Wie die Remote-Zusammenarbeit besser gelingt 10 Tipps für die Team-Kommunikation

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Moderne Entwicklerteams sind nicht selten kreuz und quer auf dem Globus verteilt. Doch auch lokale Teams müssen sich durch die Corona-Pandemie an Remote-Arbeit gewöhnen. Kommuniziert wird auf relativ unpersönlichem Wege – Grund genug, einige Regeln für die effiziente Kommunikation zu beachten

Entwickler und Entscheider kennen das Problem: Sobald das Team nicht mehr zusammensitzt oder das Meeting nicht mehr in einer Liegenschaft stattfindet, bricht Chaos aus. Schuld daran sind allzu oft die langen Wege bei der indirekten Kommunikation – völlig gleich, ob E-Mail, Instant-Messenger, Telefonat oder Videokonferenz-Lösungen zum Einsatz kommen.

Zwei Störfaktoren spielen dabei eine Rolle. Einerseits simuliert die Remote-Kommunikation eine Direktheit, die in Wahrheit nicht vorhanden ist. Sie kann den direkten persönlichen Kontakt nur schwer ersetzen, zumal die Kommunikation in vielen Fällen erst einmal angekündigt werden muss. Und andererseits reißen die zahllosen Kommunikationskanäle, werden sie ungezielt eingesetzt, die Mitarbeiter immer wieder aus ihrem Arbeitsfluss.

Remote-Teams versinken dadurch schnell in der Ineffizienz. Das muss allerdings nicht sein: Wer sich und seinem Team klare Regeln für die Kommunikation setzt, lebt effektiver und stressfreier – und bringt Projekte vermutlich auch schneller zum Abschluss.

1. Kommunikation planen

Mal eben dem Kollegen einen Hinweis oder eine Frage per Instant-Messenger zuschustern oder außerhalb der Arbeitszeit anrufen, weil uns noch etwas etwas eingefallen ist: Was reizvoll für die eigene Arbeitshygiene ist, stört im Zweifel den Workflow oder sogar den verdienten Feierabend des Kollegen. Deshalb kann es für Remote-Teams sinnvoll sein, tägliche „Kommunikationsfenster“ einzurichten, in denen sich die Teammitglieder in verschiedenen Zusammenstellungen per Chat, Telefon oder Meeting-Software austauschen können.

2. Gezielt kommunizieren

Wer ein Remote-Meeting, einen Gruppenchat oder einen E-Mail-Thread initiiert, sollte vorab überlegen, welche Teammitglieder überhaupt teilnehmen sollen. Je größer eine Gruppe bei einem Meeting, desto komplexer wird die Kommunikation. Wenn Teammitglieder an Meetings teilnehmen müssen, die für sie nicht relevant sind oder sie gar von der Arbeit abhalten, entsteht schnell Frust. Es ist daher essenziell, vorab zu klären, wer überhaupt am Meeting teilnehmen soll.

3. Zeitzonen beachten

Bevor die Kommunikation startet, sollte jeder im Team rechtzeitig über Inhalt und Ziel des Meetings informiert werden. Dringende E-Mail- und Messenger-Kommunikation sollte nicht aus heiterem Himmel über Mitarbeiter hereinbrechen. Das ist vor allem bei weltweit verteilten Teams wichtig: Sitzt die Firmenleitung in Großbritannien, ein Entwicklerteam in Kalifornien und eines in Indien, ist es notwendig, auf die verschiedenen Zeitzonen zu achten.

4. Kommunikation moderieren

Wenn sich mehr als zwei Personen in einem Video- oder Gruppenchat treffen, wird die Situation schnell unübersichtlich. Es kann daher sinnvoll sein, einen Moderator einzusetzen, der die „Macht“ über die Kommunikation besitzt und Teammitglieder nach und nach zu Wort kommen lässt – oder eben auch zur Raison ruft. Gerade in Meetings mit vielen Teilnehmern ist das eigentlich unabdingbar, um Chaos zu vermeiden. Auch die Zeit eines Meetings sollte genau festgelegt werden: Kommt es im gesetzten Zeitraum zu keinem brauchbaren Ergebnis, muss das Meeting vertagt werden.

5. Kurz und prägnant ausdrücken

Unabhängig davon, ob die Kommunikation auf Text- oder Voice- und Videokanälen stattfindet, ist es wichtig, dass möglichst prägnant kommuniziert wird. Wer eine klare Vorstellung hatte, sollte diese entsprechend deutlich und verständlich formulieren und sich mit Anmerkungen und Kritik zurückhalten, wenn es keinen wirklichen Grund dafür gibt. Das setzt natürlich voraus, dass Eitelkeiten, die eventuell beim persönlichen Treffen eine Rolle spielen können, möglichst zurückgehalten werden. Das fällt zweifelsohne nicht jedem Teammitglied leicht.

6. Kollaborationsmöglichkeiten einsetzen

Wann immer Dokumente bei der Remote-Kommunikation eine Rolle spielen, sollten diese auf leicht erreichbare Kollaborationsspeichern wie Office 365, Google Drive, einer Groupware oder in einem unternehmensseitigen Speicher abgelegt werden: Das vermeidet nicht nur Probleme mit der Versionierung, sondern hilft Mitarbeitern auch dabei, auf dem Stand zu bleiben, selbst wenn sie neu im Team sind, bei einem vorausgehenden Meeting gefehlt oder schlicht einen E-Mail-Anhang übersehen haben.

7. Protokoll führen

Allen technischen Spielereien zum Trotz ist es sinnvoll, größere Meetings zu protokollieren. Diese Protokolle gilt es dann in einer für alle verständlichen Sprache, bei internationalen Teams also Englisch, und für die Teilnehmer einsehbar abzulegen. Das hilft nicht nur allen, im Bilde zu bleiben, sondern auch, Aufgabenverteilung und Zielsetzung im Auge zu behalten sowie die Achtsamkeit für ein Projekt zu steigern.

8. Feedback-Kultur fördern

Innerhalb von Remote-Teams werkeln viele Mitarbeiter nicht selten allein im Home-Office vor sich hin. Das hat negativen Einfluss auf die Art der Kommunikation und auch auf die Qualität der abgelieferten Arbeit. Zudem fehlen direkte Wege, schnell auf Probleme aufmerksam zu machen. Es ist in Remote-Teams daher essenziell, eine Feedback-Kultur zu fördern: Mitarbeiter und Vorgesetzte sollten sich gegenseitig darin bestärken, Rückmeldung über persönliche oder organisatorische Schwierigkeiten im Team zu geben. Das stärkt die Position des Einzelnen und erlaubt es Teamleitern Fehlentwicklungen schnell einzugrenzen.

9. Persönliche Treffen organisieren

In Corona-Zeiten mag es nicht funktionieren, doch anschließend ist es umso wichtiger: Unternehmen, die mit Remote-Teams arbeiten, sollten dafür sorgen, dass die Mitarbeiter sich auch persönlich in der echten Welt kennenlernen können. Das dürfen gerne größere interne Meetings sein, zu denen Remote-Mitarbeiter anreisen; oder Team-Events wie ein Grillfest oder gemeinsame sportliche Aktivitäten. Ist das aus Kostengründen oder anderen Beschränkungen heraus nicht möglich, sind auch Videochat-Partys oder Gaming-Events denkbar, um den Teamgeist zu stärken.

10. Menschlich bleiben

Remote-Arbeit verführt dazu, sehr technokratisch zu denken und das Gegenüber nur als eine Art Arbeits- und Kommunikationsautomaten wahrzunehmen. Zudem fehlen im Remote-Office direkte Kontaktmöglichkeiten an der Kaffeemaschine oder der flink eingestreute Gag bei einem kurzen privaten Gespräch vor oder nach einem Meeting. Eine Lockerung der Unternehmenskultur kann hier hilfreich sein: Emojis, Memes und Gifs können die Kommunikation auflockern. Zusätzlich könnte man auch innerhalb der verwendeten Groupware zwanglose Gruppen eingerichtet werden, etwa zu aktuellen Serien, Videospielen oder Musik.

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