Effektiv zusammenarbeiten

Kommunikationstools für verteilte Teams

| Autor / Redakteur: Christian Rentrop / Stephan Augsten

Mit Apache OpenMeetings erhalten Unternehmen eine quelloffene On-Premises-Lösung für die Team-Kommunikation.
Mit Apache OpenMeetings erhalten Unternehmen eine quelloffene On-Premises-Lösung für die Team-Kommunikation. (Bild: OpenMeetings.apache.org)

Die Arbeit in räumlich getrennten Entwickler-Teams verlangt gute Kommunikation. Neben Sprachbarrieren sind in der Praxis oft auch Software-Inkompatibilitäten sowie fehlende E-Mail-Hygiene Hindernisse, die sich mit den richtigen Tools jedoch leicht auflösen lassen.

Softwareentwicklung in verteilten Teams ist inzwischen eher die Regel als die Ausnahme. Mit Freelancern, angestellten Entwicklern und Projektmanagern, die nicht nur in verschiedenen Liegenschaften des Unternehmens, sondern auch in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, fallen Koordination, Meetings und Absprachen jedoch nicht immer leicht. Von daher ist es sinnvoll, von Anfang an auf zweckmäßige Kommunikationstools zu setzen, die das Arbeiten mit den Remote-Mitarbeitern möglichst einfach machen.

Arbeitssprache: Englisch

Zunächst sollte klar sein: Auch Sprache an sich ist ein Kommunikationsinstrument. Dementsprechend sollte eine „Teamsprache“ festgelegt werden, in der die Kommunikation und Dokumentation ablaufen soll. Dafür bietet sich Englisch an.

Einerseits gibt es eine große Zahl von englischen Muttersprachlern auf der Welt – und das vor allem dort, wo Softwareentwicklung stattfindet, nämlich den USA oder Indien. Andererseits ist Englisch als Lingua Franca der Ingenieurswissenschaften natürlich auch die Basis jeder Arbeit in der Informatik, weshalb vorausgesetzt werden kann, dass Entwickler die englische Sprache beherrschen.

Das erleichtert nicht nur die Kommunikation innerhalb des verteilten Teams, sondern erleichtert auch die Dokumentation. Gleichzeitig werden Einstiegshürden gesenkt, wenn neue Mitarbeiter ins Team eingebunden werden. Zudem entfallen zumeist teure oder aufwändige Übersetzungen für Dokumentation und Compliance.

Die Kommunikation in Bahnen lenken

Ist die Frage der Team-Sprache geklärt, muss beim Management eines verteilten Entwicklerteams natürlich das richtige Kommunikationsmittel eingesetzt werden. Entwickler neigen dazu, auf den verschiedensten Kanälen zu kommunizieren, von E-Mail über Instant-Messenger wie WhatsApp oder IRC bis hin zu sozialen Netzwerken wie Facebook. Hinzu kommen Telefon, Voice-Chats wie Skype und natürlich Videokonferenz-Lösungen, die für Meetings eingesetzt werden.

Die Kommunikationslösungen wachsen wie Unkraut – dass das nicht zielführend oder nachhaltig sein kann, liegt auf der Hand. Zumal sich daraus auch datenschutzrechtliche Aspekte, Stichwort NSA und Industriespionage, ergeben. Daher muss eine Kommunikationslösung her, die möglichst zentral alle Kommunikationsanforderungen des Teams regelt und für jeden Mitarbeiter ohne große technische Hürde einsetzbar ist.

Slack – der Platzhirsch

Der Webdienst Slack wird oft in einem Atemzug mit dem Begriff Team-Kommunikation genannt. Kein Wunder, bietet das Tool doch alle Vorzüge gängiger Messenger – eine leichte Anmeldung, simple Vernetzung und eine solide Infrastruktur zum Austausch von Worten und Dokumenten.

Der cloudbasierte Dienst erlaubt die Kommunikation in Form sogenannter Channels: Direkte Kommunikation zwischen einzelnen Mitarbeitern kann hier ebenso stattfinden wie größere Meetings in Form von Gruppen-Chats. Teammitglieder können sich auch mit einem Klick gegenseitig anrufen, um Details zu klären und zum Beispiel den Bildschirm freigeben, um entweder eine kurze Spontanschulung im Team durchzuführen oder um jemandem etwas zu zeigen.

Natürlich gibt es auch die Möglichkeit, Dateien direkt via Slack auszutauschen, bei Bedarf können auch Cloud-Speicher wie Dropbox oder Google Drive angebunden werden. Zahlreiche Apps innerhalb des Slack-Systems erleichtern die Anbindung externer Dienste. Apps gibt es für alle relevanten Plattformen. Dabei ist Slack von kostenfrei bis zu Plänen für den Business-Einsatz skalierbar.

Mit Fuze effektiver kommunizieren

Selbstredend ist Slack nicht die einzige Lösung ihrer Art: Für verteilte Teams bietet sich auch Unified-Communications-Lösung Fuze an: Der Dienst konzentriert sich auf die Echtzeit-Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern. Fuze enthält deshalb Messaging-, Telefonie- und Video-Funktionen, die zusammen alle denkbaren Kommunikationsszenarien innerhalb verteilter Teams abdecken.

Vom Videochat über Instant-Messaging bis hin zum Content-Sharing oder der Schulung von neuen Teammitgliedern per Webinar sind die Möglichkeiten nahezu unbegrenzt. Zudem integriert sich das Tool auf Wunsch nahtlos mit bestehenden Business-Tools wie Jira, Office 365 oder Zendesk. Ein Fuze Client für Windows, Mac, iOS und Android ist ebenfalls erhältlich.

Breite Unterstützung: Skype for Business

Der große Vorteil von Skype ist die Tatsache, dass die meisten User die Software bereits nutzen und es für fast alle Plattformen verfügbar ist. In Remote-Teams kann das von Vorteil sein, weil die Barriere zur Installation und Anmeldung eines neuen Dienstes noch einmal gesenkt wird. Das inzwischen zu Microsoft gehörende Skype ist bereits in der kostenlosen Basis-Variante leistungsfähiger Messenger und praktische Videotelefonie-Lösung für bis zu 25 User in Konferenz.

Skype for Business legt sogar noch nach: Bis zu 250 User können mittels Konferenzschaltung verbunden werden, selbst wenn diese keine Skype-Nutzer sind. Stattdessen lässt sich die Verbindung auch per Telefonleitung oder Internet herstellen. Sogar eine anonyme Teilnahme per Webbrowser ist möglich.

Wenn nötig, überträgt Skype auch Dateien zwischen Kommunikationspartnern, wodurch Anwender zum Beispiel schnell ein Memo oder eine Präsentation verschicken können. Telefon- und Videokonferenzen lassen sich zudem bei Bedarf aufzeichnen. Durch die Integration in Microsofts Office-Cloud sind auch deren Funktionen integriert.

OpenMeetings: Die Open-Source-Alternative

Neben all den Cloud-Lösungen, die auf den Servern von Drittanbietern laufen, gibt es natürlich auch Alternativen, die Ihr Unternehmen auf eigenen Webservern betreiben kann. Mit OpenMeetings erhalten Sie alle Groupware-Funktionen, die für die Teamkommunikation per Videochat oder Messenger nötig sind, müssen dafür aber nicht auf Drittanbieter vertrauen.

Die Software läuft ganz einfach auf einem Apache-Webserver, benötigt aber dementsprechend auch hausinterne Installation und administrativen Aufwand. Benutzer erhalten ein Konto, um sich auf dem Server anzumelden. Dort können sie dann miteinander kommunizieren oder Dateien austauschen. Ein Whiteboard, Abstimmungsoptionen und ein Chatraum-Management sind ebenfalls enthalten.

Gegenüber den „fertigen“ Lösungen hat OpenMeetings natürlich den Nachteil, dass der Pflegeaufwand relativ hoch ist. Zudem fehlen Apps, die Software ist rein webbasiert. Der Vorteil für verteilte Entwicklerteams liegt zweifelsohne in der Tatsache, dass das System „intern“ läuft, sprich: alle Daten bleiben auf Ihrem Server – und das hat natürlich auch gewisse Vorteile.

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