Wie die virtuelle Zusammenarbeit besser funktioniert 7 Tipps zur Organisation von Remote-Teams

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Die Organisation von Remote-Teams ist anspruchsvoll: Die Mitarbeiter sind schwerer greifbar als in einem lokalen Team. Außerdem müssen sich alle Teammitglieder stärker auf Absprachen verlassen können. Deshalb gilt bei der Organisation eines Remote-Teams erhöhte Aufmerksamkeit.

Die Arbeit in einem Remote-Team stellt sämtliche Teammitglieder und das Management vor (mitunter neue) Herausforderungen. Lokale Teams verlieren aktuell deutlich an Relevanz, da es gleich mehrere Gründe gibt, auf Remote-Teams im Home-Office zu setzen. Dass Remote-Teams an Wichtigkeit gewinnen, liegt aber nicht ausschließlich an der aktuellen Corona-Pandemie – diese hat den Trend nur deutlich beschleunigt.

Remote-Arbeit ist eine Win-Win-Situation

Viele Unternehmen, darunter vor allem die kalifornischen Tech-Konzerne, setzen schon aus Kostengründen seit Jahren vermehrt auf Remote-Teams: Remote-Arbeit spart Kosten für Büro-Infrastruktur und Dienstreisen und erlaubt die nahtlose Einbindung von Mitarbeitern, die fernab leben. Sie erlöst ehemals lokale Mitarbeiter von der täglichen Stunde Rush-Hour und erleichtert die Organisation des Privatlebens.

Im Ergebnis sorgt dies für eine bessere Work-Life-Balance bei allen Beteiligten. Dadurch kann ein Unternehmen deutlich profitieren – eine Win-Win-Situation also. Allerdings ist es wichtig, dabei die interne Organisation im Auge zu behalten. Denn Remote-Teams stellen Management wie Mitarbeiter nicht selten vor völlig neue Herausforderungen.

Technik und Organisation als Knackpunkte

Die Organisation von Remote-Teams kann nämlich ihre Tücken haben. Durch die fehlende räumliche Trennung von Privat- und Arbeitsleben kann sich zum Beispiel der positive Effekt schnell ins Gegenteil verkehren, wenn der Vorgesetzte sich zu den unmöglichsten Tageszeiten meldet oder Remote-Tools nicht sauber funktionieren. Manager, Teamleiter und Mitarbeiter in Remote-Teams sehen sich deshalb regelmäßig mit einer ganzen Reihe von Problemen konfrontiert:

• Technische Probleme

• Inadäquate Kommunikationswege

• Schlechte Zeitplanung und mangelhafte Einhaltung von Terminen

• Zerfaserung der Arbeitszeit und Zeitdruck

• Mangelnder Respekt vor Pausen, Auszeiten und Urlaub

• Unklare Verteilung von Zuständigkeiten

• Undeutliche Ansagen

• Mangelnde Teamarbeit

1. Für solide Hard- und Softwarebasis sorgen

All diese Probleme lassen sich in den Griff bekommen, viele davon bereits durch die Festlegung von Remote-Tools. Schließlich bilden diese den Dreh- und Angelpunkt des gesamten Remote-Teams. Diese sollten auch möglichst reibungslos arbeiten. Arbeiten Mitarbeiter zum Beispiel mit eigenen Computern, ist es wichtig, ein Tool zu finden, das für alle Mitarbeiter gleichermaßen gut und möglichst wenig invasiv funktioniert.

Wer den Mitarbeiter auf seinem Privatrechner zu bestimmten Betriebssystemen oder Softwarelösungen zwingt, hat dabei schon verloren – besser ist es in einem solchen Fall, mit den nötigen Tools ausgestattete Arbeitsrechner zur Verfügung zu stellen. Das hat auch gleich den Vorteil, dass die Betriebssicherheit durch die Unternehmens-IT gewährleistet ist und alle Mitarbeiter auf die gleiche Hard- und Software zugreifen können, ohne selbst investieren zu müssen.

2. Zuständigkeiten delegieren fördert Kollaboration

Bei der eigentlichen Organisation des Remote-Teams ist es wichtig, Teams möglichst sinnvoll in kleine Arbeitsgruppen mit klar definierten Zuständigkeiten und einem Verantwortlichen Gruppenleiter einzuteilen. Das sorgt einerseits für klare Zuständigkeiten, andererseits ist der der eingesetzte Gruppenleiter immer Ansprechpartner und sorgt seinerseits dafür, dass die Arbeitsgruppe möglichst effektiv arbeitet.

Wichtig dabei ist, dass die Gruppen nicht nur nach Qualifikation, sondern auch nach Qualität der Zusammenarbeit zusammengestellt werden: Mitarbeiter, die sich gut verstehen, sind produktiver als solche, die sich bisher nicht kennenlernen konnten. Zudem sorgt die zusätzliche Hierarchiestufe für eine Abflachung der Hierarchie: Das senkt die Hürde, auftretende Probleme zu kommunizieren und fördert die Kollaboration, gerade auch bei Mitarbeitern, die neu sind oder von außen hinzu kommen.

3. Kulturelle Eigenheiten beachten

Wer ein verstreutes Remote-Team leiten muss, stößt nicht selten auf verschiedene kulturelle Phänomene. Neben der Zeitverschiebung, die bei globalen Teams auftritt, sind das zum Beispiel unterschiedliche Einstellungen bezüglich der Wichtigkeit von Familie oder religiöse Feiertage. Die können schon zwischen deutschen Bundesländern unterschiedlich sein. Wer als Norddeutscher schon einmal versucht hat, einen Rheinländer am Rosenmontag arbeiten zu lassen, kennt das Problem.

Teamleiter sollten solche Eigenheiten daher im Auge behalten und mit dem betreffenden Mitarbeiter rechtzeitig seine Planung für „seinen“ Feiertag besprechen und für Ersatz sorgen. Das gleiche gilt übrigens für Urlaubszeiten, Wochenenden, Feierabend und sonstige freie Tage, die gerne „von oben“ vergessen werden. Der betreffende Mitarbeiter braucht diese Auszeiten, um optimal abliefern zu können.

4. Planen und schriftlich festhalten

Remote-Teams, die mit Mitarbeitern aus entfernten Regionen arbeiten, stehen vor einem weiteren Problem: Auch wenn die Kommunikationssprache Englisch ist, ist es sehr wahrscheinlich, dass nur wenige Teammitglieder Native Speaker sind. Um so wichtiger ist es, Online-Meetings zu protokollieren, anschließend zu verschriftlichen und an beteiligte Mitarbeiter weiterzugeben. Dabei hilft die Aufnahmefunktion der Konferenzsoftware und Missverständnisse können auf diese Weise vermieden werden.

5. Videomeetings klar begrenzen

Schon normale, lokale Team-Meetings können bei schlechter Zeitplanung oder mangelhafter inhaltlicher Agenda schnell aus dem Ruder laufen. Bei Video-Meetings in Remote-Teams passiert das noch schneller, zumal hier zahlreiche zusätzliche Störfaktoren wie etwa technische Probleme hinzukommen können.

Teamleiter sollten bei der Planung eines Meetings also genau überlegen, welche Mitarbeiter er wirklich für ein Meeting benötigt – und alle anderen in Ruhe ihre Arbeit erledigen lassen. Eine enge zeitliche und inhaltliche Begrenzung sorgt im Zusammenspiel mit der Verschriftlichung für sehr effizienten Austausch.

6. Direkte Gespräche fördern den Zusammenhalt

Team-Konferenzen ersetzen natürlich nicht den privat-dienstlichen Gedankenaustausch zwischen den Mitarbeitern mit Mitarbeitern. Deshalb sollte der Remote-Austausch zwischen Mitarbeitern gefördert werden: Ein schneller Video-Call zwischen zwei Mitarbeitern erlaubt nicht nur den maximal möglichen persönlichen Kontakt zwischen den Remote-Teammitgliedern. Er hilft auch bei Absprachen, die per E-Mail oder Chat missverständlich oder zeitaufwändig sein können.

Gleichzeitig sollten Team- und Gruppenleiter natürlich auch als Ansprechpartner zur Verfügung stehen und wo immer möglich für persönliche Gespräche zur Verfügung stehen, wenn Bedarf besteht. Auf diese Weise wird nicht nur der Teamgeist gestärkt, sondern auch effiziente Zusammenarbeit gefördert.

7. Kultur der Ehrlichkeit fördern

Alle hier im Beitrag genannten Organisationshilfen funktionieren natürlich nur reibungslos, wenn eine Kultur der Ehrlichkeit und des Vertrauens gefördert wird: Vorgesetzte und Mitarbeiter sollten möglichst ehrlich über die Erreichbarkeit von Zielen, künftige Planungen, Probleme mit Projekten oder Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit kommunizieren können.

Hierfür ist ein gewisses Einfühlungsvermögen notwendig, zumal bei Remote-Teams mit dem persönlichen Kontakt in Arbeitspausen oder nach Feierabend ein wichtiger weicher Teambildungs-Aspekt fehlt. Darum muss das Ziel der Organisation eines Remote-Teams immer sein, dass sich Mitarbeiter wohl fühlen und Fortschritte genau wie Probleme rechtzeitig und ungeschönt kommunizieren können. Nur so funktioniert die Zusammenarbeit in Remote-Teams optimal.

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