Menschen und Prozesse fit für die Zukunft machen 8 Tipps für die digitale Transformation

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Die digitale Transformation hat an Fahrt aufgenommen. Völlig gleich, ob sich ein Unternehmen gerade erste Gedanken zur Digitalisierung macht oder sich schon mitten in einer Initiative befindet: es muss klare Vorstellungen davon haben, was die Bemühungen bringen sollen.

Die anhaltende COVID-19-Pandemie beschleunigt die digitale Transformation in Unternehmen. Viele Bemühungen gewannen an Dynamik, um flexibles Remote-Arbeiten und Kunden zu unterstützen. Einige Unternehmen waren gezwungen, schnell digitale Geschäftsmodelle zu entwickeln, um den Betrieb aufrechtzuerhalten.

Aber was macht den Erfolg der digitalen Transformation aus? Handelt es sich um eine vollständige Migration zu neuen Technologien, die die digitale Transformation unterstützen? Die Implementierung fortschrittlicher CRM-Plattformen? Erhöhter Umsatz und Marktanteil?

Letzteres ist wahrscheinlich am schwierigsten zu erreichen. Dennoch sollte der Hauptgrund für die Migration zu einer digitalen Transformationsumgebung ein erfolgreicheres Geschäftsmodell sein beispielsweise durch die Bereitstellung eines besseren Kundenerlebnisses, die Steigerung der Produktivität, die Beseitigung von Ineffizienzen oder die Gewährleistung von Compliance.

Was macht die digitale Transformation in Unternehmen erfolgreich?

Die Realisierung dieser Wettbewerbsvorteile hängt von vielen Faktoren ab. Sie reichen von der engagierten Einbeziehung der Führungsmannschaft bis zum soliden Verständnis dafür, wie fortschrittliche Technologien beispielsweise künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen effektiv genutzt werden können.

Bei der digitalen Transformation handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess zur Förderung von Geschäftsinnovationen mit Hilfe digitaler Technologien. Die folgenden Tipps bieten einen Fahrplan für eine erfolgreiche Initiative zur digitalen Transformation in Unternehmen.

1. Recherchieren Sie zur digitalen Transformation

Die digitale Transformation der Geschäftsmodelle ist für viele Unternehmen ein komplexes Vorhaben. Starten Sie den Prozess, indem Sie so viel wie möglich über die digitale Transformation und deren Möglichkeiten lernen. Verfolgen Sie aktuelle IT-Trends und Technologien wie beispielsweise:

• Cloud-Technologie

• Generative künstliche Intelligenz (KI)

• Data Fabric

• Business Intelligence und Process Mining

• Internet of Things (IoT)

• Autonome Systeme

2. Identifizieren Sie die spezifischen Möglichkeiten für Ihr Geschäftsmodell

Analysieren Sie, wie Ihr Geschäft derzeit funktioniert. Untersuchen Sie beispielsweise die Schnittstelle zwischen Kunde und Unternehmen: Welche Kundeninformationen werden bereits gesammelt? Wie sind die Daten formatiert, z.B. Tabellenkalkulationen oder schriftliche Notizen? Was passiert mit diesen Informationen? Welche Verbesserungen könnten vorgenommen werden, um das Kundenerlebnis zu optimieren?

Wenn Ihre Ziele darin bestehen, die Zusammenarbeit und Produktivität zu verbessern, müssen Sie sich anschauen, wie die Angestellten zurzeit miteinander interagieren, und wo Reibungsverluste durch ineffiziente Prozesse entstehen. Es empfiehlt sich vorhandene Geschäftsprozesse wie Flussdiagramme oder ereignisgesteuerte Prozessketten grafisch darzustellen.

Halten Sie zuerst die Hauptaktivitäten fest, dann folgen detailliertere Teilaktivitäten auf weiteren Ebenen. Komplexe Abläufe sollten kurze und prägnante Beschreibungen erhalten. Die grafische Prozessdarstellung hilft Ihnen, die Initiierung von Ablaufverbesserungen und Optimierung von Abläufen zu erkennen und zu präsentieren. Die analysierten Geschäftsprozesse stehen dann zur Verfügung, um neue Technologien und/oder Verbesserungen zu identifizieren, die bei der Planung einer Initiative zur digitalen Transformation helfen.

3. Informieren Sie die Geschäftsleitung und andere Stakeholder

Wenn Sie die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen anstoßen wollen, müssen Sie es zur Chefsache machen. Sobald Sie die Forschungsergebnisse und Analysen zusammengestellt haben, informieren Sie die Geschäftsleitung, um sicherzustellen, dass sie den Umfang und den Nutzen des Vorhabens versteht. Gehen Sie dabei auch auf folgendes ein:

• Geschäftschancen und -risiken

• Strategien zur Erreichung der gewünschten Ziele

• Identifikation erster Projekte und deren Zeitumfang

• voraussichtlich erforderliche Investitionen

• Auswirkungen auf Personal und Unternehmenskultur

• Einführung der neuen Ansätze bei Kunden und wichtigen Stakeholdern

Nach der Genehmigung durch die Geschäftsleitung erstellen Sie eine Strategie, das Budget sowie einen Plan für die Umsetzung einzelner Projekte. Betrachten Sie für die Planung einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren als Teil der Gesamtstrategie.

Gewinnen Sie die Leiter der Geschäftsbereiche für dieses Projekt unbedingt als Mitstreiter. Sie können Personen aus Ihren Führungsteams identifizieren, die die Geschäftsprozesse in der eigenen Abteilung genau kennen und wissen, wo es Verbesserungsbedarf gibt.

Eine besonders wichtige Rolle bei der Umsetzung einer digitalen Transformation spielt Ihr hauseigenes IT-Team. Sie können die Systeme, Tools und Technologien identifizieren, die zum Erreichen der Projektziele erforderlich sind.

4. Erstellen Sie einen Projektplan und ein Budget

Denken Sie daran, dass das Unternehmen den Betrieb nicht einstellt, während die Technologie der nächsten Generation bereitgestellt wird. Ein wichtiger Erfolgsfaktor für die digitale Transformation ist aufgrund der organisatorischen Komplexität die Projektplanung und -steuerung. Dabei darf der Projektplan nicht zu starr ausfallen. Die digitale Transformation in Unternehmen muss als ganzheitliches Change-Projekt angelegt werden, um die Balance zwischen Sicherstellung des laufenden Geschäftsbetriebes und gewünschter Innovation zu gewährleisten.

Planen Sie unbedingt einen sinnvoll bemessenen Kostenpuffer ein. Wenn unvorhergesehene Kosten entstehen, wie z. B. die Notwendigkeit zusätzlicher Komponenten und neuer Software. Stellen Sie sicher, dass das Budget entsprechend angepasst werden kann, und informieren Sie die Geschäftsleitung schnell über alle ungeplanten Änderungen.

5. Gewinnen Sie die Unterstützung der Beschäftigten als Teil des kollaborativen Prozesses

Die digitale Transformation in Unternehmen erfordert nicht nur die Unterstützung der Geschäftsleitung. Genauso wichtig ist die Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die kulturelle Akzeptanz des Programms zur Unternehmenstransformation. Mitarbeitende sind direkt vom Wandel betroffen und haben häufig viele gute Ideen, wie Digitalisierung die Geschäftsprozesse verbessern kann. Dafür ist es erforderlich eine Digitalkultur zu etablieren, die die Grundlage für alle weiteren Entwicklungen legt.

Beziehen Sie die betroffenen Abteilungen in Brainstorming- und Entscheidungssitzungen mit ein, denn Sie haben ein ureigenes Interesse am Erfolg Ihres Projektes. So empfiehlt es sich beispielsweise nach einer Kick-off-Veranstaltung über mehrere Workshops die Anforderungen aus den betroffenen Bereichen aufzunehmen. Demonstrieren Sie immer wieder den Fortschritt.

Bieten Sie auch stets die Möglichkeit, Feedback zu geben und reagieren Sie darauf. Fachangestellte, die die neuen Systeme verwenden, sind die besten Ressourcen, um sicherzustellen, dass die Systeme wunschgemäß funktionieren, und um Änderungen zu identifizieren, die die Systemleistung und das Kundenerlebnis verbessern.

Die Unterstützung durch das Personal während einer Unternehmenstransformation kann durch zahlreiche Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen erleichtert werden. Führen Sie persönliche Schulungen für alle Betroffenen durch, die die neue Technologie an vorderster Front nutzen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der digitalen Transformation wohlfühlen und ihre Vorteile erkennen. Aus kultureller Sicht ist Technologieakzeptanz gleich Erfolg.

6. Wählen Sie die passende Projektmanagement-Methode

Neben Herausforderungen in der Kommunikation zwischen den verschiedenen Teams ist es wichtig, die Projektmitwirkenden entsprechend zu organisieren. Sie müssen sich entscheiden, ob Sie Ihre Projekte klassisch, z.B. mit der Wasserfall-Methode oder agil organisieren wollen. Welche Methode Sie wählen, hängt davon ab, was mit welchem Ziel transformiert wird.

Wollen Sie die digitalen Möglichkeiten nutzen, um existierende Prozesse effizienter zu machen, dann lässt sich das ziemlich vorausschauend planen und durchführen. Da kann zu viel Agilität auch kontraproduktiv sein. Häufig ist es aber so, dass einhergehend mit der digitalen Transformation, die noch weniger voraussehbaren und konkreten Chancen realisiert werden, die mit digitalen Technologien möglich sind. Das daraus resultierende hohe Maß an Ungewissheit, macht Agilität und die Anwendung von Methoden der agilen Projektrealisierung wie Scrum notwendig.

7. Bereiten Sie sich auf ungeplante Ereignisse vor

Notfall- und Notfallwiederherstellungspläne sind sehr wichtig, um durch einen Technologie- oder Systemausfall verursachte Geschäftsunterbrechungen zu minimieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme umfassend geschützt, Netzwerkdienste und Sicherungskomponenten verfügbar sind. Sorgen Sie dafür, dass alle Daten für den Notfall sicher gespeichert sind.

8. Machen Sie den Fortschritt der digitalen Transformation messbar

Die Messung des Fortschritts bei der digitalen Transformation ist eine Möglichkeit, Initiativen und Investitionen zu steuern. Nur so können Sie überprüfen, ob sie die erwarteten Ergebnisse bringen und Anpassungen vornehmen, wenn dies nicht der Fall ist. Allerdings sind die Ermittlung und Überwachung relevanter Indikatoren bei der digitalen Transformation in Unternehmen besonders komplex.

Überlegen Sie deshalb schon bei Ihrer Zielsetzung, wie Sie das Erreichen dieser Ziele messen können. Eine erste Gruppe von Schlüsselkennzahlen könnte den Fortschritt des Unternehmens bei der digitalen Transformation des derzeitigen Geschäftsmodells bewerten, um beispielsweise Ziele im Betrieb, Marketing, Vertrieb und Kundenservice sowie bei Lieferkette, Produkten oder Dienstleistungen zu messen. Eine zweite Gruppe von Indikatoren könnte Marktanteil, Wachstum und Umsatz bewerten. Die Frage, wie die digitale Transformation gemessen werden soll, ist eine Gelegenheit, diese Metriken offen mit dem Management zu diskutieren.

Fazit

Die Vorteile der digitalen Transformation in Unternehmen liegen klar auf der Hand. Durch neue Technologie und eine bessere Vernetzung können beispielsweise Geschäftsprozesse schneller, effizienter und kostengünstiger ablaufen. Der Einsatz von modernen Kommunikationsmöglichkeiten beim Support und der Erreichbarkeit wird auch Kunden nachhaltig zufriedener machen.

Trotz allem sieht sich laut einer Bitkom-Umfrage unter 502 Unternehmen in Deutschland die Mehrheit der Unternehmen noch als Nachzügler bei der Digitalisierung. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen haben hier Nachholbedarf. Dabei würden diese oft schneller von der digitalen Transformation profitieren als große Unternehmen, da sie ihre Strukturen meist flexibler anpassen können.

* Stephen Wilde ist studierter Diplom-Informatiker mit den Schwerpunkten IT-Beratung und Softwareentwicklung zur Optimierung von Geschäftsprozessen. Er hat mehr als 15 Jahre Erfahrung in diesen Bereichen. Seit 2011 ist er mit seinem Unternehmen Wilde-IT in Ludwigsburg selbstständig. Zusammen mit seinem Team trägt er mit individuell entwickelten, zukunftsweisenden Softwareapplikationen direkt zur digitalen Transformation in Unternehmen bei.

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