafür ist es essenziell die gegebenen Feedbackschleifen, wie Retrospektiven, zu nutzen, um die festgelegten Inhalte oder Verfahren zu prüfen und möglicherweise noch einmal anzupassen.

Diese Stabilisierungsphase beansprucht erfahrungsgemäß circa drei Sprints. Im Sinne einer Experimentierkultur werden natürlich auch über diese Phase hinaus, kontinuierlich Verbesserungsmöglichkeiten erprobt, bewertet und etabliert. Dieser Fokus in den Retrospektiven legt den Grundstein für höhere Effizienz und Zielorientierung im späteren Verlauf des Projekts.

Der gelungene Projektstart schafft Business Value

Generell gibt es kein Patentrezept oder Musterlösungen für den Start Agiler Projekte. Dennoch sind wir der Überzeugung, dass die oben genannten Punkte eine gute Orientierungshilfe bieten, um effizient und einfach mit agilen Projekten erfolgreich zu starten. Unter dem Strich handelt es sich beim Start agiler Projekte um keine „Rocket Science“, sondern vielmehr einen pragmatischen Ansatz, um für das Budget eine bessere Leistung zu bekommen.

Wie bereits erwähnt, ist der strukturierte Start sehr gut dafür geeignet Kosten zu reduzieren. Dies passiert indem zum Beispiel Leerläufe zu Beginn des Projekts verhindert werden. Ebenso sorgt er für eine hohe Identifikation des Teams mit dem Produkt und den vorgesehenen Prozessen. Die schnelle Fokussierung auf eine stabile Vision durch frühes Feedback und Einbindung der Stakeholder zahlt auf den langfristigen Erfolg des Projekts ein.

* Benjamin Roschanski und Adrian Kubitza sind seit 2013 bei der PENTASYS AG tätig, Roschanski in Projekten der Bereiche Financial Services und Cross Industries, Kubitza in Projekten der Bereiche Travel, Transport and Logistics sowie Financial Services. Dank ihrer Erfahrung hinsichtlich Softwareentwicklung und Qualitätssicherung arbeiten sie bei PENTASYS als Scrum Master und Agile Coach. In dieser Rolle unterstützen sie Kunden und Kollegen dabei, agile Methoden für den Projekterfolg einzusetzen.

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