Verhaltenstipps für Team-Treffen und Videocalls

10 Fails in Projekt-Meetings

| Redakteur: Stephan Augsten

Nadine Riederer, CEO Avision
Nadine Riederer, CEO Avision (Bild: TWX Photography)

Ob in agilen Teams oder in der traditionellen Softwareentwicklung: Das Projektmanagement steht und fällt mit der Kommunikation. Doch gerade in Team-Meetings und virtuellen Konferenzen lauern einige Stolpersteine. Avision hat eine Top Ten hierzu erstellt.

Wo Menschen miteinander kommunizieren, lauern Pleiten, Pech und Pannen, weiß die Avision-CEO Nadine Riederer: „Das ist auch in der Softwareentwicklung nicht anders.“ Der auf Software Revival spezialisierte IT-Dienstleister nennt deshalb mit einem Augenzwinkern zehn potenzielle Fettnäpfchen, in die man durchaus treten kann.

1. Mit der Tür ins Haus: Probleme müssen in Projekten natürlich offen angesprochen werden. Das heißt aber nicht, sein Gegenüber zu überrumpeln und schwierige Themen nicht schon im Vorfeld anzukündigen. Das oberste Management im Lenkungsausschuss mit einem roten Projektstatus und Budgetnachforderungen in Millionenhöhe zu überraschen, ist keine gute Idee.

2. Neu und voller Tatendrang: Als Projektneuling, der die Zuständigkeiten noch nicht genau kennt, sollte man sich mit Äußerungen zum Projekt zurückhalten. Spricht man in der Euphorie über ein neues Projekt von großen Visionen und Veränderungen, ohne zu wissen, dass einer der Kommunikationsteilnehmer der Verantwortliche auf Kundenseite und mit seinem Projekt sehr zufrieden ist, kann das ganze Projekt schnell vom Tisch sein.

3. Heimliche Zuhörer: Man sollte niemals, wirklich niemals, zwei Telefonkonferenzen direkt hintereinander mit derselben Einwahl aufsetzen. Sonst besteht die Gefahr, dass ein stiller Mithörer einfach im Konferenzraum bleibt oder sich ein Teilnehmer der zweiten Konferenz versehentlich in das Vorbereitungstelefonat einwählt; und das kann richtig peinlich werden.

4. Wispern im Hintergrund: Telefonkonferenzen werden gerne auch mal über den Lautsprecher geführt – und die werden immer besser und können mittlerweile auch Gespräche aus größerer Entfernung glasklar übertragen. Unterhalten sich Kollegen im Hintergrund, ist das im besten Fall nur störend; im schlechtesten Fall gelangen Informationen ans andere Ende der Leitung, die da wirklich nicht hingehören.

5. Telefon nicht richtig aufgelegt: Ja, auch das kommt vor. Nur dumm, wenn der Telefonierende dann unmittelbar nach dem Ende des Telefonats seinen Kollegen gegenüber am Schreibtisch laut und genervt fragt: „Und? War das jetzt nett genug?“

6. Fehlgeleitete E-Mails: Einmal nicht aufgepasst und schon ist eine E-Mail an den falschen Empfänger geschickt. Handelt es sich dabei lediglich um die Absprache zum Geburtstagsgeschenk für den Kollegen und man hat ihn nicht aus dem Verteiler entfernt, ist nur die Überraschung versaut. Wird dagegen eine Mail kritisch kommentiert und geht versehentlich an den Absender zurück, kann das sehr, sehr unangenehm werden.

7. Notizen für alle: Die Notizfunktion in PowerPoint ist äußerst hilfreich, kann der Referent doch damit prima Informationen einfügen, die ihm bei seiner Präsentation helfen; zum Beispiel geplante Aktionen („Herrn Maier ansehen und auf eine Reaktion warten“). Macht man aber den Fehler und verschickt die Präsentation nicht als PDF-, sondern als PowerPoint-Datei, sind diese Notizen für alle sichtbar. Auch für Herrn Maier.

8. Verräterische Tabellen: Um große Tabellen in einer Präsentation nicht verkleinert und unleserlich darzustellen, wird häufig die Excel-Datei selbst eingebettet. Wird die Präsentation jedoch nicht nur gehalten, sondern auch versendet, können die Empfänger die gesamte Datei einsehen – einschließlich der Reiter, die zur Berechnung dienen oder anderer vertraulicher Informationen.

9. Hintergrund im Vordergrund: Inhalte, die nicht für ein Meeting gedacht waren, aber versehentlich doch den Weg auf den Live-Bildschirm finden, weil die Präsentation nicht den gesamten Bildschirm ausfüllt, sorgen immer wieder für ein großes Hallo. Zum Beispiel der lustige Bildschirmhintergrund vom letzten Urlaubsfoto oder der geöffnete Browser mit der letzten privaten Google-Suche.

10. Chat in der Live-Konferenz geöffnet: Wenn man für eine Live-Konferenz seinen Bildschirm für alle Teilnehmer öffnet, sollte man sicher sein, dass außer der Präsentation alle übrigen Anwendungen geschlossen sind. Auch das Chatfenster. Sonst poppt bei neuen eingehenden Nachrichten eine Meldung auf – beispielsweise, wenn ein Kollege fragt, ob der stets überkritische Herr Müller heute schon wieder so nervt.

Dass man in solche Stolperfallen tappt, lässt sich laut Nadine Riederer wohl kaum vermeiden. „Vielleicht helfen unsere Top 10 ja dabei, zumindest einigen davon erfolgreich auszuweichen.“

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