Visualisierung von Projekten und Aufgaben 5 kostenlose Kanban-Boards

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Kanban-Boards visualisieren den Fortschritt von Projekten. Sie zeigen auf einen Blick, welche Arbeiten gerade von wem erledigt werden, wo es Engpässe und Probleme gibt und welche Aufgaben abholbereit sind. Wir stellen fünf dieser Tools vor.

Egal, ob Sie komplett auf Basis von Kanban entwickeln, nach dem Scrum-Prinzip oder mit sonst einem agilen Konzept – oder gar ganz traditionell: Kanban-Boards sind im Großen wie im Kleinen hervorragende Tools, um Aufgaben zu organisieren. Selbst der persönliche Arbeitsalltag lässt sich mit einem schicken Board besser strukturieren und planen.

Im einfachsten Fall kann der Anwender ein Board wie eine persönliche To-Do-Liste nutzen – nur eben mit weit mehr Funktionen. Es gibt etliche Lösungen, von Modulen in kommerzieller Projektmanagement-Software über kommerzielle und kostenlose Online-Services bis hin zu selbst gehosteten Open-Source-Projekten.

Hier stellen wir Ihnen einige kostenlos verwendbare Kanban-Boards mit ihren jeweiligen Features vor.

Der Marktführer: Atlassian Trello

Trello verwendet das Wort Kanban überhaupt nicht, sondern spricht davon, „alles mit allen zu organisieren“. Nichtsdestotrotz bietet das Projektmanagement-Tool aber ein ganz sauberes Kanban-Board. Anbieter Atlassian dürfte vielen Unternehmensanwendern durch die Programme Jira, Confluence und Bitbucket bekannt sein, die sich natürlich alle an Trello anbinden lassen.

Der Vorteil ist aber freilich auch direkt der Nachteil: Die Daten liegen komplett bei Atlassian – bei kritischen Daten muss da entsprechendes Vertrauen bestehen. Davon abgesehen ist Trello aber wunderbar einfach gestrickt: Listen und Karten lassen sich in größeren Mengen schnell anlegen. Die Karten können mit selbst angepassten farbigen Lables, Listen sowie Anhängen wie URLs und Bildern angereichert werden und lassen sich natürlich auch von mehreren Teammitgliedern nutzen.

In der kostenlosen Variante ist es möglich, beliebig viele Listen, Karten, Elemente und Mitglieder und Anhänge bis zu zehn Megabyte zu verwenden. Zusätzlich darf pro Board ein sogenanntes „Power-Up“ zum Einsatz kommen. Das sind Add-ons, um beispielsweise RSS-Feeds in Karten darzustellen oder andere Dienste wie Jira oder Google Drive anzubinden. Und selbstverständlich lässt sich das kostenlose Trello-Board auch auf Mobilgeräten mit eigenen Apps verfolgen.

Der Minimalist: Kanboard

Kanboard ist ein minimalistisches Open-Source-System auf PHP-Basis, das wunderbar einfach aufgesetzt werden kann – das simple Kopieren in das Wurzelverzeichnis des Webservers genügt. Kanboard verwendet farbige Karten in beliebig vielen Spalten. Diese Karten bieten Platz für Anhänge, Zeitkontingente, Tags, Kommentare und Prioritäten.

Die eigentlichen Karteninhalte sind mit einem einfachen WYSIWYG-Editor schnell erstellt und bearbeitet. Das Anlegen vieler Elemente ist etwas umständlicher als bei Trello, dafür lassen sich gleich mehrere Karten in Kopie erstellen.

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Highlights sind neben der Einfachheit vor allem die Analysefunktionen sowie die Automatisierung. Die Analyse stellt Daten etwa über Durchlaufzeiten oder den Projektstatus zur Verfügung. Über die Automatisierung lassen sich Aktivitäten automatische Aktionen zuordnen; beispielsweise kann der Nutzer festlegen, dass Karten, die in eine andere Spalte verschoben werden automatisch eine bestimmte Farbe annahmen.

Ähnlich wie Trello ist Kanboard erweiterbar, unter anderem gibt es Anbindungen von Telegram, Wunderlist oder Jabber, weitere Automationen, Verarbeitung von GitHub-Issues, Gantt-Diagramme und vieles mehr. Auf die ausgefeilte Optik von Trello und Mobile-Apps muss man allerdings verzichten.

Die SaaS-Alternative: Wekan

Auch Wekan ist Open Source und im Grunde sehr einfach zu installieren; „im Grunde“ deshalb, weil zum einen die gesamte Dokumentation sperrlich und verwirrend ist, zum anderen weil die Standard-Login-Daten (admin/admin) hier nicht funktionieren. Doch egal, auf Sandstorm ist eine Demo verfügbar.

Wer Wekan nicht selbst hosten möchte, kann es auch als Software as a Service (SaaS) nutzen. Auch wenn die Dokumentation beim Einstieg gewaltig stört, macht Wekan sofort einen guten Eindruck: Oberfläche und Nutzung sind stark an Trello orientiert, einige Elemente scheinen dieselben wie bei Kanboard.

Boards, Listen und Karten lassen sich auch in großem Umfang schnell einrichten, es gibt Anhänge, Sub-Aufgaben, Kommentare und Zeit- und Work-in-Progress(WIP)-Limits. Explizite Apps für Smartphones und Tablets gibt es erwartungsgemäß auch hier nicht.

Insgesamt macht Wekan einen sehr guten Eindruck, selbst wenn die Dokumentation teils etwas ärgerlich und Kanboard an einigen Stellen übersichtlicher ist – gerade für Open-Source-Software sieht Wekan nämlich verdammt gut aus! Was fehlt sind jedoch Verbindungen nach außen, sprich Erweiterungen wie sie Kanboard und Trello bieten.

Das Vielfältige: Restyaboard

Und noch einmal die Kombination aus Open-Source-Software und PHP-Unterbau: Restyaboard kann fast alles, was Trello kann – plus ein wenig mehr. Die tolle Übersicht der Features beider Tools im Vergleich ist für alle Kanban-Board-Interessenten einen Blick wert, bekommen Sie doch einen sehr guten Eindruck davon, was diese Software-Kategorie generell leisten kann. Eine Online-Demo für einen praktischen Eindruck gibt es ebenfalls.

Restyaboard kann selbst gehostet werden, es gibt Docker-Images und für Amazon AWS sogar eine Ein-Klick-Installation. Die Basics beherrscht Restyaboard ebensogut wie Kanboard und Wekan, Karten mit Tags, Anhängen, Kommentaren, reichhaltigen Beschreibungen und Farbcodes lassen sich fix erstellen. Dazu kommen noch Features wie ein Voting-System für Karten, Nutzerrollen, E-Mail- und Board-Vorlagen, API-Explorer und sogar eine iOS-App.

Darüber hinaus gibt es noch einige Bezahlfunktionen, wie zum Beispiel nutzerdefinierte Felder (bei Wekan und Kanboard integriert), Amazon-Echo-Anbindung oder eine SEO-Checkliste.

Der Trello-Konkurrent: MeisterTask

Die Namensgebung ist sicherlich etwas sperrig, aber einprägsam: MeisterTask ist wie Trello ein Online-Angebot mit kostenlosen und kostenpflichtigen Zugängen. Dahinter steckt die MeisterLabs GmbH aus München mit Büros in Wien und San Fransico, vor allem bekannt für die Mindmapping-Software MindMeister.

In der kostenlosen Version gibt es, wie üblich, beliebig viele Boards und Mitglieder, Anhänge bis 20 Megabyte, Mobile Apps und zwei Erweiterungen (zum Beispiel für Google oder Github). Das Board weicht nicht sonderlich von der Konkurrenz ab: Spalten mit Karten, eine Aktivitätsliste und der übliche Workflow.

Die Unterschiede sind bei den meisten Boards eher minimal, zum Beispiel: Bei MeisterTask kommt man beim Erstellen von Karten mit TAB zu einer neuen Instanz, bei den anderen Tools ist es ENTER – ungefähr in dieser Größenordnung spielen sich viele Unterschiede ab.

Die Hauptfrage: SaaS oder lokal?

Auf dem Markt finden sich noch viele weitere Kanban-Board-Lösungen, allerdings sind MeisterTask und Trello als SaaS- sowie Kanboard, Wekan und Restyaboard als Open-Source-Varianten wirklich sehr gute Verteter. Alle fünf Boards sind einfach zu bedienen, erlauben schnelles Erstellen vieler Karten, sind übersichtlich und können Karten mit ähnlichen Features anreichern.

Die Auswahl dürfte dann oft anhand von speziellen Wünschen und Abhänigkeiten stattfinden: Muss ein bestimmter Cloud-Speicher angebunden werden? Müssen User per LDAP verwaltet werden? Wie dediziert lassen sich Rechte setzen? Welche Export-Möglichkeiten gibt es?

Die hier vorgestellten Features stellen die Basis von Kanban-Boards dar und alle Boards erledigen das sehr gut – aber im Detail gibt es natürlich noch viele kleine Unterschiede, die für das persönliche Vorhaben den Unterschied machen könnten. Erfreulicherweise lassen sich alle Boards umgehend und mit wenig Aufwand testen, selbst die lokal installierten Open-Source-Vertreter.

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