Komplexe Projekte erfordern mehr als Spreadsheets 4 Probleme bei Projektmanagement mit Tabellen

Von Stephan Augsten

Beim Projektmanagement kommen oft immer noch schlichte Kalkulationstabellen zum Einsatz. Doch gerade in großen Projekten kommen Spreadsheets schnell an ihre Grenzen, wie der Tool-Anbieter Opus unterstreicht.

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Spreadsheets eignen sich nur für die Planung kleinerer Projekte.
Spreadsheets eignen sich nur für die Planung kleinerer Projekte.
(Bild: Pexels / Pixabay )

Keine Frage, für die Planung und Verwaltung kleiner Projekte können Spreadsheets durchaus geeignet sein. Dies gibt auch der Software-Anbieter Opus zu. Unter erschwerten Bedingungen – und der Projektmanagement-Spezialist nennt gleich vier Aspekte – müssen Kalkulationstabellen allerdings die Segel streichen.

Multiprojekt-Management

Spreadsheets umfassen in der Regel mehrere Tabellen, die in Dokumenten zusammengefasst werden. In diesen Tabellen befinden sich zum Beispiel Aufgaben, Ressourcen, Timelines und anderes. Durch die entsprechenden Verbindungen innerhalb der Tabellen kann eine Projektmanagement-Übersicht entstehen.

Hat man nur wenige Projekte, so ist eine Verwaltung über solche Sheets realistisch. Wächst allerdings die Anzahl der Projekte, so wird es anhand dieser Tabellen sehr schnell unübersichtlich. Zudem ist eine Projekt-übergreifende Verwaltung von Ressourcen so nicht möglich.

Komplexität der Projekte

Eine weitere Grenze besteht in der Komplexität der Projekte selbst. Solange die Projekte nur wenige Aufgaben beinhalten, können sie in den Tabellen eines Spreadsheets gut dargestellt werden. Sobald sich jedoch die Komplexität der Projekte erhöht und mehr Arbeitspakete bzw. Aufgaben zu verwalten sind, werden die Tabellen sehr schnell an ihre Grenzen stoßen.

Dies liegt vor allem daran, dass die meisten Projekte nicht monolithisch sind, sondern Arbeitspakete umfassen, die nacheinander oder auch parallel ausgeführt werden müssen. Zudem können einzelne Aufgaben so umfassend sein, dass sie im Rahmen eines Subprojekts verwaltet werden müssen. Dies können Spreadsheets nicht leisten.

Ressourcen-Verwaltung

Ein eher verstecktes, aber gravierendes Problem des Spreadsheets-orientierten Projektmanagements ist die Verwaltung der Ressourcen, insbesondere der menschlichen Arbeitskraft und Expertise. Sofern sich wenige Personen mit den jeweiligen Projekten beschäftigen, können diese noch verwaltet werden, insbesondere wenn diese Personen jeweils nur an einem Projekt arbeiten. Bei zunehmender Anzahl von Projekten und Projekt-übergreifenden Mitarbeitern lassen sich die Ressourcen mit Spreadsheets nicht mehr sinnvoll verwalten.

Fehlende Kontrolle

Zusätzlich besteht hier die Gefahr, dass zugesagte Ressourcen zwar in den Tabellen eingetragen werden, es jedoch keine generelle Möglichkeit der Nachverfolgung von verbindlichen Zusagen gibt. Eine entsprechende Projektmanagement Software arbeitet mit Ressourcenanfragen sowie dem Buchen bzw. Genehmigen der Anfragen.

Diese werden dann in der Projektmanagement-Software vermerkt und sind damit verbindlicher, da sie nicht einfach gelöscht oder verändert werden können. Müssen weitere Ressourcen wie zum Beispiel Räumlichkeiten, Fahrzeuge und Materialien verwaltet werden, steigt die Komplexität weiter.

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