Prozesstransformation ohne Reue 11 Fehler bei der Digitalisierung

Ein Gastbeitrag von Lars Ch. Weber

Viele Unternehmen stellen ihren Betrieb auf digitale Prozesse um. Vom Ergebnis profitiert das Unternehmen – und somit auch die IT-Abteilung – aber nur, wenn entscheidende Fehler vermieden werden. Dieser Beitrag zeigt die häufigsten Malheurs.

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Am besten plant man gemeinsam mit dem kompletten Team.
Am besten plant man gemeinsam mit dem kompletten Team.
(Bild: Lars Weber GmbH)

Falsche Umsetzung digitaler Prozesse führt zu einem unbefriedigenden Ergebnis

Setzt eine IT-Abteilung bei der Einführung einer neuen Software die falschen Maßstäbe, kann das ganze Projekt zum Scheitern verurteilt sein. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Software nicht exakt die Lösungen anbietet, die vom Unternehmen gesucht werden. Ein anderes Problem entsteht, wenn der Support eines Softwareanbieters nicht die fachliche Unterstützung bietet, die das Unternehmen bei der Einführung der neuen Software dringend benötigt.

Nur einer fühlt dich für das Gelingen des Projekts verantwortlich

“Nur gemeinsam finden wir die richtige Lösung.” Dieses Motto sollte sich auch ein Projektleiter oder der Leiter einer IT-Abteilung zu Eigen machen. Oft ist es so, dass die Mitarbeiter bei der Umstellung auf einen digitalen Betrieb nicht einbezogen werden. Sind die Kollegen nicht vollständig in ein Projekt integriert, können sie die Vorteile der Digitalisierung nicht gewinnbringend für ihr Unternehmen einsetzen. Das Misslingen des gesamten Projekts ist dann nur eine Frage der Zeit.

Aufgaben werden erledigt, ohne das Gesamtziel vor Augen zu haben

Wer losläuft, ohne sich das Gesamtziel vor Augen zu führen, verliert bei den vielfältigen Aufgaben den Überblick über das, was eigentlich erreicht werden soll. Es hilft nichts, jede Teilaufgabe nur zum Teil zu lösen. Besser ist es, stattdessen einen Ablaufplan zu entwickeln, der ähnlich wie die A-B-C-Analyse funktioniert. Dabei werden die wichtigsten Aufgaben (A) sofort erledigt. Direkt danach folgen die Aufgaben, die weniger zeitkritisch sind (B). Die Aufgaben, die der C-Kategorie zugeordnet werden, schließen sich dann an.

4. Im Bereich des Business Developments werden nur Teillösungen gefunden

Ein Geschäftsmodell lebt davon, dass es sich weiterentwickelt und sich externen Einflüssen (z.B. der Veränderung des Absatzmarktes) anpasst. Die Konzeption von Teillösungen kann den gesamten Prozess des Business Developments nur dann erfolgreich unterstützen, wenn die Entwicklung des gesamten Geschäftsmodells hierbei nicht außer Acht gelassen und alle Insellösungen so integriert werden, dass sie eine Einheit bilden.

5. Die Digitalisierung bezieht das Kerngeschäft des Unternehmens nicht ein

Beziehen Unternehmen ihre bestehenden Produkte oder das Angebot ihrer Dienstleistungen nicht in den Digitalisierungsprozess ein, kann sich die Digitalisierung in dem Unternehmen nicht richtig durchsetzen und bringt nicht die gewollten Ergebnisse hervor. Hier gilt es, ein digitales Portfolio zu entwickeln, in dem sich alle Unternehmensbereiche wiederfinden. Die Kunden eines IT-Dienstleisters müssen nach dem Umstellungsprozess genau erkennen, welche Dienstleistungen sie in Anspruch nehmen können und wie sie von der Unterstützung profitieren.

6. Die Zielgruppe spielt nur eine untergeordnete Rolle

Die Zielgruppe des Unternehmens darf bei der Einführung der Digitalisierung nicht außen vor gelassen werden. Sollen z. B. ein Roboadvisor, ein Chatbot oder andere elektronische Systeme eingeführt werden, muss das Unternehmen vorher sicherstellen, dass die Umstellungen von der Zielgruppe akzeptiert werden. Ist dies nicht der Fall, müssen die digitalen Prozesse entsprechend angepasst werden.

7. Die digitale Infrastruktur wurde falsch dimensioniert

Die eigene Wettbewerbsfähigkeit hängt zu einem wesentlichen Teil von der Infrastruktur eines Unternehmens ab. Deshalb ist es wichtig, die digitale Infrastruktur so zu dimensionieren, dass alle Anforderungen erfüllt werden können. Insbesondere geht es hierbei auch darum, das Wachstumspotential des Internets zu erkennen und die eigenen Anwendungen durch Updates immer auf dem neuesten Stand zu halten.

8. Die Kommunikationswege sind nicht verknüpft

Die Geschäftsleitung verteilt eine Aufgabe, die von einem Projektteam gelöst werden soll. Dies kann z.B. die Entwicklung einer Marketingstrategie für ein neues Produkt sein. Das Gelingen des Projekts ist entscheidend von dem Kommunikationsweg abhängig, den der Leiter des Projekts wählt. Sicher ist es zulässig – und auch wohl gewünscht – dass mehrere Kommunikationskanäle verwendet werden. Dabei darf aber nicht die Verknüpfung der einzelnen Kommunikationskanäle vernachlässigt werden. Dies könnte dazu führen, dass wichtige Informationen ihr Ziel zu spät oder gar nicht erreichen.

9. Kommunikation auf allen Kanälen führt nicht zum Erfolg

Für die Kommunikation stellt die Digitalisierung viele unterschiedliche Wege zur Verfügung. Wir telefonieren, schreiben E-Mails oder kommunizieren per Video Call. Werden zu viele Kommunikationswege genutzt, entsteht für ein Unternehmen auch hier das Risiko, dass die Informationen nicht termingerecht beim Empfänger ankommen oder ganz verloren gehen.

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Besser ist es daher, wenn das Unternehmen eine klare Struktur für die Verwendung der Kommunikationskanäle herausgibt und jeder Mitarbeiter weiß, wie er mit Vorgesetzten, Kunden und Mitarbeitern kommunizieren soll. Dies unterstützt auch den Kunden. Weiß dieser, wie er seinen Ansprechpartner in einem Unternehmen erreicht, begrüßt er den Service.

10. Das Geschäftsmodell wird nicht ganzheitlich betrachtet

Die Entwicklung eines Geschäftsmodells zielt darauf ab, zukunftsfähig zu sein. Damit dieses Vorhaben bei der Umstellung auf die Digitalisierung auch gelingt, müssen alle Komponenten in die Geschäftsmodellentwicklung einbezogen werden. Werden nur einzelne Bereiche einbezogen und das Geschäftsmodell nicht ganzheitlich betrachtet, funktioniert es auf Dauer nicht. Das liegt daran, dass die einzelnen Komponenten irgendwann nicht mehr zueinander passen oder von unterschiedlichen Anforderungen ausgehen.

Ein Unternehmen geht diesem Fehler der Digitalisierung aus dem Weg, wenn das Geschäftsmodell gleich zu Beginn ganzheitlich betrachtet wird. Wichtig ist, dass von der Einkaufsabteilung über den Produktionsprozess bis zur Buchhaltung und zum Marketing alle Komponenten in die Digitalisierung einbezogen werden.

11. Den Mitbewerbern wird zu wenig Beachtung geschenkt

Bietet ein IT-Dienstleister seine Dienstleistungen an, werden oft nur die offensichtlichen Angebote eines Mitbewerbers einer genauen Analyse unterzogen. Hier fällt der Blick auf die Produkte, die man selbst anbietet. Es geht um den Preis und die Qualität.

Lars Ch. Weber begleitet Unternehmen bei ihrer Digitalisierungsstrategie.
Lars Ch. Weber begleitet Unternehmen bei ihrer Digitalisierungsstrategie.
(Bild: Lars Weber GmbH)

Was außer Acht gelassen wird, sind die Services, die ein Dienstleister im IT-Bereich überdies noch anbietet. So kann es sein, dass von einem Mitbewerber ein besonderer Support und Maßnahmen zur IT-Security angeboten werden, die das eigene Unternehmen nicht im Leistungsportfolio hat. Selbst wenn das eigene Produkt besser und der Preis niedriger sind, könnte ein Kunde sich für den Konkurrenten entscheiden, weil er von dem zusätzlichen Service profitiert.

* Lars Ch. Weber ist Unternehmensberater, neben dieser Tätigkeit betreut er junge Unternehmen als Business Angel bei ihrem Start in die Selbstständigkeit. Er ist davon überzeugt, dass aus jeder guten Vision eine erfolgreiche Geschäftsidee entstehen kann. Weber hat sich durch den Abschluss mehrere Berufsausbildungen und verschiedener akademischer Studiengänge ein breites Praxis- und Theoriewissen für alle betriebswirtschaftlichen Fragestellungen angeeignet. Passende Lösungen entwickelt er unter anderem bei Unternehmensgründungen, Unternehmenssanierungen und der Entwicklung von Geschäftsmodellen. Er hat sich auf die Bereiche E-Business und Online-Strategie spezialisiert, bietet darüber hinaus seine fachliche Unterstützung aber auch in den Bereichen Digitalisierung, Prozessoptimierung und im Marketing an.

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