Verbesserte Führungskompetenzen 10 Tipps für eine bessere Projektleitung

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Ob zeitlich begrenzter Hackathon oder lang angelegtes Software-Projekt: In beiden Fällen sind Projektleiterinnen und -leiter mit guten Führungsskills gefragt. In diesem Gastbeitrag finden Sie zehn Tipps für gelungene Projekte.

Im April 2020 ging die Entwickler-Initiative The Global Hack mit mehr als 12.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmern an den Start. Softwareentwickler aus der ganzen Welt trafen sich zum Wissensaustausch und arbeiteten gemeinsam an über 500 innovativen Projekten.

Für Unternehmen ist ein solcher, zeitlich begrenzter Hackathon ein agiles Tool, um zusammen mit internen wie externen Entwicklerinnen und Entwicklern innovative Software-Lösungen zu finden. Die Aufgabe der Projektleitung ist es, den Entwicklungsstand während des Hackathons zu überwachen und zu koordinieren.

Doch nicht nur bei zeitlich begrenzten Einmalprojekten kommt es auf gute Führungsfähigkeiten an. Arbeiten Entwicklerfirmen an einem Produkt für ihren Auftraggeber, sorgt die Mischung aus einer soliden Projektbasis, einer kundenorientierten Kommunikation und einer nachhaltigen Weiterentwicklung für einen erfolgreichen Abschluss.

Die folgenden zehn Tipps helfen Projektleitern und Entwicklerteams dabei, mit fundierten Kenntnissen, einer offenen Kommunikation und einer soliden, zukunftsorientierten Struktur an das nächste Projekt heranzutreten.

1. Eine ordentliche Struktur schafft die Basis für jedes Projekt

Die Basis eines jeden Entwicklerprojektes ist das Team. Projektleiterinnen und -leiter müssen einerseits sicherstellen, dass die Teams alle Anforderungen erfüllen, die Kunde und Projekt mit sich bringen. Andererseits sollten sie darauf achten, dass die Teammitglieder miteinander kompatibel sind: sozial wie fachlich. Das Stichwort lautet: Rollenverteilung.

Aus der entsprechenden Planung sollte demnach klar erkennbar sein, wer beispielsweise die Leitung übernimmt, wer für die Koordination von Meetings verantwortlich ist und Streckenreports erstellt. Doch das Team allein ist nicht der einzige Schlüssel zu einer guten Projektbasis. Die Entwicklerkonstellation wird ergänzt durch eine sorgfältig geplante Struktur. Es gilt: Je klarer sie ist, desto besser kommen die Ideen und Botschaften bei Ihrem gewünschten Publikum – dem Kunden – an.

2. Kenne die Bedürfnisse des Kunden – und das Problem, was zu lösen ist

Agile Softwareentwicklung lebt von seiner Schnelligkeit und Anpassungsfähigkeit. Beide Kriterien sind besonders wichtig, wenn es um die Kommunikation mit dem Kunden geht. Bei solchen Softwareprojekten starten Entwicklerteams häufig ohne einen vorher durch den Kunden festgelegten Ansatz. Im Laufe der Entwicklung teilt der Kunde seine Wünsche und Ideen kontinuierlich.

Für die Projektleitung ist es daher unerlässlich, sich stetig mit dem Kunden und dem Geschäftsproblem, das es zu lösen gilt, auseinanderzusetzen. Veränderte Anforderungen müssen stets direkt und klar mit dem Team kommunizieren werden. Und sollte eine Sache mal nicht klar sein, dann hilft nur eines: So lange zu fragen, bis der Sachverhalt geklärt ist. So werden Teamleiterinnen und -leiter den Bedürfnissen des Kunden zu jeder Zeit gerecht.

3. Motivation ist der Schlüssel zum Erfolg

Kommen Ihnen diese Sätze bekannt vor: „Ich schreibe da nur etwas auf.“ oder „Ich habe nicht die Software, um einen guten Zeitplan zu erstellen.“ Sätze dieser Art entstehen immer dann, wenn es Teammitgliedern an Motivation fehlt. Stellen Sie sicher, dass das Team stets motiviert ist, denn davon hängt der gesamte Projekterfolg ab.

Hören Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen zu und unterstützen Sie sie so gut es geht. Vielleicht hat einer von ihnen die zündende Idee, die das Projekt noch erfolgreicher machen wird. Regen Sie zum Mitdenken an und kommunizieren Sie den Leitsatz: Wenn es wert ist, etwas zu tun, ist es wert, es gut zu tun. Ansonsten – warum sich die Mühe machen?!

4. Die Kommunikation aufrechterhalten

Je besser und detaillierter die Kundenkommunikation ist, desto besser können sich Development-Teams auf Ansprüche und Bedürfnisse vorbereiten und mit ihnen umgehen. Ein Projekt ist nur so gut wie die Kommunikation seines Teams: Klar definierte Rollen, eine klare, zielorientierte Diskussionskultur und regelmäßige Feedbackschleifen – intern und in Richtung des Kunden.

Mit steigender Transparenz fühlen sich alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt involviert und informiert. Es wird Ihnen helfen, ein Produkt zu entwickeln, das die Erwartungen Ihres Kunden tatsächlich erfüllt – und wahrscheinlich auch übertrifft.

5. Sich vom Bauchgefühl entfernen: Was zählt sind die Fakten

Gerade zu Beginn eines Entwicklerprojektes kommt es auf klare Kommunikation an: Was genau ist die Idee, die zur Lösung des Problems beitragen wird? Hierbei kommt es darauf an valide Fakten vorzutragen. Es ist hilfreich, sich hierbei auf die eigenen Erfahrungswerte, Expertise und bisheriges Kundenfeedback zu stützen.

Projektmanager und Developer können sich im Vorhinein in einem Teammeeting besprechen und eine gemeinsame Strategie für einen Lösungsansatz diskutieren. Die oberste Regel des Diskurses ist hierbei: Das bessere Argument gewinnt – in diesem Fall ist das beste Argument die beste Faktenlage zur Lösung des Kundenproblems. Im Verlaufe gilt es dann, diese Kommunikation aufrechtzuerhalten – und sich an unseren Tipp Nummer 4 zu halten.

6. Entscheidungen zugunsten des Ergebnisses treffen

Es liegt in der Natur eines divers gestalteten Teams, dass verschiedene Mitglieder mit unterschiedlichen Ideen und Lösungsansätzen an die Projektleitung herantreten. Hier gilt es, einen negativ belasteten Konkurrenzkampf zu vermeiden und Objektivität zu wahren. Die beste Idee kommt nicht von der Person, die der Projektleitung am nächsten steht, sondern von dem Teammitglied, dass den besten Lösungsweg für das Problem entwickelt hat.

Projektleiter und -leiterinnen sollten bei ihrer Entscheidung offen kommunizieren, dass sie genau nach diesem Muster handeln und transparent aufzeigen, worin in jeder Lösung die Vor- und Nachteile liegen. Sie stellen nicht das Individuum, sondern das Projekt an die erste Stelle.

7. Die W-Frage stellen: Warum?

Zu einer offenen Kommunikation gehört es auch, selbstsicher zu argumentieren, warum die entwickelte Lösung besser ist als die aktuellen Alternativen. Daher sollten Projektleiter:innen kontinuierlich eine Begründung liefern können…

…, warum die Lösung gut ist

…, warum sie allen Beteiligten nützt

…und warum sie besser ist als alle aktuellen Alternativen auf dem Markt.

Die Projektleitung sollte daher den Teammitgliedern die feste Aufgabe zuweisen, ein Erfolgstagebuch zu führen und Argumente zu sammeln, warum die oben genannten Punkte zutreffen. Wird das fertige Projekt öffentlich an Stakeholder kommuniziert, liefern Tagebücher eine wasserdichte Argumentationsbasis. Doch warum? Je besser die Argumentation nach außen, desto eher ergibt sich ein konsistentes Team-Bild, das den Ruf des Projektes und die Reputation des eigenen Unternehmens stärkt.

8. Den finales Projektstatus richtig kommunizieren

Nicht immer stimmen die Erwartungen des Kunden mit dem finalen Timing und dem Endergebnis überein. Bevor es jedoch zu Konflikten über die Veröffentlichung einer potenziell unausgereiften Version des entwickelten Projekts kommt, gilt es, sich von vornherein nicht auf unsaubere Zeitplanung seitens des Kunden einzulassen.

Projektleitung und Team sollten ehrlich und transparent kommunizieren, welchen Zeitrahmen sie für realistisch halten. Decken sich die Erwartungen nicht miteinander – das passiert zum Beispiel, wenn das Produkt an eine fest eingeplante Marketingkampagne geknüpft ist – müssen beide Parteien eine gemeinsame Lösung finden, um den Zeitplan einhalten zu können.

Ein Tipp: Sie können immer eine temporäre Lösung mit anderen Werkzeugen vorschlagen, wenn eine vollwertige Entwicklung nicht möglich ist. Es geht darum, einen Ausgleich zwischen Realismus und Wunschprodukt zu schaffen, der die Aufgabe erstmal ausreichend gut erfüllt.

9. Erfolge messbar machen

Die Messung von Erfolg (oder auch Misserfolg) eines Produkts ist ein wichtiger Bestandteil dessen Lebenszyklus. Mit Blick auf den fünften Tipp sollten Entwicklerteams eine faktenbasierte Erfolgsanalyse durchführen. Wichtig hierbei ist es, verschiedene Metriken hinzuzuziehen.

Meinungsbasierte Messpunkte sind beispielsweise Nutzerbewertungen im App-Store. Faktenbasierte Metriken sind beispielsweise Download-Zahlen, Transaktionsverläufe, Mitgliederzahlen oder Nutzungszeiträume. Einzelne Faktoren können isoliert betrachtet schnell ein falsches Bild vermitteln (selbst wenn das zugunsten des Projekts ausfällt).

Die Kombination vieler Faktoren diversifiziert die Analyse und gibt ein valides Abbild über das Erfolgsergebnis. Bei Bedarf kann die Projektleitung ein eigenes, kleines Team mit der Auswertung der Analysekriterien beauftragen.

10. Mit Weiterentwicklungen planen

Einem erfolgreichen Entwicklungsaufwand folgt immer auch die Nachbesprechung, wie die neue Lösung in Zukunft gehandhabt wird: Gibt es weitere Projektphasen, die kommen werden? Was könnten die neuen Funktionen auf Basis dieser Idee sein, die das Produkt weiterentwickeln? Benötigt der Kunde eine intensive post-Entwicklungs-Betreuung? Projektleiterinnen und -leiter sollten sich eine konkrete Roadmap für die nächsten Monate einrichten, die genau diese Fragen beantwortet.

Fazit

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert einen gut durchdachten Spielplan. Von der Projekt- und Teamstruktur über eine transparente, offene und ehrliche Kundenkommunikation und einem krisensicheren Konfliktmanagement innerhalb des Teams bis hin zu nachhaltiger Ergebnisanalyse und einer konsistenten Zukunftsplanung. Sicher wird das Team hier und da auf Konflikte stoßen, doch mit einem soliden Werkzeugkasten und einem kompetenten Führungsstil lässt sich so gut wie jede Herausforderung meistern.

* Indrek Ulst ist Mitgründer von Mooncascade und aktuell als Technical Sales Engineer dort tätig. Indreks Karriere begann im Jahr 2000 als freiberuflicher Webentwickler, im Alter von erst 15 Jahren. Im Laufe der vergangenen Jahre war Indrek innerhalb des Unternehmens in verschiedenen Positionen tätig: CTO, Interim-CEO und nun Technical Sales Engineer. In leitender Position war er maßgeblich an verschiedenen Produktentwicklungsprojekten beteiligt, einschließlich für Unicorns wie Wise, Monese und TUNE.

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